Как перевести зарплатный проект в другой банк без споров с работниками и дополнительных затрат

ВЛАДИМИР КАРПЕНКО — коммерческий директор НКО «Элекснет» из группы МКБ. Имеет два высших образования. Первое — инженер по специальности «промышленная электроника». Второе — экономист по специальности «финансы и кредит». Работает в банковской сфере с 2004 года. С 2014 года специализируется на FinTech-проектах. Имеет опыт создания собственной платежной системы в банке.

Есть мнение, что смена банка по зарплатному проекту — это всегда сложности для бухгалтерии. Особенно для крупного предприятия с большим количеством сотрудников. Но на практике это совсем не так. Если вас не устраивает по каким-то причинам ваш нынешний зарплатный проект, смело меняйте банк. При грамотном подходе этот процесс не доставит бухгалтерии проблем.

Решите, нужен ли вам счет в новом банке, и присмотритесь к неименным картам

Распространенное мнение — у компании должен быть расчетный счет в банке, где она открывает зарплатный проект. На самом деле, чтобы пользоваться зарплатным проектом, открывать расчетный счет в этом же банке не нужно. К тому же в большинстве случаев компании не придется платить комиссию за открытый зарплатный проект. Если организация откроет еще и расчетный счет в банке, то может получить дополнительные преимущества. Например, кредит на более привлекательных условиях.

Типичная ошибка компаний с большим штатом — переводить всех сотрудников в другой банк одновременно и в принудительном порядке. Так делать необязательно, к тому же это существенно осложняет работу бухгалтерии. Банк сможет переводить зарплату на новую карту работника только после того, как он ее получит. На выпущенную, но фактически не полученную карту деньги зачислить нельзя. Во многих банках, включая МКБ, получить карту сотрудник может как у своего работодателя, так и в отделении банка. Чтобы получить зарплатную карту, сотруднику необходимо заполнить анкету по форме банка, подписать документы и потом забрать сам «пластик». При большом штате приходится ждать, пока одни работники выйдут из отпуска, другие с больничного, а третьи просто сдадут наконец подписанные документы. На это может уйти много времени.

МКБ, как и другие банки, предлагает ускорить процесс получения карт сотрудниками. Банк может выдавать в качестве зарплатных так называемые неэмбоссированные неименные карты. Их можно получить сразу после подписания документов. В этом случае роль бухгалтерии сводится к минимуму. Оформление основных документов происходит в тот день, когда работник обратился за картой в любое отделение банка.

Неэмбоссированные неименные карты работают, как обычные. Этими картами можно расплачиваться в интернете. К ним можно выпустить дополнительные карты, например для жены. В то же время они не несут никаких рисков для работодателя: он перечисляет деньги на счет работника. Поэтому у вас есть все доказательства, что деньги выдаются конкретному человеку на конкретную дату. Тот факт, что карта неименная, не приводит к нарушению Трудового кодекса.

Заранее предупредите сотрудников о смене банка и ответьте на их вопросы

При смене банка для зарплатного проекта в компании найдутся сотрудники, которые не захотят менять привычный банк. Это связано, к примеру, с тем, что в старом банке работники уже взяли кредит по льготной ставке или пользуются кредитными картами с хорошим лимитом. Есть опасение, что банк пересмотрит условия. На самом деле банк никогда не меняет условия по кредитным продуктам, которые уже выданы физлицам. Что касается кредитки, то да, банк может уменьшить размер лимита. Но чаще это происходит в случае регулярного нарушения графика платежей, а не из-за смены зарплатного банка.

Предупредите работников: после того как карта перестанет быть зарплатной, банк может начать взимать плату за ее обслуживание. Срок, через который начнет взиматься комиссия, зависит от банка. Например, в МКБ — через четыре месяца после окончания зарплатного проекта. Порой компании оформляют для своих сотрудников премиальные карты. Расходы на их обслуживание работодатель берет на себя. Так как суммы могут быть существенные, обладателей таких карт лучше предупредить заранее о будущей комиссии.

Если желающих остаться в старом банке много, то компания может открыть новый зарплатный проект, не закрывая старый. Тогда у сотрудников компании будет возможность выбора.

Еще один частый вопрос: что делать тем, у кого уже есть карта в банке, в который компания переводит зарплатный проект? Можно ли сделать ее зарплатной? Можно. К зарплатному проекту возможно привязать даже кредитную карту. Но если изначально условиями было предусмотрено, что банк за обслуживание карты взимает плату, то сделать ее бесплатной уже нельзя. Однако работник может открыть вторую карту, бесплатную, уже в рамках зарплатного проекта.

Практически в любой компании есть группа сотрудников, которые хотят получать зарплату на свои карты в других банках. И при смене зарплатного банка сотрудникам отдела кадров или бухгалтерии приходится убеждать работников получить карту вместе с остальными.

Сотрудники не обязаны пользоваться зарплатным проектом. В связи с этим многие банки предоставляют бесплатный сервис по переводу денег на карты сотрудников в другие банки. Для этого в банке должны быть открыты зарплатный проект и расчетный счет. Информируйте банк о работниках, которые хотят получать зарплату на свои карты. Даете реквизиты этих карт, и банк сам переведет им зарплату.

Обсудите с директором альтернативу — систему мгновенных переводов

Вместо оформления зарплатного проекта можно делать переводы на карты работников. Это удобно, когда в компании небольшой штат и у сотрудников открыты карты в разных банках. Также такой порядок подойдет компаниям, которые не планируют открывать расчетный счет в зарплатном банке, и при большой текучке кадров. Речь о системе мгновенных переводов от юрлица физлицам. Например, такое решение предлагает НКО «Элекснет». Система обладает всеми плюсами классического зарплатного проекта в части его ведения и общения с банком. Также она позволяет работнику выбирать или менять банк для получения зарплаты.

Компания подписывает с НКО «Элекснет» договор на перечисление денег. НКО открывает для компании специальный счет. Дальше организация перечисляет на него необходимую сумму для выплаты зарплаты и подгружает в личном кабинете реестр. Можно интегрировать «Элекснет» с учетной системой компании. Однако для этого понадобится IT-специалист.

Чтобы пользоваться такой системой, необходимо знать лишь номер карты получателя. Один раз собрав с сотрудников реквизиты их карт и выгрузив их в систему переводов, бухгалтеру будет достаточно подавать в «Элекснет» только данные о начислениях. При желании в режиме онлайн можно отслеживать статус перечисления. В случае если при оформлении перевода через «Элекснет» допустили ошибку, неуспешные транзакции будут видны мгновенно.

Зачисление зарплаты при такой системе переводов занимает несколько секунд. Если работник захочет сменить карту, то компания уведомляет об этом «Элекснет». Менять реквизиты можно хоть каждый месяц.

Получается, что компания дает реестр и переводит деньги, а дальше «Элекснет» все делает сам. К примеру, в компании большая текучка и около 30 работников. Каждый месяц делать по 30 платежек на аванс и зарплату в разные банки трудозатратно. Зарплатный проект при текучке и сдельной работе неудобен и занимает много времени. А компании, которая использует «Элекснет», достаточно два раза в месяц пересылать деньги и реестр на аванс и зарплату. Дальше «Элекснет» сам переводит деньги сотрудникам. По сути, система мгновенных переводов работает так же, как банк при зарплатном проекте, но без открытия своих карт и переводит деньги на карты любых банков.