Как себя вести, если в организацию пришли с выездной проверкой

Любая проверка — большой стресс для сотрудников организации. Очень важно морально к ней подготовиться, знать свои права и по возможности подстраховаться от проблем, которые могут возникнуть после проверки.

Как встретить проверяющих

Большая ошибка — уже с порога встречать проверяющих с агрессией. Стоит дать понять инспектору, что вы готовы с ним сотрудничать и уважаете его. При этом у вас есть необходимые юридические знания, поэтому вы не допустите необоснованных претензий.

Возьмите за правило начинать общение с проверяющими всегда одинаково. Сначала попросите их представиться и предъявить служебное удостоверение. Далее перепишите все данные из удостоверения, начиная с фамилии и заканчивая должностью и званием.

Заведите на предприятии журнал проверок. Охране при этом нужно дать строгие инструкции: прежде чем пустить сотрудников любых государственных структур на территорию организации, необходимо предложить проверяющим собственноручно зафиксировать дату, время, цель и основание своего визита. Если законных оснований для проверочных мероприятий не было, инспекторы просто удаляются.

Важно не только попросить у контролеров решение о проведении проверки, но и сделать его копию. Внимательно сравните данные из удостоверений инспекторов с фамилиями, именами и отчествами, а также с должностями уполномоченных на проведение проверки, которые указаны в решении.

Еще можно попросить у проверяющих номер телефона их начальника и позвонить ему, чтобы выяснить, действительно ли этих сотрудников инспекции направляли в вашу организацию.

К потенциально возможной проверке важно подготовить кладовщика и кассира. Дело в том, что инспекторы могут проверить помещения. Поэтому заинтересованных сотрудников также стоит ознакомить с составом проверяющих.

Как действовать во время проверки

Первый вопрос, который возникает: где разместить проверяющих — в отдельной комнате или там же, где находятся основные сотрудники организации? Если есть возможность разместить проверяющих отдельно, то стоит ей воспользоваться.

На практике рядовые сотрудники (особенно не имеющие никакого отношения к учету и расчету налогов) довольно легкомысленно относятся к присутствию проверяющих. В результате последние могут услышать информацию, которая для них не предназначалась, и использовать эти сведения в своих целях.

Нередко бывает, что инспекторы приходят с проверкой и не имеют четкого представления, в каких именно документах искать нарушения. Особенно это характерно для молодых контролеров, которые еще только начинают свою профессиональную деятельность. А сотрудники своими разговорами могут невольно помочь проверяющим и тем самым навредить своей же организации.

Если речь идет о налоговой проверке, к проверяющим стоит приставить знающего бухгалтера — того, кто имел бы представление практически обо всей деятельности бухгалтерии и понимал бы, где какой документ взять. В таком случае отрывать от дел главного бухгалтера будут в очень редких случаях. Это крайне актуально для тех ситуаций, когда проверка приходится на какой-либо отчетный период, особенно когда в полном разгаре закрытие года.

Совет
Не задерживайтесь на работе во время проверки.

Как быть, если часть документов инспекторы хотят забрать с собой, чтобы проверить по своей базе? Такая ситуация крайне нежелательна. Лучше, если проверка происходит на ваших глазах.

В противном случае велика вероятность увидеть впоследствии в акте неожиданные выводы, а то и вовсе потерять документы. Если инспекторам нужна информация из документов, сделайте для них копии бумаг. Но прежде попросите налоговиков оформить запрос по всем правилам — на устную просьбу вы вправе не реагировать. Выемку проводят в присутствии налогоплательщика и с понятыми. Изъятые документы и предметы описывают в протоколе, копию которого вам должны вручить.

Важный вопрос: стоит ли задерживаться на рабочем месте в период проверки? Даже если подобная практика в вашей организации распространена, лучше временно ее пересмотреть. Сразу предупредите инспектора, что, скажем, в 18.00 рабочий день заканчивается, и уходите домой, даже если вам нужно задержаться. Инспектор привыкнет к такому положению дел и не сможет требовать от вас остаться. А чем меньше времени у него будет на проверку — тем лучше.

И еще совет. Предупредите контрагентов о возможной встречной проверке. Это важно и для того, чтобы по итогам проверок у вас не было расхождений с поставщиками и клиентами по данным в документах.