Подсказки по расчетам с подотчетниками: шесть карточек

1. Может ли работник передать неизрасходованные наличные, которые получил под отчет, другому сотруднику?

По закону так делать нельзя, но есть возможность выкрутиться.

Если понадобилось передать деньги другому сотруднику, то закон требует действовать так. Первый подотчетник возвращает остаток аванса в кассу. Компания вносит эти деньги на счет. Затем снимает нужную сумму наличных, вносит их в кассу и после этого выдает второму подотчетнику.

Такой сложный алгоритм связан с двумя ограничениями, которые установил Банк России. Во-первых, работник должен сам отчитываться за наличные, которые получил под отчет (п. 6, 6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У). Во-вторых, наличку, которая поступила в кассу, можно тратить без предварительного зачисления на счет только в определенных случаях. Они не касаются возврата наличных, выданных под отчет (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, письмо ЦБ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561). За нарушение этих правил возможен штраф на директора от 4000 до 5000 руб. и на организацию — от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

Чтобы обойти ограничение, в некоторых компаниях поступают так. Первый подотчетник передает наличные второму подотчетнику. Он покупает то, что нужно компании, и оформляет документы так, как будто потратил свои деньги. После того как компания возместит второму подотчетнику эти расходы, он передает деньги первому подотчетнику. А тот возвращает остаток в кассу компании.

Есть еще один вариант. Компания может перечислить второму подотчетнику деньги с расчетного счета на зарплатную карту (письмо ЦБ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048).

2. Учредитель торговой компании внес беспроцентный заем наличными в кассу. Можно ли сразу из кассы выдать эти деньги подотчетнику, чтобы купил канцтовары?

Это рискованно. Наличные из кассы разрешено выдавать, только если они поступили с банковского счета либо в качестве выручки от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (п. 1 Указания № 5348-У). Если нарушить это правило, то директора компании оштрафуют на сумму от 4000 до 5000 руб., а компанию — на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

Безопасная последовательность действий: сначала внести заем на расчетный счет, а потом снять такую же сумму и выдать подотчетнику.

3. Командированным работникам выдали наличные для покупки билетов на поезд. Все билеты оплатил зарплатной картой один сотрудник, а остальные отдали ему деньги. Как оформить авансовые отчеты?

По правилам каждый работник после возвращения из командировки сдает авансовый отчет и прикладывает к нему документы, которые подтверждают его расходы (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 Указания ЦБ № 3210-У). Поэтому тот сотрудник, который купил все билеты, и должен приложить их к своему авансовому отчету. Если из-за этого у сотрудника образуется перерасход, то компания должна будет его возместить. Остальные сотрудники тоже должны оформить авансовые отчеты. Каждый приложит к своему отчету те документы, которые подтверждают их реальные траты. Неизрасходованные суммы надо будет вернуть в компанию.

Чтобы компанию не обвинили в нарушении кассовой дисциплины, не стоит показывать в документах, что подотчетники передавали друг другу деньги. Пусть лучше устно договорятся между собой, что сотрудник, купивший билеты, вернет другим их деньги. К примеру, он может сделать это сразу после того, как работодатель возместит ему перерасход.

4. В приказе о подотчетных не написали, в какие сроки работник отчитывается о расходах. Хотим исправить эту оплошность, так как сотрудники тянут с авансовым отчетом. Можем установить разные сроки для наличных и безнала?

Да, можете. Банк России это не запрещает. К примеру, по наличным срок может быть три рабочих дня, а по безналичным — шесть (абз. 2 п. 6.3 Указания № 3210У). Но это правило не должно касаться командировочных. Для них срок должен быть всегда одинаковый — три рабочих дня (п. 26 Положения о командировках, утв. постановлением № 749).

5. Хотим выдавать наличные под отчет не только работникам, но также исполнителям по гражданско-правовым договорам и учредителям. Это возможно?

С исполнителями по гражданско-правовым договорам проблем нет. Подотчетное лицо — это работник организации (п. 6.3 Указания № 3210-У). Но с точки зрения кассовой дисциплины работник — это любой, с кем заключили трудовой договор или договор гражданско-правового характера (п. 5 Указания № 3210-У, письмо ЦБ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859).

С учредителями сложнее. Они не являются работниками компании (ст. 11 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Так что если с учредителем нет ни трудового, ни гражданско-правового договора, то рискованно выдавать ему наличные под отчет. Такая операция будет нарушением кассовой дисциплины. Директора компании могут оштрафовать на сумму от 4000 до 5000 руб., а компанию — на сумму от 40 000 до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП).

6. Выдали деньги сотруднику, чтобы купил краску у другой компании. Должен ли подотчетник пробить кассовый чек, когда будет рассчитываться с продавцом?

Нет, не должен. Компания, работник которой покупает товары, ККТ не применяет (письмо Минфина от 05.08.2019 № 03-01-15/58816). Обязанность пробить чек лежит на продавце. Не имеет значения, выдали вы подотчетнику доверенность на покупку или нет. Также не важно, будет он рассчитываться наличными или картой (ст. 1.1, п. 1, 2 ст. 1.2, п. 9 ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Если работнику выдали доверенность, то проследите, чтобы в чеке были наименование и ИНН компании-покупателя (ч. 6.1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). Попросите, чтобы продавец оформил товарную накладную. Она подтвердит, что расходы были для нужд компании. У поставщика на общей системе запросите счет-фактуру, чтобы принять к вычету НДС.

Если доверенности не будет, то продавец пробьет чек как для розничного покупателя. Тогда расходы учесть сможете, а вычет заявить нет.

Пропишите в положении о выдаче денег под отчет, какие документы должен затребовать работник у продавцов при закупке товарно-материальных ценностей. Будет легче подтвердить, что затраты совершались для нужд компании