Как настроить управленческий учет за три шага

АННА НАДОБНЫХ — управляющий партнер компании BizApps. Эксперт в управленческом и проектном учете, учете по МСФО. Идеолог и архитектор собственных программных продуктов для автоматизации бизнес-процессов. Основатель SaaS-сервиса для ведения управленческого учета «Галочка».

В небольших компаниях директор принимает управленческие решения интуитивно. У него есть план по выручке и затратам. Но он не умеет проверять, что из задуманного получилось, а что нет. И если в компании нет финансовой службы, все вопросы приходится решать главбуху: как рассчитать себестоимость и рентабельность по проектам, объектам и продуктам, как определить вклад каждого акционера в общий результат, привлечь финансирование, оптимизировать трудозатраты для подготовки отчетности и т. д.

По большому счету руководитель требует от главбуха вести еще дополнительный учет — управленческий. Это не прихоть. Скажу по своему опыту: такой учет позволяет любой компании увеличить прибыль на 30 процентов.

Какой метод учета выбрать

Особенность управленческого учета в том, что здесь нет готовых шаблонов и форм отчетности. Главбух может вести такой учет, как ему сподручнее. Обычно выбирают один из двух методов. Метод первый — сформировать правила учета и исходя из них строить любую отчетность. Метод второй — собирать данные из разных IT-систем по мере надобности.

У каждого из этих двух методов есть свои достоинства и недостатки. Подробнее о них смотрите в таблице ниже. Я выбрала для себя первый вариант. Дальше расскажу о нем подробнее. Но для начала поясню, для чего нужен управленческий учет, ведь есть бухгалтерский и налоговый.

Государству важно собрать налоги, оно не погружается в детали бизнеса. У руководства компании иная мотивация — успешное развитие и прибыль. И чтобы принимать верные решения, директору требуется более детальный уровень аналитики, чем в налоговой отчетности. Нужна собственная система внутреннего контроля: учет в разрезе подразделений, видов деятельности, статей доходов и затрат и пр.

Любая отчетность ищет ответы на вопросы: какая сумма? в каких разделах и в каких отчетных формах? как анализировать данные? Ответ на каждый из этих вопросов может отличаться в зависимости от того, для кого он предназначен — для госорганов или внутреннего пользования. И тут возникает разница в учете.

Как построить систему управленческого учета

Для управленческого учета нет готовых шаблонов — каждая компания индивидуальна. Но не пугайтесь, все не так сложно, как кажется. Используйте мою структуру шаг за шагом, и у вас все получится.

Шаг 1: составьте табличку с требованиями. Спросите себя: для чего вам управленческий учет? Составьте табличку по требованиям, которые сформулировали директор или собственники. В строках отразите статьи доходов и расходов. Так легко определите, кем они производятся. В столбцах укажите вид продукции или проект, направление деятельности, структурное подразделение и т. д. Это поможет разобраться, на что относятся расходы и что принесет доход. И можете себя поздравить — вы уже создали структуру отчета.

Шаг 2: опишите методологию. Распишите подробно методологию управленческого учета: откуда сотрудникам брать данные, как эти данные использовать, что включить в состав отчетных форм.

Многие компании ведут учет в нескольких разрозненных системах: 1С:Предприятие, 1С:ЗУП и др. Распишите, данные каких программ вы будете брать для управленческого учета. Решите, как вы будете использовать эти данные. Первый вариант — без изменения, так же, как и в бухучете. Второй — изменять данные, к примеру по-разному списывать расходы. Решите, будете ли добавлять данные, которых не было ни в одной учетной системе, но которые нужны для управленческого учета. Определите состав отчетных форм и согласуйте его с руководством и собственниками.

Шаг 3. Не обязательно, но важно: автоматизируйте управленческий учет. От этого зависит ваша рабочая нагрузка! 

Я проанализировала рынок IТ-систем и выяснила, что зачастую компании автоматизируют только отчет о движении денег. Загружают банковскую выписку и останавливаются на этом.

Более прогрессивные организации используют второй вид автоматизации, когда все алгоритмы заложены в программном коде IT-системы. Минус в том, что вшитые в программу правила учета не всем подходят и их сложно изменить.

Я считаю, что оптимальным для всех компаний будет третий вид автоматизации. В таких IT-системах используются алгоритмы low code. В переводе на русский это означает «без программирования». Пользователь может самостоятельно все настроить под свои нужды и не обращаться каждый раз к разработчикам. К примеру, сервис «Галочка», который позволяет вести управленческий и финансовый учет и МСФО.

Он соберет данные из разных информационных систем вашей компании. Настраивать аналитику и изменять данные вы сможете самостоятельно, без помощи программистов. Отчетность в «Галочке» формируется с помощью удобных взаимосвязанных шаблонов, которые вы сами настроите.

Какие процессы автоматизировать

Основные процессы, которые нужно автоматизировать в управленческом учете, — это сбор данных из разных источников, их изменение, формирование отчетности. Если все требования настроены верно, создать отчет для вас будет делом пары минут. Главное правильно выбрать программу для автоматизации.

При выборе системы обязательно запросите у разработчиков методологию, по которой они реализовывали учетные правила. И если она соответствует вашей хотя бы на 80 процентов, то можете приобретать программу.

Не забывайте, что управленческий учет — динамично развивающийся организм. Вам периодически придется вносить изменения под новые запросы руководства. Идеально, когда ваша программа позволяет через настройки создавать новые и менять существующие правила учета. Именно поэтому я выбрала для себя «Галочку». Дело за вами.

Как автоматизировать отчеты