Пять секретов вашей коллеги‑главбуха, как оптимизировать расходы и доходы

Учет всех участников нашей телекоммуникационной группы компаний я ставила с нуля сама. Выбирала систему учета и налогообложения, подбирала персонал, формировала тарифную политику. Я помогла руководству не только оптимизировать расходы, но и повысить доходность нашей группы, а также заключать договоры максимально безопасно. Все это позволило мне вырасти до должности заместителя генерального директора по экономическим вопросам, иными словами, финансового директора.

За долгие годы работы вывела для себя секрет успеха. Он в том, чтобы подстроить учет под специфику отрасли, в которой работаешь.

«В первый же месяц после внедрения моего сервиса доходность выросла»

Казалось бы, тарифное регулирование — дело не столько бухгалтера, сколько коммерческой службы. Однако в какой-то момент я заметила, что доходность по статье междугородной, международной и внутризоновой связи стала снижаться.

Я запросила у менеджеров по продажам тарифную сетку. Изучив ее, обнаружила, что тарифы актуализировали полгода назад.

Я поняла, что пора вмешаться, чтобы спасти ситуацию. Несколько недель работы — и я представила руководству сервис на базе Excel, который сама разработала. Сервис позволяет отслеживать малейшие изменения входных тарифов и настраивать клиентские тарифы связи с сохранением заданного уровня маржинальности. Достаточно просто загрузить в сервис таблицу с тарифами — и все!

При помощи встроенных формул сервис формирует отклонения от заданного уровня маржинальности и автоматически пересчитывает тарифы по направлениям, а также предлагает к изменению групповые тарифы. Остается только принять эти изменения или скорректировать их в случае необходимости.

В первый же месяц после внедрения сервиса мы отметили рост доходности по данной статье. И менеджеры довольны, поскольку их показатели продаж заметно подросли!

К сожалению, не смогу поделиться сервисами и формулами с читателями «Главбуха». Это исключительно внутренняя разработка. А мое руководство против публикования каких-либо наших наработок. Но хочу посоветовать всем коллегам: приручите Excel и любые, даже самые невероятные, задачи станут вам по плечу.

«Нам удалось снизить объем сомнительных долгов на 70 процентов»

Существенным фактором пополнения оборотных средств я считаю качественный сбор дебиторской задолженности. Проблема несвоевременных или неполных платежей — это настоящая болезнь любой телекоммуникационной компании. Не скажу, что мы смогли на 100 процентов победить эту болезнь. Но благодаря предложенной мною схеме мы снизили объем сомнительных долгов на 70 процентов.

Я разработала специальную форму отчета по сбору дебиторской задолженности. Мы заполняем его ежедневно. Благодаря этому мы можем следить за динамикой процесса и своевременно корректировать действия в отношении дебиторов: рассылать письма с напоминаниями об оплате, совершать «горячий» обзвон, а для кого-то даже блокировать услуги. Последнее — если позволяет договор, конечно.

Форма содержит механизмы для определения группы риска того или иного клиента-дебитора, выделяя клиентов с высоким риском в отдельный раздел. С ними потом ведется детальная работа. Форма учитывает сроки возникновения долгов, а также автоматически рассчитывает сроки исковой давности. Это важно для работы на досудебном этапе. Также форма позволяет спрогнозировать объем поступления денег в плане погашения дебиторки на заданную дату.

Я постаралась максимально автоматизировать процесс: менеджер формирует отчет, просто подгружая данные о поступивших на расчетный счет платежах из системы 1С. Руководство может в любой момент отследить ситуацию, ведь отчет поступает на монитор руководителя ежедневно. Оказалось очень удобно. Все довольны. Оборотные средства пополняются, и призрак кассового разрыва уже не маячит на горизонте.

«Внедрила шаблон договора, который сократил время на согласование»

За долгие годы работы главным бухгалтером через мои руки прошли сотни и сотни договоров. Благодаря этому опыту и изучению хозяйственного права на профессиональных курсах получилось создать качественный и отлично зарекомендовавший себя в текущей работе шаблон клиентского договора.

