Льготники, декретницы, мобилизованные — кого включить в график отпусков на 2023 год
- 1Впишите льготников в график отпусков
- Можно ли потом передумать
- 2Для мобилизованных есть особенности
- Включать ли их в график
- 3Особые правила для новичков
- Кого из них указать в графике
- 4График отпусков составьте по форме № Т-7 или разработайте свой бланк
- В этом году можно чуть задержаться
К 19 декабря включительно в компании должен быть готов график отпусков. Исключение предусмотрено только для микропредприятий, которые заключают с сотрудниками трудовые договоры по типовой форме. Остальным начинать подготовку нужно уже сейчас. Определитесь, каких работников вы будете включать в график. В этом году появилась новая особая категория сотрудников — призывники.
Льготники: кто из сотрудников относится к этой категории
Учтите в первую очередь пожелания льготников. Кто относится к таковым, посмотрите в таблице. Распространенная ошибка — некоторые бухгалтеры считают, что поскольку работники-льготники могут использовать отпуск в любое удобное им время, то и оснований включать их в график отпусков нет. Это не так, в график нужно включить всех, кто проработал в компании минимум шесть месяцев. Выбрать даты для отдыха работник и должен как раз при составлении документа. Ведь график обязателен как для компании, так и для работников. А тут получается, что это правило нарушается. Исключение возможно только для тех, кто стал льготником уже в течение года, например у работника родился третий ребенок. Раздайте сотрудникам специальную памятку. Так им будет проще сделать выбор и согласовать даты между собой.
При этом работодатель не может отказать льготнику в переносе отпуска, даже если он прописан в графике. Такой вывод сделали в Минтруде (письмо от 08.12.2020 № 14-2/ООГ-17786). Достаточно подать заявление. Чиновники советуют установить разумный срок для подачи льготниками заявлений о переносе отпуска (письмо от 27.02.2020 № 14-2/ООГ-1439). Иначе есть риск для компании опоздать с его оплатой.
Позиция спорная. Сроки для отпуска прописывают в графике, и они обязательны для всех. Изменить их можно только по договоренности сторон. Исключение из этого правила может быть только одно — если сотрудник стал льготником уже в течение года, например у него родился третий ребенок, а первым двум нет еще 18 лет или жена собралась в декретный отпуск. Если же принять точку зрения Минтруда, возникает два вопроса. Первый: за сколько конкретно дней сотрудник должен сообщить о том, что передумал? Разумный срок это сколько дней? И второй вопрос: а сколько раз льготник может передумать? Наш совет — договоритесь с льготником, что он, во-первых, может передумать, но только один раз, а во-вторых, пусть сообщит вам об этом не позднее чем за две недели до начала отпуска. Пропишите этот срок в правилах внутреннего трудового распорядка, например, как на образце ниже.
При этом никаких дисциплинарных взысканий за нарушение этого пункта быть не может. Более того, в Роструде полагают, что взять отпуск не по графику льготник может в любое время, в том числе меньше, чем за две недели до его начала (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 170339 от 09.10.2022).
Призывники, декретницы, совместители: для них особые правила
В график отпусков включают всех работников, с которыми у компании заключен трудовой договор. Это в том числе те, кто постоянно работает дистанционно (письма Минтруда от 09.04.2020 № 14-2/В395, от 27.03.2020 № 14-2/В-321, Роструда от 14.05.2021 № ПГ/12255-6-1, от 09.03.2021 № ПГ/03709-6-1). Но есть три особые категории работников.
Мобилизованные. С мобилизованными сотрудниками трудовой договор не расторгается, а приостанавливается (ст. 351.7 ТК). Это особая ситуация, которая в ТК не прописана. В Роструде считают, что таких работников в график отпусков включать не нужно (онлайнинспекция.рф, ответ на вопрос № 170911 от 21.10.2022). Однако эти сотрудники остаются в штате и продолжают накапливать отпускной стаж, поэтому вы можете включить их в график отпусков (ч. 7 ст. 351.7 ТК).
На какой месяц планировать отпуск мобилизованного, решайте сами. В любом случае в течение шести месяцев после возобновления трудового договора сотрудник вправе взять отпуск в удобное для него время (ч. 9 ст. 351.7 ТК). Если решите указывать в графике даты, отпуск планируйте сразу на 28 дней подряд, на части его не делите. Исключение — если сможете получить от работника письменное согласие разбить отдых (ч. 1 ст. 125 ТК).
Осторожно
Отпуск совместителю полагается одновременно по всем местам работы.
Вписывать в график только фамилию сотрудника и количество дней отпуска и не указывать период мы не советуем. График без дат — это нарушение (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ/59141-6-1).
В графе «Примечание» укажите, что сотрудник мобилизован и трудовой договор с ним приостановлен. В случае проверки для инспектора это будет обоснованием, почему у сотрудника был запланирован отпуск, а работодатель его не предоставил. При этом ознакомиться с графиком мобилизованный, скорее всего, не сможет, поэтому графу с подписью можно оставить пустой.
Декретницы. За работницами в декрете сохраняется рабочее место, трудовой договор с ними продолжает действовать, он не приостанавливается. Проблема в том, как получить от них пожелания по отпуску, если они и так уже в отпуске, только декретном. При этом выйти из детского отпуска сотрудница может в любой момент. Посмотрите, кто из сотрудниц точно выходит из декрета в 2023 году, потому что ребенку исполняется три года или от них уже есть заявление о выходе на работу. Если такие есть, вы можете включить их в график. Если нет, решите, вписывать ли их в график (письма Минтруда от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17895, от 10.12.2020 № 14-2/ООГ-17893, от 09.12.2020 № 14-2/ООГ-17854). Но и в этом случае работницы смогут взять отпуск в одностороннем порядке сразу после декрета.
