По-новому оформляйте отношения с удаленщиком

Трудоустройство удаленщика

С 2021 года в Трудовом кодексе действуют новые требования, которые необходимо учитывать при найме дистанционных сотрудников. Учитывайте, что теперь есть сразу три вида удаленщиков, подробнее о них в таблице. Кроме того, в кодексе закрепили, что дистанционная и удаленная работа — это одно и то же.

Трудовой договор. Заключить трудовой договор с работником можно в электронном виде. Это было возможно и в 2020 году. Но раньше требовалось продублировать электронный договор на бумаге, подписать его и направить по почте. Теперь это не обязательно. При желании сотрудник может настоять, чтобы в дополнение к электронному договору ему отправили бумажный вариант. Для этого надо подать работодателю письменное заявление. С даты, когда компания получит это заявление, у нее будет три рабочих дня, чтобы отправить работнику бумажный договор (ч. 2 ст. 312.2 ТК).

Если примете решение оформить электронный трудовой договор, то компания должна подписать его усиленной квалифицированной подписью, а работнику достаточно усиленной неквалифицированной (ч. 1 ст. 312.3 ТК). Какие еще документы нужно подписать усиленной электронной подписью, смотрите в шпаргалке.

Сотрудника можно взять на постоянную дистанционную работу либо чередовать удаленку и работу в офисе. На временную удаленку можно взять работника не более чем на шесть месяцев подряд (ч. 2 ст. 312.1 ТК). Потом необходимо перевести его трудиться на территорию работодателя. Снизить зарплату работнику из-за того, что он работает дистанционно, нельзя (ст. 312.5 ТК).

Электронные документы. Документы для трудоустройства сотрудник вправе представить по электронной почте (ст. 65, ч. 3 ст. 312.2 ТК). Как и раньше, компания может затребовать бумажный вариант документов, но только нотариально заверенные копии. Работник имеет право ознакомиться с приказом о приеме на работу электронно, это осталось без изменений. Но теперь в электронном виде он может изучить и локальные акты компании, и требования по охране труда (ст. 68, ч. 5 ст. 312.2, 312.7 ТК). Вносить запись в бумажную трудовую книжку дистанционщика необходимо только в том случае, если он направил ее компании (ч. 6 ст. 312.2 ТК).

Раньше при обмене любыми электронными документами и компания, и сотрудник должны были использовать усиленные квалифицированные электронные подписи. Сейчас такого требования нет. В локальных актах компании должно быть предусмотрено, каким образом происходит обмен электронными экземплярами документов. Подойдет, к примеру, такая формулировка: «Сотрудник считается ознакомленным с документом, если прислал в ответ на направленный ему документ электронное письмо с текстом „Получено“».

Сотрудник вправе запросить бумажные копии документов (ст. 62 ТК). В этом случае работодатель обязан подготовить бумаги и направить их сотруднику. На это у компании есть три рабочих дня (ч. 7 ст. 312.3 ТК).

В случае болезни дистанционный сотрудник направляет работодателю по почте листок нетрудоспособности, который выдали в медучреждении. Письмо должно быть заказным и с уведомлением. При оформлении электронного больничного удаленщик должен предоставить реквизиты такого листка (ч. 8 ст. 312.3 ТК).

Работа на удаленке

Ранее в Трудовом кодексе не было предусмотрено отдельно, в какое время работает дистанционный сотрудник. Появились условия и об оборудовании, которым пользуется сотрудник.

Режим рабочего времени. Закрепите условия режима работы для удаленщиков в локальном акте или пропишите условия в трудовом договоре. Если этого не сделать, дистанционный сотрудник вправе сам определить, в каком режиме он работает (ч. 1, 2 ст. 312.4 ТК). Время, потраченное удаленщиком на общение с работодателем, относится к рабочему (ч. 6 ст. 312.4 ТК). Как работник будет получать задания и отчитываться о работе, должно быть закреплено в локальных актах компании или прописано в трудовом договоре (ч. 9 ст. 312.3 ТК). Формулировка может быть, к примеру, такой: «Работник ежедневно, не позднее 20.00 по местному времени отправляет Работодателю на адрес электронной почты otchet@udalenka.ru отчет о работе по форме из приложения 3 к настоящему Договору».

Сотрудника, который трудится из дома, можно вызвать для работы в офисе. В этом случае условия и порядок вызова работника в офис должны быть прописаны в актах компании или в договоре с сотрудником (ч. 3 ст. 312.4 ТК). Например, установите, что о необходимости явиться в офис будете предупреждать минимум за 24 часа.

Также компании не запрещено направлять удаленщиков в командировку. Условия такие же, как и для всех работников (ст. 166, 167, 168, ч. 3 ст. 312.6 ТК). Как будете предоставлять отпуск сотруднику на удаленке, пропишите в локальном акте компании (ч. 4 ст. 312.4 ТК). В отпуск временные удаленщики ходят на тех же условиях, что и офисные сотрудники (ч. 5 ст. 312.4, гл. 19 ТК).

Оборудование. Компания должна обеспечить дистанционного сотрудника всем необходимым для работы. В случае если он использует свое имущество при выполнении трудовых обязанностей, компания должна компенсировать его износ или заключить допсоглашение к трудовому договору на аренду оборудования (ст. 312.6 ТК). В локальном акте пропишите условия о компенсации. Например, так: «Работники, которым оборудование предоставил Работодатель, ежемесячно получают денежную компенсацию расходов на электроэнергию и доступ в интернет для осуществления трудовой деятельности в размере 750 руб.».

Условия для увольнения. В прошлом году не было дополнительных условий, при которых можно было расторгнуть трудовой договор именно с удаленщиком по инициативе компании. Теперь помимо общих для всех оснований предусмотрено еще два особых. Во-первых, дистанционного работника можно уволить, если он более двух рабочих дней подряд не отвечает по служебным вопросам. Но при условии, что в локальном акте компании не предусмотрен более длительный период для ответа. Во-вторых, когда удаленщик переехал в другое место и не может работать на прежних условиях (ст. 312.8 ТК).

При расторжении трудового договора с удаленщиком копию приказа об увольнении необходимо направить в бумажном варианте в течение трех рабочих дней. Обязательно заказным письмом и с уведомлением. Это правило действует и в том случае, если документами с дистанционным работником обмениваетесь электронно (ч. 3 ст. 312.8 ТК).

Обязательная удаленка

Работников, которые трудятся в офисе, теперь можно перевести на удаленку по инициативе компании. Все основания для перевода — ниже. Составьте акт о причинах перевода на дистанционную работу, укажите период. Скачайте шаблон акта. Согласие сотрудников не требуется, нужно только ознакомить их с актом. Заключать допсоглашения тоже не придется. В случае если специфика работы не позволяет сотруднику работать из дома, необходимо оформить простой по причине, не зависящей от сторон (ст. 312.9 ТК). В этом случае период вынужденного простоя придется оплатить в размере не менее 2/3 от оклада (ч. 2 ст. 157 ТК).