Как оформить выплаты удаленщикам, чтобы сэкономить на налогах
После пандемии кто-то из сотрудников остался на удаленке. Компании возмещают им затраты на оборудование, связь и программы. Разберем на примере, как оформить компенсации, чтобы не платить НДФЛ и взносы.
Сотрудники на удаленке зачастую пользуются по работе личными компьютерами, принтерами, телефонами. Электроэнергию, интернет и ремонт оборудования также оплачивают из личных средств. Работодатели компенсируют такие затраты, но налоговики могут посчитать это доходом сотрудника, начислить НДФЛ и страховые взносы. Чтобы этого не произошло, определите в коллективном или трудовом договоре, дополнительном соглашении к нему или в локальном акте, в каком размере будете компенсировать затраты удаленщикам.
Перед выплатой компенсации попросите работника предоставить документы о том, что имущество принадлежит именно ему: чеки, договоры и прочее (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-04-06/22274). Понадобятся копии документов, которые подтверждают расходы и то, что имущество сотрудника использовали в интересах компании. Они также нужны для учета затрат при расчете налога на прибыль. Конкретный перечень документов найдете в таблице. Методику расчета выплат и перечень возмещаемых расходов с подтверждающими документами утвердите в локальном акте (ст. 312.6 ТК, письмо ФНС от 12.02.2021 № СД-4-11/1705). Образец формулировки — ниже.
- Сумма
Сумма
Если у всех работников одинаковые компенсации, укажите сумму в локальном акте и сошлитесь на него в допсоглашении к трудовому договору. Если у каждого работника своя сумма, укажите ее в допсоглашении.- Дата
Дата
Укажите срок, когда будете выплачивать компенсации. Если пропустите его, придется платить такие же проценты, как при задержке зарплаты.
Расчет компенсации удаленщикам можно делать исходя из стоимости оборудования, срока полезного использования и времени, в течение которого сотрудник использует это оборудование. Оформите такой расчет бухгалтерской справкой.
Пример. Как рассчитать компенсацию за использование личного компьютера
Расходы и подтверждающие документы
| Виды расходов | Подтверждающие документы |
|---|---|
| Компенсация за использование личного компьютера, ноутбука, принтера, телефона | Чек, гарантийный талон, сертификат, которые подтвердят, что оборудование принадлежит работнику |
| Компенсация за использование арендованного компьютера, ноутбука, принтера | Договор и акт оказанных услуг по аренде |
| Компенсация за электроэнергию, интернет | Договор, квитанции |
| Компенсация за услуги телефонной связи | Договор, квитанции, распечатка звонков |
| Компенсация за ремонт оборудования | Договор, акт выполненных работ, квитанции на ремонт имущества |
| Компенсация за расходные материалы | Чек, накладная |
за правильный ответ
