Иностранец стал резидентом
Расчет НДФЛ с выплат работнику зависит от двух факторов:
— какой статус он имеет: резидент или нерезидент;
— из какой страны прибыл: для безвизовых стран есть свои особенности.
При этом является ли сотрудник иностранцем или гражданином России, значения не имеет. Если сотрудник работает в России и является резидентом, ставка НДФЛ по нему — 13 процентов. Резидент — это человек, который пробыл в России не менее 183 календарных дней из последних 12 месяцев (п. 2 ст. 207 НК). Выезды за границу для лечения или учебы сроком менее шести месяцев на расчет не влияют.
Также ставку 13 процентов используйте в отношении иностранных сотрудников — высококвалифицированных специалистов, а также беженцев, иностранцев на патенте и работников из стран ЕАЭС. В Евразийский экономический союз помимо России входят четыре страны — Белоруссия, Казахстан, Киргизия и Армения. Они приравниваются к гражданам России. Им патент не нужен. По патенту могут работать граждане других стран, которым для работы в России не нужна рабочая виза. Это, например, сотрудники из Узбекистана или Молдавии.
Если сотрудник не относится ни к одной из перечисленных категорий и при этом нерезидент, НДФЛ удерживайте по ставке 30 процентов (п. 3 ст. 224 НК, см. таблицу).
Ставки НДФЛ для резидентов и нерезидентов
| Ставка НДФЛ | Для резидентов | Для нерезидентов |
|---|---|---|
| 13 процентов | Зарплата и другие доходы, кроме облагаемых по ставке 15% и 35% | Зарплата не больше 5 млн руб. иностранцев с патентом, граждан из ЕАЭС, высококвалифицированных специалистов, беженцев и получивших в РФ временное убежище |
| 15 процентов | Зарплата и другие доходы в части налоговой базы, превышающей 5 млн руб. в год, кроме облагаемых по ставке 35% | Зарплата в части, превышающей 5 млн руб. в год, иностранцев с патентом, граждан из ЕАЭС, ВКС, беженцев и получивших в РФ временное убежище, а также дивиденды |
| 30 процентов | — | Прочие доходы нерезидентов |
| 35 процентов | Выигрыши и призы | — |
Как подтвердить налоговый статус работника. Обязанность определять статус налоговики возлагают на компанию (письмо ФНС от 22.05.2018 № БС-4-11/9701). Сотрудник не обязан предъявлять компании документ о налоговом статусе. Но никакого конкретного перечня бумаг в Налоговом кодексе нет.
Самый безопасный вариант — попросить физика получить подтверждение своего налогового статуса в инспекции и передать его в бухгалтерию (письмо Минфина от 22.02.2017 № 03-04-05/10518). Так вы снизите риск доначисления НДФЛ и удержите с работника правильную сумму.
Чтобы подтвердить статус резидента, работнику следует подать заявление. Проще всего сделать это в электронной форме через сервис на сайте ФНС по адресу service.nalog.ru/nrez/.
Документ, который подтверждает статус налогового резидента, также имеет уникальный код. По этому коду можно проверить подлинность документа.
Кроме того, вы можете по старинке проверить загранпаспорт работника. Посмотрите, какие в нем стоят отметки о пересечении границ (письмо Минфина от 21.04.2020 № 03-04-05/31921). Также подойдут миграционная карта, табель учета рабочего времени и прочие документы.
На какой день определять ставку. Статус работника компания определяет на дату получения дохода (письмо ФНС от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584). Для зарплаты пока это последний день месяца. Если сотрудник, например, на 30 сентября стал резидентом, налог с зарплаты за этот месяц считайте по ставке 13 процентов. При этом правила расчета зависят от того, может ли ваш работник до конца года снова стать нерезидентом или его статус уже не изменится.
Если статус еще может поменяться, налог за месяц, в котором работник стал резидентом, посчитайте по ставке 13 процентов и с учетом вычета. За предыдущие месяцы налог не пересчитывайте и вычет не предоставляйте, ведь работник еще может снова стать нерезидентом. Заполните раздел 2 формы 6-НДФЛ для каждой ставки налога — 13 и 30 процентов.
Иностранцы вправе получать детский вычет, как только станут резидентами России. Это правило касается и тех иностранцев, которые платят налог по ставке 13 процентов, например беженцев. Чтобы получить вычеты, иностранец должен написать заявление и принести свидетельства о рождении детей. Если документы на иностранном языке, их надо перевести и заверить перевод у нотариуса.
Если статус работника уже не поменяется, значит, можно пересчитать НДФЛ со всех доходов с начала года (письмо Минфина от 15.02.2016 № 03-04-06/7958). Все доходы работника будут облагаться по ставке 13 процентов. При этом НДФЛ, удержанный и перечисленный по ставке 30 процентов, вы можете зачесть только в счет уплаты налога, исчисленного по ставке 13 процентов, именно по этому работнику (письма Минфина от 27.02.2018 № 03-04-06/12086 и ФНС от 26.11.2015 № ОА-3-17/4483). Если весь налог зачесть не получится, разницу вернет сам работник через свою ИФНС.
ПРИМЕР 4
Перерасчет НДФЛ
| Показатель | Сотрудник-беженец | Сотрудник — иностранец без особого статуса |
|---|---|---|
| Доход с апреля по август включительно | 200 000 руб. | |
| НДФЛ за период с апреля по август | 26 000 руб. 200 000 ₽ × 13% | 60 000 руб. 200 000 ₽ × 30% |
| Излишне удержанная сумма | — | 34 000 руб. 200 000 ₽ × 17% (30 – 13) |
| Доход за сентябрь | 40 000 руб. | |
| Расчет налога за сентябрь | 4108 руб. (40 000 ₽ – 1400 ₽ × 6 мес.) × 13% | |
| Сумма на руки за сентябрь | 35 892 руб. 40 000 – 4108 | 40 000 руб. 4108 руб. < 34 000 руб. |
Когда будете заполнять 6-НДФЛ, не делите выплаты по разным ставкам. Ведь все доходы работника с начала года теперь облагаются по ставке 13 процентов.
В строке 140 отразите налог, исчисленный по ставке 13 процентов, а в строке 160 — НДФЛ, который фактически удержали у работника, то есть с учетом налога по ставке 30 процентов. Переплату покажите как излишне удержанную как в разделе 2, так и в справке о доходах за год. Из раздела 2 по ставке 30 процентов исключите все показатели по сотруднику, который стал резидентом.
