Три пункта в положении о подотчетных спасут от недоимок по НДФЛ и взносам
Добавьте в положение о расчетах с подотчетными лицами эти три пункта. Во-первых, так будет проще собрать документы с работников. Во-вторых, станет меньше рисков, связанных с доначислениями налогов и взносов по однодневным командировкам. Возьмите из статьи образцы формулировок, чтобы подотчетники сами следили за документами, а не перекладывали эту обязанность на бухгалтера.
Пункт 1: установите запрет на скан-образы документов
Сотрудник должен подтвердить, на что он потратил подотчетные деньги. И для этого нужны оригиналы документов, копии не подойдут. Это касается всех работников, включая тех, кто работает удаленно. Принимать к учету пересланные по почте скан- или фотокопии нельзя.
Дело в том, что скан-образ — это не аналог бумажного документа. Подлинники на бумаге понадобятся в любом случае. Без них не получится обосновать расходы. Поэтому просите сотрудников представить оригиналы. При этом для некоторых документов подойдет и простая распечатка. Например, электронные авиа- и железнодорожные билеты.
Будет проще получить оригиналы, если напишете об этом локальном акте, например в положении о расчетах с подотчетными лицами. Образец 1 — ниже.
- Первичка
Первичка
Перечислите список документов, которые обязан получить подотчетник от продавца.- Требование
Требование
Установите, что подотчетники обязаны представлять оригиналы документов.- Непотраченные подотчетные
Непотраченные подотчетные
Пропишите, как поступить подотчетнику, если он ничего не потратил.
На заметку
ККТ при выдаче и возврате подотчетных сумм применять не нужно
ККТ используют при расчетах за товары, работы или услуги. А расчеты — это выплаты, получение денег наличными и в безналичном порядке. Если компания просто выдает или принимает деньги у подотчетников, никаких расчетов не происходит. С этим согласны и в ФНС (п. 3 письма от 10.08.2018 № АС-4-20/15566).
При расчетах через подотчетников ККТ применяет только организация-продавец (письма Минфина от 05.08.2019 № 03-01-15/58816, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566).
Пункт 2: пропишите четкий срок для сдачи авансового отчета
Еще по этой теме
Авансовые отчеты по корпкартам: предостережения и поблажки от ФНС
Руководитель компании вправе устанавливать по своему усмотрению срок, в который подотчетник должен представить авансовый отчет. При этом для командировочных расходов установлен конкретный срок — три рабочих дня после окончания командировки (п. 26 Положения, утв. постановлением Правительства от 13.10.2008 № 749). Установите конкретный срок в локальном акте. Вы вправе как установить единый срок — три рабочих дня, так и отделить командировочные от прочих подотчетных расходов. Образец 2 — ниже.
- Сроки
Сроки
Пропишите, в какие сроки работник обязан сдать авансовый отчет и подтверждающие документы по израсходованным суммам.
Пункт 3: предусмотрите выплаты вместо суточных при однодневной командировке
При командировках по России в местность, откуда сотрудник может вернуться домой в тот же день, суточные не выплачиваются (п. 11 Положения, утв. постановлением № 749). Но компания может предусмотреть вместо суточных другую выплату.
Проблема в том, что расход суточных подтверждать не нужно. Любые другие расходы надо обосновать. Получается, что при поездках одним днем работник обязан представить вам документы, на что он потратил выплату, которую получил взамен суточных (письмо Минфина от 09.09.2021 № 03-04-05/73114). Если не подтвердить расходы, потребуется начислить и НДФЛ, и взносы (письма Минфина от 02.10.2017 № 03-15-06/63950 и от 17.05.2018 № 03-15-06/33309).
Правила по оплате расходов в командировке компания может прописать как в отдельном документе, так и включить в положение о подотчетниках.
Обычно суточные сотрудники тратят в поездке на питание. Однако в Минфине считают, что такие расходы с командировками не связаны (письмо от 09.10.2015 № 03-03-06/57885). Если вы будете отстаивать иной подход, будьте готовы к спорам с налоговиками.
Если расходы связаны непосредственно с поездкой, вы можете возместить их без опасений. Это, к примеру, расходы на парковку, хранение багажа, на такси или каршеринг. Но это все обычные затраты, которые вы и так должны возместить работнику, если он их подтвердит (ст. 168 ТК).
Сотруднику можно даже возместить больше того лимита, который не облагается НДФЛ и взносами, — 700 руб. в день. Ведь закон нормирует только суточные, а дополнительная выплата за однодневную командировку к ним не относится. Тем более работник подтверждает ее расход документами.
Вы можете не выплачивать работнику суточные в случае однодневной командировки, а возмещать расходы уже по факту. Смотрите образец 3 ниже.
- Расходы
Расходы
Перечислите в положении о командировках, какие расходы за период однодневной командировки готовы компенсировать сотрудникам.
Если у вас в компании принято оплачивать суточные даже при однодневной командировке и вы готовы их отстаивать, предъявите следующие аргументы. Сотрудники часто выезжают и возвращаются из таких командировок за пределами предусмотренного восьмичасового рабочего дня. Они тратят в поездках значительную часть своего личного времени. Поездка может занять и 12, и 16 часов в день. Все это требует дополнительных расходов, например на питание. В такой ситуации выплата напрямую связана с исполнением работниками своих должностных обязанностей. Значит, компания вправе не удерживать НДФЛ и не начислять взносы с выплат в пределах 700 руб. в день.
Судьи считают, что к выплатам взамен суточных в случае однодневной командировки нужно применять те же правила, что и к самим суточным. По сути, это одно и то же (постановление Президиума ВАС от 11.09.2012 № 4357/12).
Если выплата установлена во внутренних локальных нормативных актах компании и укладывается в лимит 700 руб. в день, не нужно платить ни НДФЛ, ни страховые взносы. Подтверждать расходы тоже не понадобится (постановления ФАС Московского округа от 26.04.2012 № А40-83149/11-116-236, арбитражных судов Поволжского округа от 07.08.2020 № Ф06-64076/2020 и Волго-Вятского округа от 24.01.2020 № Ф01-7777/2019).
за правильный ответ
