Кадровые документы
С 2022 года все компании имеют право перевести кадровые документы в электронный формат (ст. 22.1—22.3 ТК). Сотрудники смогут подписывать документы дистанционно, а работодателям не понадобится хранить бумаги. Переходить на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) не принуждают. Это можно сделать постепенно, например потестировать работу на одном подразделении. Отладить процессы, а затем подключить остальных сотрудников. Или перевести в электронный формат не все кадровые документы, а только некоторые виды. К примеру, начать с заявлений и приказов на отпуск. Документы, которые составили в электронном виде, дублировать на бумаге не понадобится.
Переход на ЭКДО — процесс затратный. Читайте далее, чтобы решить, стоит ли сейчас этим заниматься.
На заметку
Компания может заверять все кадровые документы усиленной квалифицированной подписью. Подойдет та, которой подписываете отчеты в ФНС.
Какую систему использовать. Организовать ЭКДО можно на единой цифровой платформе «Работа в России». Доступ для компаний и сотрудников будет бесплатным. Но для всеобщего пользования сервис еще не запустили. Он доступен только тем, кто участвовал в пилотном проекте. Для всех работодателей сервис заработает с 1 сентября 2022 года.
Есть другой вариант. Можно разработать свою информационную систему или купить готовую у разработчика. Но необходимо учесть требования Трудового кодекса. Система должна обеспечить возможность подписывать и хранить документы, а также фиксировать их получение сотрудником и работодателем. Если выберете этот вариант, оцените, во сколько вам обойдется создание или покупка системы. Возможно, имеет смысл дождаться бесплатной платформы.
Учитывайте, что расходы на разработку и поддержание системы ЭКДО несет работодатель. Перекладывать их на работников нельзя.
Сколько сотрудников согласны на ЭКДО. Прежде чем вкладываться в покупку или настройку системы и организацию документооборота, лучше выяснить, захотят ли большинство сотрудников перейти на ЭКДО. Иначе ваши денежные расходы и трудозатраты могут оказаться бесполезными.
Компания не может заставить работника перейти на электронные документы. Сотрудник имеет право от этого отказаться. Есть только одно исключение. Вы вправе не учитывать мнение новичка, которого приняли на работу в 2022 году, если на 31 декабря 2021 года у него не было стажа. Работников, которые уже в штате, понадобится спросить, хотят ли они перейти на ЭКДО. Действуйте так же, если принимаете на работу сотрудника со стажем.
Когда всерьез решите внедрить ЭКДО, сообщите об этом работникам в письменном виде. Например, вручите каждому уведомление. Ответ работника тоже надо зафиксировать на бумаге. Считайте, что сотрудник отказался, если не получили от него письменное согласие (ч. 5 ст. 22.2 ТК). Но это решение не окончательное. Если работник передумает, он сможет присоединиться к системе позже.
Какие документы можно перевести в электронный формат, а какие оставить на бумаге. В электронный формат можно перевести почти все кадровые документы, для которых предусмотрена бумажная форма. Но есть несколько исключений. Новые правила не распространяются на следующие документы:
— трудовые книжки;
— сведения о трудовой деятельности;
— акты о несчастном случае на производстве;
— приказы или распоряжения об увольнении;
— документы, которые подтверждают прохождение инструктажа по охране труда.
В каком формате составлять документы. В 2022 году вы можете самостоятельно разработать электронные кадровые документы. Эти формы вы вправе применять до 1 марта 2023 года. После этой даты понадобится соблюдать новые единые требования к составу и форматам электронных документов. Их разработает Минтруд совместно с Минцифры и Росархивом. Если не хотите в процессе работы менять форматы документов, переход на ЭКДО лучше отложить до 2023 года.
Какими подписями обеспечить сотрудников. Расходы на получение сотрудниками подписи компания обязана взять на себя (ст. 22.2 ТК). Чтобы деньги не были потрачены зря, предупредите работников, какие именно подписи им понадобятся.
Все кадровые документы сотрудник может заверять усиленной электронной подписью — квалифицированной или неквалифицированной. К примеру, любую из этих подписей можно поставить на трудовом договоре или допсоглашении к нему, а также на заявлении об увольнении.
Есть документы, для которых не требуется высокая защита подписи. Например, заявление на отпуск можно заверить простой электронной подписью. Но заводить отдельные подписи для различных документов нет смысла. Достаточно оформить одну, но именно ту, которая подходит для всех документов. Если у сотрудника уже есть подпись, переоформлять ее не надо. Он может продолжать ею пользоваться.
Какие документы оформить для перехода на ЭКДО. Если решили, что компания готова к переходу на ЭКДО, составьте два документа. Можно назвать их положениями. В первом опишите порядок ввода электронного документооборота. То есть укажите дату, когда начнете работать с ЭКДО, сведения о системе, перечень документов, которые переводите в электронный формат. А также категории работников, с которыми будете обмениваться электронными документами, и срок, в который уведомите их об этом.
Во втором положении напишите, по каким правилам будете вести электронный документооборот. Например, в какой срок работники должны подписывать документы, когда разрешаете отступить от правил и оформить бумажный документ вместо электронного. Перед тем как принять эти локальные акты, согласуйте их проекты с профсоюзом, если он есть в вашей организации.
Утвердите положения и ознакомьте с ними работников под подпись. Если планируете переводить на ЭДО только часть персонала, показывайте локальные акты тем, кого это касается.
Плюсы и минусы электронного кадрового документооборота
| Плюсы ЭКДО для компании | Минусы ЭКДО для компании |
|---|---|
|
Проще работать с сотрудниками, которых перевели на удаленку Не понадобится поджидать работников с разъездным характером работ Можно оперативно ознакомить всех сотрудников с новыми локальными актами Отметка о получении документов убережет от споров с сотрудниками Сократятся траты на бумажный документооборот — расход бумаги, печать, почтовые пересылки |
Понадобятся дополнительные расходы на создание системы, ее настройку и оплату подписей для сотрудников Большие трудозатраты на тестирование и отладку системы Придется составлять новые локальные акты по переходу на электронный документооборот Нужно выделить время, чтобы убедить сотрудников перейти на ЭКДО и обучить пользоваться новой системой |
Кто может отказаться от большинства кадровых документов. Микропредприятия вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов. Напомним, что к микропредприятиям относятся организации и ИП, доход которых за календарный год не превышает 120 млн руб. А численность работников составляет до 15 человек (подп. «а» п. 2 ч. 1.1 ст. 4 Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ).
Например, можно не составлять правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие акты. Есть обязательное условие — в трудовые договоры с работниками нужно включить условия, регулирующие вопросы трудового права (гл. 48.1 ТК). Обычно эту функцию выполняют локальные нормативные акты. Чтобы выполнить это обязательное условие, трудовые договоры заключаются по типовой форме (постановление Правительства от 27.08.2016 № 858). Если работодатель перестал быть микропредприятием, то не позднее четырех месяцев с даты внесения соответствующих изменений в Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений у данного работодателя надо привести в соответствие с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами. Типовую форму трудового договора можно уже не использовать. Вместо этого надо оформить правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности.
