Как сохранить вычеты и расходы по электронным билетам

Из-за изменений в правилах по ККТ появилась путаница: в каких случаях можно и нельзя признавать расходы и вычеты по электронным билетам. Вносим ясность.

Вправе ли компания списать расходы на авиабилет без чека

Чтобы подтвердить расходы по прибыли на электронный авиабилет, чек не обязателен

Представьте ситуацию. Сотрудник купил авиабилет для командировки в интернете. По возвращении работник принес в бухгалтерию маршрут-квитанцию и посадочный талон. Бухгалтер потребовал чек и узнал, что его не выдали. После выяснилось, что сайт-продавец не зарегистрирован в России и не выдает кассовых чеков в принципе. Можно ли подтвердить прибыльные расходы на билеты в таком случае?

В интернете существуют иностранные русскоязычные сайты-агрегаторы, которые продают билеты российским гражданам. При покупке мало кто задумывается, российская ли компания владеет сайтом. Узнают о том, что компания не выдает чеки уже по факту.

К примеру, сайт kupibilet.ru выглядит как российский. Однако если прочитать информацию о владельце этого ресурса, то выясняется, что он зарегистрирован в Нидерландах. Организация не скрывает того, что не выдает чеков. Сообщает об этом в своем блоге и разделе поддержки на сайте. Но и не афиширует перед оплатой.

Компании, не зарегистрированные на территории России, действительно не обязаны применять ККТ (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). А значит, иностранные сайты вправе не выдавать чеки покупателям билетов. В таком случае для подтверждения расходов на билеты остаются маршрут-квитанция и посадочный талон с отметкой о досмотре.

Минфин считает, что для подтверждения расходов на электронные авиабилеты маршрут-квитанции и посадочного талона достаточно (письмо Минфина от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448). Безопаснее, чтобы на посадочном талоне был штамп о досмотре. В электронных посадочных штамп не проставляют. Но сотрудник может его распечатать и обратиться в транспортную компанию. Если поставить штамп невозможно, запросите у перевозчика или его представителя справку с информацией о полете (письма Минфина от 30.04.2019 № 03-03-06/1/32039, ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409).

В Налоговом кодексе нет конкретного перечня документов, подтверждающих расходы. Поэтому организация вправе подтвердить расходы на авиабилеты любыми иными документами, которые напрямую или косвенно подтверждают факт перелета (письма Минфина от 15.01.2021 № 03-03-06/1/1448, от 28.01.2020 № 03-03-06/1/4908, ФНС от 11.04.2019 № СД-3-3/3409).

Осторожно

В билетах, приобретенных на иностранных сайтах, может быть не выделен НДС. В таком случае компания потеряет право на вычет.

Получается, что отсутствие чека на авиабилет не дает работодателю повод отказывать сотруднику в возмещении расходов на командировку. Так же как и не дает право налоговикам отказывать в таких расходах организации.

Как подтвердить вычеты по НДС с электронных билетов

Чтобы принять к вычету НДС с электронных билетов, расходы по ним должны быть учтены при расчете налога на прибыль (п. 7 ст. 171 НК). НДС к вычету можно принять по следующим документам:

— счет-фактура, выставленный при выдаче проездного документа;

— проездной документ, выданный в виде бланка строгой отчетности (Закон № 54-ФЗ);

— проездной документ по формам Минтранса, выданный одновременно с кассовым чеком или бланком строгой отчетности (п. 2 приказа Минтранса от 08.11.2006 № 134, п. 2 приказа Минтранса от 21.08.2012 № 322).

В проездной документ могут быть включены следующие реквизиты кассового чека или БСО: QR-код или дата и время расчета, порядковый номер фискального документа, признак расчета, сумма расчета, заводской номер фискального накопителя и фискальный признак документа. В таком случае работник должен сам считать QR-код, скачать кассовый чек, распечатать и предъявить его работодателю (письмо Минфина от 30.10.2020 № 03-07-09/94559).

Авиабилеты. Чтобы принять к вычету НДС, налог должен быть выделен в маршрут-квитанции с номером электронного билета (письмо Минфина от 30.10.2020 № 03-07-09/94559). Также зарегистрируйте маршрут-квитанцию и чек в книге покупок (п. 18 постановления Правительства от 26.12.2011 № 1137).

Принять НДС с авиабилета к вычету можно только в том периоде, в котором сотрудник отчитался за понесенные расходы. Правило переноса вычетов в течение трехлетнего срока в этом случае не действует (п. 1.1 ст. 172 НК).

Важная деталь

Поездки на общественном транспорте, кроме такси, не облагаются НДС (подп. 7 п. 2 ст. 149 НК).

Железнодорожные билеты. Перевозка пассажиров железнодорожным транспортом облагается НДС по ставке 0 процентов. Поэтому принять к вычету вы сможете НДС только по дополнительным услугам в поездке. Например, за постельное белье. НДС за такие услуги должен быть выделен в билете. Что касается питания, вычет будет неправомерен, если его стоимость не выделена из общей стоимости сервисных услуг (п. 7 ст. 171 НК, письмо Минфина от 19.06.2017 № 03-03-06/1/37945).

В книге покупок регистрируйте контрольный купон электронного билета и чек ККТ. Как и по авиабилетам, вычет по железнодорожным билетам можно принять только за тот квартал, когда работник отчитался за расходы.

Можно ли принять к вычету и включить в расходы сервисный сбор

НДС. Налог с сервисного сбора нельзя принять к вычету, если билет купил сам сотрудник. Ведь услуги по оформлению билета не относятся ни к расходам на проезд к месту служебной командировки и обратно, ни к расходам на пользование в поездах постельными принадлежностями или на наем жилого помещения, ни к представительским расходам (п. 7 ст. 171 НК). Если билет покупала организация, НДС можно принять к вычету. Но только при наличии счета-фактуры (п. 1 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

Налог на прибыль. Сервисный сбор, входящий в стоимость билета, учитывайте в расходах на командировки (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК). Если сумма сбора выделена в отдельной квитанции, учитывайте его как комиссионный сбор (подп. 3 п. 1 ст. 264 НК).