В каких случаях и как заполнять отчет
Отчет СЗВ-ТД заполняйте только по кадровым изменениям. Если в текущем месяце с работниками ничего не происходило, отчитываться не надо. Сроки сдачи смотрите в таблице.
Сроки сдачи СЗВ-ТД
| Основание для сдачи | Срок |
|---|---|
| Прием на работу или увольнение сотрудника | Не позднее рабочего дня, который следует за днем издания приказа или другого документа об оформлении или прекращении трудовых отношений |
| Перевод на другую постоянную работу, переименование организации или подача заявления о выборе формы трудовой книжки | Не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые мероприятия |
Компания не издает приказ о приеме на работу. Если при приеме на работу ваша компания не издает приказ, при заполнении СЗВ-ТД в графах 8—10 «Основание» указывайте реквизиты трудового договора. Отчет нужно сдать в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления трудового договора. Если в графах 8—10 укажете два документа — и приказ, и трудовой договор, ошибкой это не будет. ПФР такой отчет примет.
Отпуск с последующим увольнением. Предположим, 11.09.2022 был издан приказ об отпуске с 19.09.2022 с последующим увольнением и днем увольнения был указан последний день отпуска — 30.09.2022. В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» нужно указать дату увольнения — 30.09.2022. Срок сдачи СЗВ-ТД зависит не от даты увольнения, а от даты издания приказа об увольнении. Если 11.09.2022 был издан приказ об отпуске с 19.09.2022 с последующим увольнением и днем увольнения был указан последний день отпуска — 30.09.2022, сдать СЗВ-ТД нужно не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа, то есть 12.09.2022.
В компании сменился директор. Отчет заполняйте по обычным правилам. Подайте две формы: об увольнении на прежнего руководителя и о приеме на работу на нового. Но есть один нюанс. Если компания обязана отчитываться электронно, СЗВ-ТД подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя. Если компания не успеет оформить электронную подпись новому директору, она не сможет подать на него форму СЗВ-ТД до конца следующего рабочего дня. А это штраф — 500 руб. (ч. 3 ст. 17 Закона № 27-ФЗ). Если сдать в срок, но на бумаге, штраф будет еще больше — 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
В Пенсионном фонде считают, что штрафа в данной ситуации не избежать. В законе эта ситуация никак отдельно не прописана, потому действуют общие нормы: за опоздание штраф и за неправильный формат тоже штраф.
Судебная практика складывается в пользу компаний. Нельзя штрафовать компанию, если нет ее вины (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 05.08.2022 по делу № А46-18628/2021). Это правило из статьи 109 НК судьи переносят и на отчеты в ПФР. У нового руководителя не было электронной подписи, поэтому отправка формы СЗВ-ТД на бумаге в данном случае не нарушение. Напротив, компания сделала все, чтобы не пропустить срок. В ПФР не смогли доказать, что задержка с оформлением подписи произошла по вине компании. Такой же вывод — в постановлении Пятого арбитражного апелляционного суда от 06.08.2021 № А59-5449/2020. Вердикт судей — формальный подход в данном случае недопустим, штраф следует снять.
Избежать штрафа можно в том случае, если в организации будет еще как минимум один человек, который имеет право подписи. Ведь отчетность может подписывать не только руководитель, но и доверенное лицо. Тогда проблем не будет ни с одним ведомством. Это самый простой способ. При этом смена руководителя действие доверенности не прекращает (письмо ФНС от 18.11.2019 № БС-4-11/23406). Такого основания в законодательстве нет (п. 1 ст. 188 ГК).
