Отменили авиа-рейсы: что с командировочными
В статье найдете инструкции о том, какие документы оформить из-за отмененной командировки и учесть расходы на нее. Наша шпаргалка поможет вам не один раз. В семи городах России уже закрыты аэропорты. Из-за этого уже сорвалось многие служебные командировки. Но к сожалению рейсы будут отменяться и дальше. Уже по другой причине: лизингодатели отзывают из России свои самолеты.
Составьте приказ об отмене командировки
Составьте приказ директора в произвольной форме, чтобы подтвердить отмену командировки. Поясните, по какой причине отменили служебную поездку. Сошлитесь на отмену авиарейсов, запрет въезда или другие обстоятельства.
Получите с работника непотраченный аванс
Работник возвращает неиспользованный авиабилет и отменяет бронь в гостинице. Непотраченный аванс он возвращает на счет компании или в кассу. По оплаченным расходам он составляет авансовый отчет и прикладывает подтверждающие документы. Полученные от авиакомпании и гостиницы суммы работник также сдает в кассу или переводит на счет организации.
В налоговом учете в доходах полученные от работника суммы не отражайте, так как у компании не возникло экономической выгоды (ст. 41 НК). Корректировать расходы на суточные, проезд и проживание также не придется, поскольку вы не могли учесть их при УСН, пока командировка не состоялась.
В бухучете возвращенные суммы отразите проводками:
ДЕБЕТ 50 (51) КРЕДИТ 71 поступил на счет (в кассу) неиспользованный аванс от работника |
ДЕБЕТ 51 (50) КРЕДИТ 60 поступили возвращенные средства за билеты (аванс за гостиницу) |
Суточные. Расходы не учитывайте ни в налоговом, ни в бухгалтерском учете. Трат нет, поскольку командировку отменили, а работник должен вернуть потраченные суммы. Если работник не вернул сумму, расходов также не будет, за работником повиснет долг на счете 71. Вы вправе удержать подотчетный долг из зарплаты сотрудника по приказу руководителя в течение месяца, как закончится срок возврата по авансу на командировку (ст. 137 ТК).
Комиссии за авиабилеты. Крупные авиакомпании уже объявили, что вернут деньги за отмененные рейсы, либо взамен предложат билеты на другие рейсы. Например, об этом сообщили «Аэрофлот», «Победа», S7, «Россия», «Уральские авиалинии», «Nordwind» и «Red Wings». Если авиакомпания все же взяла с вашего работника комиссию за возврат или вернула не всю стоимость билета с учетом брони, потраченную сумму в расходах по УСН учесть не получится (письмо Минфина от 18.07.2016 № 03-11-06/2/41888). Расходы отразите только в бухучете на счете 91 как прочие.
Если же вы решили взамен взять авиабилеты для работника на более позднюю дату, то сможете учесть расходы на проезд во время командировки только после того, как работник вернется из другой командировки, а руководитель утвердит его авансовый отчет (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК).
Неустойка за проживание. Если гостиница удержала часть аванса за отказ от брони, расходы учесть не получится. Неустойка не относится к командировочным расходам и не указана в перечне трат упрощенцев (п. 1 ст. 346.16 НК). В бухгалтерском учете удержанную неустойку отразите на счете 91 как прочие расходы.