Внешние совместители. Таких работников нужно включить в график. Но следует попросить сотрудника представить справку с основного места работы или выписку из графика отпусков, где будут указаны даты его отпуска. Ведь отпуск совместителю полагается одновременно по всем местам работы (ч. 1 ст. 286 ТК). И тут есть риск опоздать с утверждением графика, если основной работодатель поздно представит данные. Кроме того, даже если сведения об отпуске совместителя включить в график, а работник перенесет свой отпуск по основному месту работы, график придется скорректировать.
На заметку
В какой срок утвердить график отпусков
Конкретный срок для графика не установлен. Составить его нужно не позднее чем за две недели до наступления нового календарного года, то есть до 17 декабря включительно (ч. 1 ст. 123 ТК). В 2022 году этот день выпадает на субботу. Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день (ч. 4 ст. 14 ТК). Поэтому в 2022 году крайний срок приходится на 19 декабря (письмо Минтруда от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Если не утвердите график в срок, трудинспекторы оштрафуют компанию на сумму от 30 000 до 50 000 руб., а директора — от 1000 до 5000 руб.
Новички: как поступить с новыми сотрудниками
Если в компании есть новые сотрудники, включите их в график только в том случае, если приняли на работу в первой половине года. Ведь право на отпуск работники получат только по истечении шести месяцев работы (ч. 2 ст. 122 ТК). На отпуск раньше этого срока могут рассчитывать, например, работники младше 18 лет или женщины перед отпуском по беременности и родам или сразу после него.
Если сотрудник устроился к вам в июле или позже, вы также можете сразу включить его в график. Или позднее формить приложение к графику.
Правила по отпускам. Памятка для сотрудников
Продолжительность вашего отпуска — 28 календарных дней. Определиться с датами отпуска на будущий год должны все сотрудники, в том числе и льготники. Сообщите о своих пожеланиях по отпуску не позднее 30 ноября.
Перечень сотрудников-льготников, которые имеют право использовать отпуск в удобное для них время
| Категория сотрудников | Основание |
|---|---|
| Работники, у которых как минимум три ребенка младше 18 лет, при этом самому младшему из них еще нет 14 лет | Ст. 262.2 ТК |
| Родители детей-инвалидов в возрасте до 18 лет | Ст. 262.1 ТК |
| Сотрудник в возрасте до 18 лет | Ст. 267 ТК |
| Работники Крайнего Севера и приравненных к нему территорий, если сопровождают ребенка, который поступает в образовательное учреждение в другой местности | Ч. 5 ст. 322 ТК |
| Сотрудник — супруг (супруга) военнослужащего — одновременно с отпуском супруги (супруга) | П. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 № 76-ФЗ |
| Работник, которого отозвали из отпуска с его согласия, в отношении неиспользованной части отпуска | Ч. 2 ст. 125 ТК |
| Сотрудники-совместители на время отпуска по основной работе | Ст. 286 ТК |
| Работник — почетный донор | Подп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 № 125-ФЗ |
| Сотрудники, пострадавшие от чернобыльской катастрофы | П. 5 ст. 14 Закона от 15.05.1991 № 1244-1 |
| Герои Соцтруда и полные кавалеры ордена Трудовой Славы, участники ВОВ, инвалиды войны и ветераны боевых действий | Ст. 6, ст.14—19 Федерального закона от 12.01.1995 № 5-ФЗ |
| Герои Советского Союза и Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы | П. 3 ст. 8 Закона от 15.01.1993 № 4301-1 |
| Мобилизованные в течение шести месяцев после демобилизации | Ст. 351.7 ТК |
| Сотрудница перед началом отпуска по беременности и родам или сразу после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком | Ст. 260 ТК |
| Работник, у которого жена находится в отпуске по беременности и родам | Ч. 4 ст. 123 ТК |
По согласованию со своим непосредственным руководителем вы можете разбить отпуск на части. Но одна из них в любом случае должна быть не меньше 14 дней. Остальные могут иметь любую продолжительность — один, два, пять дней и т. п. Вы можете попросить отпуск только на рабочие дни — с понедельника по пятницу. Или с субботы одной недели по воскресенье другой. При этом отпуск только на выходные дни запрещается. Если у вас есть неотгулянные дни с прошлых лет, присоедините их к отпуску на 2023 год. Количество дней уточните в отделе кадров.
По какой форме составить график
Для графика отпусков предусмотрена специальная форма № Т-7, которая утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Однако использовать такой бланк необязательно, можно разработать свой (письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Образец ниже. Отпуск указывайте полный — 28 календарных дней или больше. В Трудовом кодексе нет положений, которые обязывали бы включать в график только те дни отпуска, которые сотрудник заработал.
Ознакомьте сотрудников с графиком отпусков. Собрать подписи можно на отдельном ознакомительном листе. Но проще добавить в форму графика отдельный столбец, чтобы каждый сотрудник напротив своей фамилии указал дату и поставил подпись.
На заметку
В какие месяцы выгоднее оформить отпуск
Идти в отпуск выгоднее всего в те месяцы, в которых больше рабочих дней. Ведь в этом случае работник получит не только отпускные, но и зарплату за отработанные дни. Если в месяце нерабочих дней много (например, в январе, феврале, апреле и мае), то рабочий день сотрудника в этом месяце стоит дороже. Поэтому работнику невыгодно брать в месяце с праздниками отпуск, который придется на рабочие дни месяца. Напротив, выгоднее всего идти в отпуск в те месяцы, в которых больше рабочих дней. Например, в марте, августе или октябре.
за правильный ответ
