Три документа для защиты налоговых расходов

Дефектная ведомость по итогам ремонта

Инспекторы любят переквалифицировать расходы на ремонт в капитальные вложения в реконструкцию или модернизацию. Тогда списать расходы можно только через амортизацию за несколько лет. Дефектная ведомость поможет доказать, что был ремонт, — спишете расходы единовременно (п. 1 ст. 260, п. 5 ст. 272, ст. 259 НК).

Дефектную ведомость оставляют после осмотра основных средств, если есть поломки, которые опасны для эксплуатации. Замена неисправных деталей на более современные не означает модернизацию объекта, если его технические возможности не увеличились. Но если дефектной ведомости нет, доказать это будет сложно (постановление Арбитражного суда Уральского округа от 17.11.2020 № Ф09-6573/20).

Утвердите форму дефектной ведомости в учетной политике и используйте в работе. Образец 1 — ниже. Чем этот документ полезен, кроме подтверждения затрат на ремонт, смотрите ниже.

Открыть подсказки

Нельзя на одном и том же объекте одновременно проводить и ремонт, и реконструкцию. В таком случае налоговики и суд посчитают модернизацией или реконструкцией весь комплекс работ (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 01.07.2021 № Ф04-3242/2021). Если появились разногласия в технических вопросах, пригласите эксперта, который правильно квалифицирует работы.

Приказ руководителя о роскошных покупках

Если компания совершает дорогостоящие покупки, налоговики могут посчитать, что это для личных нужд работников. По этой причине они не принимают расходы на покупку дорогих компьютеров, автомобилей представительского класса и люксовых смартфонов, обустройство роскошных комнат отдыха.

Но суды считают такие расходы оправданными. Главное обосновать их экономический смысл во внутреннем документе организации. Например, в приказе руководителя. Образец 2 — ниже. Обоснуйте в нем деловую цель приобретения дорогостоящего актива. Пропишите, что обеспечение сотрудников нормальными бытовыми условиями — одна из обязанностей работодателя (ст. 22 ТК). Отметьте, что улучшенные условия труда позволяют сотрудникам выполнять нормы выработки (ст. 163 ТК).

Открыть подсказки

Отметьте в приказе, кто из сотрудников будет использовать дорогостоящий актив. Укажите, что расходы направлены на получение дохода и непосредственно связаны с коммерческой деятельностью. Например, руководителю необходим дорогой смартфон, поскольку он часто бывает в служебных командировках. Пропишите в приказе, что возможности дорогих смартфонов незаменимы в пути: они позволяют просматривать и изучать презентационные материалы и коммерческие предложения контрагентов, вести переговоры через интернет, не отрываться от работы. Не забудьте добавить, что от этого аксессуара зависит деловой имидж компании.

Важно также отметить в приказе технические характеристики дорогого предмета и обосновать, что они необходимы в работе. Если его функции для предпринимательской деятельности не важны, налоговики откажутся признавать расходы.

Пропишите в приказе бренд предмета. Это позволит его идентифицировать во время проверки и объяснить, что именно этот предмет использует сотрудник компании.

То, что работники не используют имущество в личных целях, подтвердите первичкой (постановление Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 04.03.2019 № 15АП-578/2019). К примеру, путевые листы докажут, что люксовый автомобиль используется в рабочих поездках. Принимайте к учету дорогие машины в качестве основных средств. Не забудьте зафиксировать передачу имущества работникам актами и накладными. Если же будете использовать имущество для личных нужд работников и не составлять первичку, с большой вероятностью проиграете дело в суде (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 04.10.2016 № Ф04-4215/2016). Запаситесь еще тремя документами, которые помогут в споре с контролерами.

Справка о реальности работ

Услуги подрядчиков — любимая статья расходов для инспекторов. Изучают ее ревизоры пристально. Ищут доказательства, что сделка была только на бумаге, а фактически работы компания выполнила своими силами или вовсе не проводила (ст. 54.1 НК). Налоговики при этом утверждают, что у подрядчика не было необходимого штата сотрудников и техники.

Успешно оспорить такие претензии поможет специальная справка (постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 21.03.2019 № Ф04-694/2019, от 22.11.2019 № Ф04-5217/2019, Арбитражного суда Московского округа от 18.02.2019 № Ф05-23455/2018). Образец 3.

Открыть подсказки

Справку составьте в произвольной форме на фирменном бланке компании. Укажите в ней, что проверили подрядчика на предмет должной осмотрительности. К примеру, в сервисе «Главбух Контрагенты».

Пропишите в справке, какие конкретно сотрудники подрядчика выполняли те или иные работы. Включите сведения, подтверждающие их квалификацию.

В справке сделайте два блока. Какие реквизиты должны быть в блоках, смотрите ниже.