Не представим по требованию потерянные документы. Что будет

Представьте ситуацию: налоговая запросила документ, а в компании его нет, потеряли. На первый взгляд проще заплатить 200 руб. штрафа, чем восстанавливать документ (п. 1 ст. 126 НК). Даже если это встречка или требование вне рамок проверки, сумма все равно терпимая — 10 000 руб. или 5000 руб. соответственно (п. 2 ст. 126, п. 1 ст. 129.1 НК).

Но отсутствие документов грозит и другими последствиями. Компания может потерять право на расходы и вычеты. Также налоговики вправе оштрафовать организацию за грубое нарушение правил учета доходов и расходов. Штраф в таком случае составит от 10 000 руб. до 20 процентов от неуплаченного налога (ст. 120 НК). Обычно по статье 120 Налогового кодекса штрафуют на выездных проверках. Бухгалтера могут оштрафовать на сумму от 5000 до 20 000 руб. или даже дисквалифицировать на срок до двух лет (ст. 15.11 КоАП).

Чтобы не было штрафов, зафиксируйте факт утери документов и ее причины. Например, составьте акт. В случае кражи обратитесь в полицию, а в случае пожара или наводнения — в МЧС. Учтите, что сам по себе этот акт проблему не решает. Налоговики, а если спор дойдет до суда, то и судьи будут выяснять, попытались ли вы восстановить документы. Если нет, то избежать штрафа будет проблематично.

К примеру, суд встал на сторону организации, в офисе которой случился пожар во время выездной проверки. Представить документы по требованию организация не смогла бы физически. Поэтому судьи отменили штраф по статье 126 НК (постановление Арбитражного суда Московского округа от 27.07.2020 № Ф057727/2020). Но судья отметил, что если бы налоговики выставили штраф по статье 120 НК, то есть за нарушение правил учета, то он был бы законен. Ведь компания не потрудилась восстановить документы.