Что директорам не нравится в бухгалтерах, а что они ценят

Нужно, чтобы бухгалтер решал проблемы, а не только приносил их руководителю 

ГЛАВБУХ: Роман Анатольевич, у вас крупная строительная компания, штатная бухгалтерия. На основании вашего опыта расскажите, как бухгалтеру добиться, чтобы руководитель ценил его работу?

РОМАН ВЯЛКОВ: Нужно уметь объяснять непонятные премудрости бухучета простыми словами. Тогда взаимопонимание будет лучше и даже на какие-то ошибки можно взглянуть по-другому.

Вы затронули тему ошибок. А было ли такое, что ошибка бухгалтера привела к серьезным последствиям?

Из-за невнимательности бухгалтер перечислил деньги не той компании. В базе были две организации с одинаковым названием. Сумма существенная и возврат ее потребовал много усилий, потому что компания оказалась неблагонадежной. Предлагала какими-то материалами закрыть эту сумму.

Да, невнимательность может дорого обойтись. А ведь еще бывает, когда бухгалтерия ошибается по незнанию?

Да. У нас было такое, что мы переплачивали налоги. Компания на упрощенке уже пять лет оказывает нам услуги по приобретению билетов. Она выставляла каждый месяц акты за услуги. За год это несколько миллионов. И только в прошлом году один из бухгалтеров разобрался, что мы можем возместить НДС с билетов, так как все авиакомпании и РЖД имеют общую систему налогообложения. За пять лет это существенные деньги.

Раз речь зашла о налогах, что здесь самое важное для бухгалтера? Правильно считать налоги или оптимизировать их?

И то и другое. Расчеты по налогам — это самая главная функция бухгалтера. Он должен заранее давать информацию руководителю о суммах планируемых налогов. Из чего они складываются — основные составляющие. Нужны предложения по их оптимизации.

Вы советуете бухгалтерам смотреть и на будущие цифры, планировать?

Обязательно. Я бы дал совет — говорить с руководителем на языке цифр и смотреть вперед. Предугадывать перспективу исходя из цифр отчетности, помогать принимать правильные решения.

А можно проиллюстрировать на примере, когда главбух удачно показал что-то на цифрах?

В компании требовалось принять решение по командировкам. Первый вариант — централизованно оплачивать проживание в командировках. То есть закрепленный специалист ищет гостиницы, заключает договоры, договаривается о скидках. Второй вариант — каждый сотрудник ищет гостиницу сам. Мне нужно было мнение главбуха. Какие будут затраты при каждом этом варианте. Главбух принес пояснение в цифрах и после обсуждения решили, что сотрудники ищут гостиницу сами с определенным лимитом.

Нужно ли бухгалтеру быть инициативным?

Нужно и важно, чтобы бухгалтер старался решать проблемы, а не только приносил их руководителю.

Бывает, что бухгалтер не старается найти способ решения, а сразу говорит, что это запрещено или просто не хочет что-то менять. У вас такое было?

Был случай, когда мы внедряли новую программу по учету перемещения инструмента между МОЛ. Мне пришлось преодолевать сопротивление главного бухгалтера. Она воспринимала это как дополнительную работу и не видела перспективы упрощения учета после внедрения. 

Давайте расскажем и о ситуации, когда бухгалтер помог решить проблему.

Как позитивный пример могу рассказать следующее. У организации возникла нехватка специалиста в отделе кадров. Это было в сезон большой загрузки и нового человека было бы сложно быстро адаптировать. Главбух предложил временно перевести одного из бухгалтеров по зарплате в отдел кадров, и это было отличное решение. Человек был в курсе всей специфики и быстро подхватил работу.

Как я буду уверен в компетентности бухгалтера, если она не изучает ничего нового

ГЛАВБУХ: Али Абдулаевич, вы решили отказаться от штатной бухгалтерии. А можете рассказать, что к этому подтолкнуло? Например, есть мнение, что бухгалтеры больше чай пьют, чем работают. Вы с этим сталкивались?

АЛИ ЯКУПОВ: Да, конечно. Сидит в ватсапе или в инете, решает дачные вопросы, видит, что я зашел, с умным видом переключается на 1С. Спрашиваю: «Сколько тебе в месяц нужно рабочих дней, чтобы вести бухгалтерскую отчетность, сделать производственный анализ?» Она говорит: «Мне нужно 10 дней, мне достаточно один-два раза в неделю прийти на работу». Но в табеле мы же ставим 22 рабочих дня, а не 10 дней. Зарплату она получает за 22 дня.

