Рабочие способы не тратить время на учет канцелярки

Бухгалтеры изобретают свои способы, чтобы учет канцелярки не отнимал много времени. Стараются упростить работу, но при этом не нарушить правила. Ведь надо учесть требования ФСБУ и Налогового кодекса.

Новый ФСБУ 5/2019 разрешил сразу списывать в расходы канцелярку для управленческих нужд. Дожидаться, когда канцтовары передадут для использования, вовсе не обязательно (п. 2 ФСБУ 5/2019). Но правила налогового учета не поменяли. Канцелярку по-прежнему списывают только после передачи в эксплуатацию (подп. 24 п. 1 ст. 264, п. 1, 2 ст. 272 НК). И этот факт нужно подтвердить документально. Обязанность контролировать движение ценностей тоже никто не отменял (п. 8 ФСБУ 5/2019).

Мы выбрали три способа учета канцелярки, которые ваши коллеги используют чаще других. Показали их налоговикам и аудиторам и выяснили, что они думают насчет каждого варианта.

Как бухгалтеры оптимизируют учет канцтоваров

Способ 1. Обобщенное название номенклатуры. Заводят общее название, например все виды ручек учитывают под наименованием «ручка». Так же поступают с бумагой, папками и другой канцеляркой. Характеристики и особенности, к примеру цвет, не указывают.

Способ 2. Учет партиями по накладным. На каждую партию канцелярки заводят отдельную номенклатуру и приходуют как самостоятельную единицу бухучета. Например, «канцелярские принадлежности по накладной от 15.02.2022 № 1142» — 1 шт.

Способ 3. Комбинированный. Устанавливают лимит, например 200 или 300 руб. Если цена за единицу товара в него укладывается, канцтовары приходуют не по наименованиям, а по количеству в составе отдельной группы. К примеру, ее можно назвать «канцелярские принадлежности малоценные». А те, что стоят дороже, учитывают по способу 1.

Как оценивают оптимизацию налоговики и аудиторы

В самом выгодном положении оказались компании, которые не платят налог на прибыль. Им не нужно следить за передачей канцтоваров в эксплуатацию. Даже если компания работает на упрощенке с объектом «доходы минус расходы», бухгалтер будет отправлять канцелярку в расходы по мере оплаты. Значит, можно не заводить номенклатурные группы. Остальным организациям, чтобы упростить учет, можно использовать любой из трех способов.

Способ 1. Обобщенное название номенклатуры. Безопасный способ, но самый затратный по времени. Способ хорош тем, что не понадобится каждый раз заводить новую номенклатуру, справочник не разрастается, легко найти нужную позицию. Удобен, когда компания держит запасы канцелярки на складе, а не сразу передает ее сотрудникам. А еще позволяет отслеживать потребности организации в каждом виде канцтоваров и прогнозировать предстоящие расходы.

Способ 2. Учет партиями по накладным. Самый простой способ. Но больше подходит компаниям, которые сразу передают канцелярку сотрудникам, а не держат ее на складе. Минус в том, что сложно оценивать потребности в канцелярке. Ведь в учете нет расшифровки по видам. Понадобится поднимать первичку. Отслеживать движение канцтоваров в бухучете тоже не получится. Но контроль можно организовать с помощью документов, в которых фиксируют, кому передали имущество и кто за него отвечает.

Способ 3. Комбинированный. Менее затратный, чем первый, но более подробный, чем второй. У компании будет информация о движении дорогостоящих канцтоваров. А на мелочевку не понадобится тратить время.