Что поменяли в порядке заполнения

Выделим две поправки, которые произошли в отчетности.

Численность. Уточнили, что сдавать форму в электронном виде обязательно при численности персонала больше 10 человек, а не 25. Поправка техническая, цифра в 10 человек прописана в законе (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Считать показатель нужно за предшествующий отчетный период. Для СЗВ-ТД это предшествующий месяц.

Несоблюдение электронной формы отчета, если она обязательна, грозит компании штрафом в размере 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).

Код трудовой функции. Прописали, что код надо указывать только в СЗВ-ТД о приеме на работу или постоянном переводе. В остальных случаях, включая увольнение, код можно не приводить.

Важная деталь
Код трудовой функции указывайте только при приеме на работу или переводе.

Код возьмите из классификатора ОК 010-2014 (МСКЗ-08). Общероссийский классификатор занятий, утвержденный приказом Росстандарта от 12.12.2014 № 2020-ст. Первые четыре цифры — это код наименования группы занятий. А пятая цифра — контрольное число. Это обязательное требование. И не важно, применяете вы профстандарты или нет.

В классификаторе ищите не конкретные должности или профессии, а обобщенные группы занятий. Учтите, что они могут не совпадать с наименованиями в штатном расписании. Например, должности «бухгалтер по расчету с контрагентами» и «старший бухгалтер по расчету зарплаты» в классификаторе обозначаются одним кодом — 2411.6 «Бухгалтеры». Если допустите ошибку в коде выполняемой функции, сведения в исходном СЗВ-ТД придется отменить и подать правильные.

Основные группы занятий систематизированы не по видам деятельности, а по уровню квалификации. На него указывает первая цифра кода. Например, для двоих расчетчиков зарплаты с разным образованием код выполняемой функции будет различаться. У расчетчика с высшим образованием первая цифра кода будет 2 «Специалисты высшего уровня квалификации», а со средним образованием — 3 «Специалисты среднего уровня квалификации».

Две первые цифры вместе — подгруппа основной группы занятий. Они указывают на вид деятельности работника. Три первые цифры вместе — малая группа. Они показывают глубокую специализацию. Например, для главного бухгалтера — 121 «Управляющие финансово-экономической и административной деятельностью». Четыре цифры кода вместе указывают на начальную группу занятий работника.

В ней самая большая детализация выполняемой функции. Например, для главного бухгалтера код выполняемой функции — 1211.1 «Управляющие финансовой деятельностью».

Чтобы убедиться, что правильно подобрали код, посмотрите в классификаторе описания групп занятий. В них перечислены характерные работы и обязанности для групп данного уровня. Для начальных групп в классификаторе есть примеры занятий. Например, для кода выполняемой функции 3313: ассистент бухгалтера и помощник бухгалтера.

Если описание не подходит к трудовой функции работника, посмотрите рекомендацию классификатора ниже примеров занятий. Для кода выполняемой функции 3313: бухгалтер — 2411, помощник актуария — 3314, бухгалтерский служащий — 4311.

Сомневаетесь, правильно ли выбрали код выполняемой функции? Проверьте себя по профстандарту по должности работника. В разделе I «Общие сведения» посмотрите таблицу «Группа занятий». В ней есть коды из классификатора. Например, вот какие коды указаны в профстандарте «Бухгалтер», утвержденном приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н: бухгалтеры — 2411, служащие по бухгалтерским операциям и учету — 4311 и т. д.

Конечно, профстандарт для конкретной должности или профессии работника может быть не утвержден. Ее может не быть и в классификаторе. В этом случае все равно ориентируйтесь на основные характеристики трудовой функции в классификаторе.

Если определить код так и не получается, обратитесь с письменным запросом в Минтруд или ПФР. Именно ПФР контролирует, чтобы код выполняемой функции в СЗВ-ТД был в формате ХХХХ.Х.

Коды выполняемых функций найдите заранее и укажите в штатном расписании. Добавьте для этого отдельную графу. Так вы быстрее заполните СЗВ-ТД при приеме или увольнении сотрудника. Ведь отчет нужно сдать быстро — не позднее следующего дня с даты издания приказа.

Бывает, что у сотрудника есть сразу несколько трудовых функций. В таком случае выберите код той функции, на которую у сотрудника уходит больше времени. Например, бухгалтер наряду со своими обязанностями выполняет обязанности кассира. Поскольку бухгалтерской работы у него больше, в графе 6 отчета СЗВ-ТД указывайте код для бухгалтеров — 2411.6.

Еще пример. В небольшой компании специалист по кадрам занимается и подбором персонала, и ведением кадровой документации. Работы с документами у него больше, в графе 6 отчета СЗВ-ТД у него будет код выполняемой функции специалиста по кадрам — 4416.6 «Служащие по ведению кадровой документации».