Как компании работать после перехода ФСС на прямые выплаты

С января 2021 года работодатели перечисляют пособие работникам только за первые три дня болезни. Остальное заплатит фонд сам. От компании требуется подготовить пакет документов и передать его в ФСС. Изменения повлияли на работу. К примеру, взносы придется платить в полном объеме, зачесть на сумму пособия будет невозможно. Изменение облегчают работу бухгалтерии — не надо рассчитывать пособия по беременности и родам, по уходу за ребенком, за компанию теперь это сделает фонд.

План действий

Шаг 1. Получите от сотрудника больничный. С работника нужно взять больничный в случае болезни, травмы на производстве и по беременности и родам. Листок нетрудоспособности может быть бумажный или электронный. Бумажный вариант заполняется, как обычно. Исключение — не нужно указывать информацию в графах «За счет средств Фонда социального страхования Российской Федерации» и «ИТОГО начислено». Это связано с тем, что фонд возмещать деньги компании не будет, следовательно, информация для этих граф будет отсутствовать. Ведь начисляет и выплачивает пособие фонд сам.

Шаг 2. Получите от сотрудника заявление. Чтобы получить пособие, работник должен заполнить заявление по установленной форме (утв. приказом ФСС от 24.11.2017 № 578, п. 3 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, п. 3 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев). Заявление нужно оформлять каждый раз, когда будет выплачено пособие. Также заявление можно сформировать в 1С. Данные о сотруднике, которые есть в базе, подтянутся автоматически.

Шаг 3. Проверьте документы, полученные от работника. Сотрудник готовит документы и передает в кадры или бухгалтерию. В зависимости от вида пособия будет свой пакет документов. Подробнее — в таблице. Выплаты, которые придется возмещать из ФСС, в шпаргалке ниже. Для двух видов пособий пакет документов одинаковый — при болезни и по беременности и родам.

Шаг 4. Подготовьте реестр. Когда получите от работника пакет документов для выплаты пособия, необходимо подготовить электронный реестр или бумажную опись для ФСС. Форма документов разная. Электронный реестр подают все компании, у которых численность сотрудников превышает 25 человек (форма, утв. приказом ФСС от 24.11.2017 № 579, п. 4 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Бумажную опись могут представить компании с численностью до 25 человек включительно. Для вновь созданных организаций действуют те же правила, но для текущей численности (форма, утв. приказом ФСС № 578, п. 3, 4(1) Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Но также эти компании могут подать электронный реестр. Наглядно — в таблице выше. Есть исключение: пакет документов при травме на производстве подается только на бумаге с описью (абз. 2 п. 3 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев).

Чтобы передать реестр или опись в фонд, у вас есть пять календарных дней с даты получения заявления от сотрудника. У фонда будет 10 календарных дней, чтобы перечислить деньги работнику (п. 9 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, п. 7, 9 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев). Заявление сотрудника с больничным и другими документами храните у себя.

Шаг 5. Рассчитайте пособие за первые три дня. Если сотрудник принесет больничный по временной нетрудоспособности, компания должна рассчитать пособие за первые три дня болезни. Эта обязанность остается у работодателя. Удержать НДФЛ нужно только с суммы пособия, которую выплачивает компания (п. 1 ст. 217 НК). За ФСС удерживать НДФЛ не нужно. Фонд сам удержит налог с суммы, которую перечислит работнику. В 6-НДФЛ нужно показать только ту часть пособия, которую выплатила компания. Что делать, если по работнику пришел исполнительный документ, смотрите.

Учетная программа

В настройках 1С необходимо указать, что компания перешла на прямые выплаты. Тогда при оформлении больничного появится дополнительная вкладка «Пилотный проект ФСС». В 1С:Зарплата и управление персоналом версии 3 переход на прямые выплаты настраивается в карточке организации на закладке «Учетная политика и другие настройки». Нажимаете на ссылку «Учетная политика», в открывшемся окне выбираете закладку «Пособия ФСС» и включаете флаг в графе «Подтверждаю, что организация зарегистрирована в регионе с прямой выплатой пособий через ФСС». Дату, с какого числа переходите на прямые выплаты, выбирать не нужно. Информация автоматически заполнится по КПП компании.

В 1С:Бухгалтерия версии 3.0 нужно перейти в раздел «Зарплата и кадры», далее в группе «Справочники и настройки» открыть «Настройки зарплаты». В открывшемся окне нажмите на ссылку «Порядок учета зарплаты». Откроется форма «Настройка учета зарплаты», выбираете вкладку «Зарплата». Находите «Пилотный проект ФСС». Здесь из перечня дат, законодательно утвержденных для перехода на прямые выплаты, нужно выбрать 01.01.2021.

Ошибки в документах

Если ФСС обнаружит, что в реестре или описи указаны не все сведения или компания предоставила не все документы, — вам придет извещение. У компании будет пять рабочих дней, чтобы исправить неточность или направить недостающие документы (п. 7 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, п. 6 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев). Если опоздаете, фонд может выписать штраф директору от 300 до 500 руб. (ч. 4 ст. 15.33 КоАП).

Если ошибка компании приведет к переплате пособия, организация должна будет компенсировать перерасход ФСС (п. 16 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, п. 15 Положения о выплатах по страхованию от несчастных случаев). В этом случае сумму возмещения, которую компания перечислит фонду, ставить в расходы в налоговом учете нельзя. Это связано с тем, что компенсация необоснованных расходов ФСС по вине компании является мерой ответственности (п. 2 ст. 270 НК, п. 16 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

Проводки в бухучете

Пособия, которые выплачивает ФСС напрямую работникам, в учете отражать не нужно. Также НДФЛ с этих сумм исчислять и отражать в учете не надо. Фонд это сделает самостоятельно. Проводки для начисления и выплаты первых трех дней пособия по временной нетрудоспособности, а также удержания НДФЛ стались прежними:

Фонд может переплатить пособие сотруднику из-за ошибки компании. В этом случае возместить ФСС неправомерно выплаченную часть пособия должна компания (абз. 2 п. 16 Положения о выплатах по страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством). Деньги, которые перечислите фонду, учтите в составе прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99). В учете сделайте проводки:

Заставить работника вернуть деньги компания не вправе. Сотрудник может согласиться добровольно отдать сумму переплаты компании. В этом случае в налоговом учете не возникнет расходов, которые нельзя учесть при расчете налога на прибыль. Если сотрудник вернул деньги, сделайте проводки:

Какие документы нужно подать в ФСС