Договор составлен так, чтобы свести к минимуму налоговые и правовые риски для нашей компании. У нас есть два варианта шаблона: первый — для юридических лиц и ИП, второй — для физлиц. Для первой категории у нас введена кредитная система оплаты, для второй — предоплатная.

Шаблон универсальный, подходит под любую номенклатуру оказываемых услуг. Услуги детализируются приложением — бланком заказов. И если клиент хочет изменить номенклатуру услуг в процессе работы по договору, нам не приходится создавать громоздкие дополнительные соглашения или заключать новые договоры. Достаточно просто открыть следующий бланк заказов.

Когда от менеджеров поступает договор на согласование, мне остается только проверить, соответствует ли версия шаблону. Не приходится перечитывать все позиции и приложения. Менеджерам же остается только получить согласие от клиента и запускать договор в работу.

Кстати, после внедрения такого универсального шаблона количество претензий и возражений со стороны клиентов по позициям договора значительно снизилось. Таким образом, сократилось время на согласование договоров с ними.

Мой совет — хорошо проработать предмет договора. Именно здесь закладывается вся последующая ссылочная целостность договора. Здесь же, в рамках наших лицензий, обозначается общая номенклатура услуг связи с последующей отсылкой к их детализации через бланк заказа, а его форма, в свою очередь, является приложением 1 к договору.

В Федеральном законе от 07.07.2003 № 126-ФЗ «О связи» очень четко изложены требования к содержанию и структуре договора. Это помогло нам в разработке шаблона. Сам договор через приложения к нему доводит до клиента всю необходимую информацию обо всех услугах, оказываемых нами в рамках лицензий. В зависимости от конкретной номенклатуры услуг конкретного клиента вступает в действие то или иное приложение. Если клиент расширяет номенклатуру или изменяет ее, то договор уже менять не нужно.

«Проверки свели безнадежную дебиторку на нет»

Раньше часто бывало, что менеджеры, стремясь любой ценой поскорее заполучить клиента, заключали договоры не глядя. Случалось, что клиентами оказывались компании, находящиеся в процессе ликвидации, банкротства, с арестованными расчетными счетами и т. п. Как следствие, мы не могли получить оплату за оказанные услуги, росла безнадежная дебиторка.

Чтобы исключить такие случаи, мы обязали менеджеров проверять контрагентов на стадии согласования договора. Использовали общедоступные ресурсы: Прозрачный бизнес (pb.nalog.ru), базу исполнительных производств (fssp.gov.ru/iss/ip) и т. д. Список ресурсов для проверки клиентов я составила сама и передала менеджерам.

После того как мы наладили проверку контрагентов менеджерами перед заключением договоров, безнадежная дебиторка практически сошла на нет. Точно так же мы проверяем поставщиков и подрядчиков. Это позволяет обезопасить наши расходы.

«Ввела три способа дополнительно оптимизировать расходы»

Я стараюсь максимально вникать во все аспекты деятельности компании и рационализировать их. Во-первых, ежеквартально провожу анализ специфических расходов нашей компании, связанных с оказанием телекоммуникационных услуг. Проверяю тарифы внешних операторов по договорам межсетевого взаимодействия, чтобы перейти на них, если они снизились. Изучаю загрузку каналов связи по данным биллинговой системы, чтобы более рационально распределять потоки и трафик.

Во-вторых, отслеживаю изменения в тарифных планах обслуживающего банка. Благодаря этому вовремя перевела нашу компанию на более выгодный тариф и сократила банковские расходы на треть.

В-третьих, изучила процессы документального оформления лицензий Россвязи и передачи номерных ресурсов от других операторов нам. Теперь мы выполняем все необходимые формальности своими силами, без привлечения сторонних организаций. В результате наши расходы сводятся лишь к уплате госпошлины.

Главным стимулом тщательно проверять контрагентов 
для менеджеров стало то, что такая проверка отражается
на процентах от продаж. Им стало невыгодно заключать
сделки с ненадежными контрагентами.

ЛЮБОВЬ БОГРЯШОВА,

заместитель генерального директора
по экономическим вопросам ООО «Форвард Телеком ЛТД»