Значит, сложилось впечатление, что бухгалтер бездельничает. А на работе это сказывалось, ошибки были?

Ну да. Как-то попал в ситуацию, когда бухгалтер неправильно отражала премии по зарплате. Пришла налоговая проверка, были большие штрафы, еле выкрутились. И другие случаи были. Налоговая документы заворачивала.

Вы считаете, что претензии возникли из-за некомпетентности бухгалтера?

Проверки же это показали. Я как руководитель должен быть уверен в квалификации своего бухгалтера. А насколько она компетентна, я же не могу за бухгалтера дублировать все это, изучать законодательство. Как я буду уверен, если она не изучает ничего? Бухгалтерия усложнилась, электронный документооборот, отчетности, программа 1с обновляется. А бухгалтеры 20 лет назад закончили институты и думают, что они все пожизненно знают. Журналы читать надо, ходить на семинары и конференции, проходить сертификацию, а им лень.

Вы не направляли бухгалтера на обучение?

На курсы посылал. Нет, «я все знаю». Аттестовываться человек не хочет, это тоже о многом говорит. А мне нужно убедиться, что человек в курсе сегодняшней бухгалтерии. Формы отчетности обновляются. Все это нужно отслеживать.

Что же, бухгалтер не следила за обновлениями?

Не то чтобы не следила. В 1С постоянно модификации, а она разобраться не может. Спрашивает айтишника, а он говорит — «В изменениях бухгалтерии я же вас не буду обучать. Учить как проводки делать». Как-то я предложил, чтобы аудиторы проверили учет за несколько лет. Так она говорит: «Я подготовлюсь к аудиту, мне нужно полгода». Ну, значит, что-то неправильно сделала, раз нужно подготовиться.

Что еще вам не нравилось в бухгалтере?

Когда сомневался, спрашивал, почему это так, почему такие цифры. Она сразу — «Вы ничего не понимаете, я бухгалтер, я делаю так, как положено». Или «Это запрещено законом».

А как вы поступали, если бухгалтер говорила, что это запрещено или возникали сомнения?

Нельзя зависеть от мнения одного бухгалтера. Обычно я спрашивал еще у двух знакомых бухгалтеров и решал, что делать. Вот у моего товарища бухгалтер читает изменения, сидит на форумах, советуется с другими бухгалтерами. Обращался к ней.

Безалаберность и неорганизованность бухгалтера приводят к штрафам

ГЛАВБУХ: Тимофей Константинович, у вас штатный главбух. Вы ей довольны?

ТИМОФЕЙ: Честно скажу, не особенно доволен. Обыкновенная безалаберность у нее. Отчет в ПФР сдала на два дня позже. Наверно нужно, чтобы штрафы она платила из своего кармана. Тогда, может, будет следить за сроками тщательнее.

А проблема только в отчетности, другие дела бухгалтер успевает вовремя?

Если бы. У нас упрощенная система. Чтобы посчитать налог, расходы не нужны. Но для управленческого учета нужно понимать расходы. Сотрудник смотрит в 1С, а документы по расходам не введены.

Получается, бухгалтер не учитывает потребности других подразделений? 

Получается, что так. Могу еще рассказать. Клиентам нужны подробные акты на наши услуги. От менеджеров узнал, что главбух отказалась подробные акты делать. Говорит: «Вам нужны, вы и делайте».

Но, может быть, менеджерам действительно проще сделать акты, они лучше знают, что конкретно в них написать.

Может быть. Но можно же компромисс какой-то найти. Зато когда бухгалтерии что-то нужно, она начинает терроризировать всех.

Что же ваш бухгалтер такое делает, что достает всех?

Менеджеры получают ежемесячные премии — процент от суммы поступившей выручки. 1-го числа она уже требует, чтобы ей дали суммы премий. Но премии же нужно посчитать. Зарплату выдаем 15-го числа. Почему именно 1-го числа бухгалтерии надо получить эти данные.

А квалификацию вашего бухгалтера как вы оцениваете? С этим не было проблем?

Сложно сказать. Был случай, когда налоговая прицепилась к чему-то, требования присылала. Бухгалтер уперлась  — пусть юристы разбираются. А почему я должен обращаться к юристам, если это вопрос налогов, отчетности. Услуги юристов недешевые. В результате она сама сходила в инспекцию, разобралась. Но сколько споров было, сколько времени потратили.