Пять ответов о расходах компании и предпринимателя на упрощенке

Можно ли на упрощенке учесть расходы предпринимателя в деловых поездках

Предприниматель на УСН часто ездит в деловые поездки в другие города, чтобы найти новых клиентов. Можно ли учесть командировочные расходы для уменьшения единого налога?

Минфин считает, что ИП не относится к категории работников и у него нет работодателя. Поэтому направить предпринимателя в командировку нельзя. Ведь командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя (ст. 166 ТК). Даже если поездки связаны с бизнесом, считать их командировками неправильно. А значит, расходы ИП на оплату жилья, проезда или суточные налоговую базу по единому налогу не уменьшают (письма Минфина от 16.08.2019 № 03-11-11/62269, от 26.02.2018 № 03-11-11/11722).

Как ИП списать расходы, которые возникли до перехода с общей системы на УСН

Перешли с общей системы на УСН. Может ли ИП учесть расходы, которые были частично оплачены до перехода на упрощенку?

После перехода на УСН с объектом «доходы» предприниматель не вправе учитывать расходы, в том числе переходные (п. 1 ст. 346.18 НК). На упрощенке с объектом «доходы минус расходы» учет зависит от момента оплаты и вида расходов. Те расходы, которые не были оплачены на общем режиме, сможете списать на упрощенке после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). При этом расходы должны быть из закрытого перечня, указанного в пункте 1 статьи 346.16 НК. Для некоторых расходов есть особые условия для списания. Например, расходы на покупку товаров для перепродажи можно списать только при выполнении трех условий: товары поступили, оплачены и реализованы (подп. 23 п. 1 ст. 346.16, подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК, письмо Минфина от 29.10.2019 № 03-11-11/83065).

Расходы, которые были полностью оплачены до перехода на УСН, учесть нельзя. Дело в том, что на индивидуального предпринимателя не распространяются положения подпункта 4 пункта 1 статьи 346.25 НК, которые предусматривают право компаний учитывать переходные расходы, даже если они были оплачены на общей системе (письма Минфина от 19.10.2020 № 03-11-11/90996, от 17.05.2019 № 03-11-11/35597).

Что с расходами предпринимателя при переходе с УСН на патент

Мы занимаемся перевозкой грузов и решили перейти с УСН на патент. Но сомневаемся, можно ли ИП учесть расходы, которые возникли до перехода на патент, если они оплачены уже после перехода?

Да, но при условии, что предприниматель не подавал заявление о прекращении деятельности на УСН, а перевел на патент только один из видов деятельности (письмо ФНС от 10.12.2021 № СД-4-3/17292). При этом расходы, которые относятся к периоду применения упрощенки, не относятся к ПСН, даже если оплата прошла после приобретения патента. Также не имеет значения, совпадает ли вид деятельности на УСН и патенте. Чтобы учесть расходы на упрощенке, соблюдайте общее правило: расходы признают после их оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). Также расходы должны быть экономически обоснованны, документально подтверждены и связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (п. 2 ст. 346.16, п. 1 ст. 252 НК).

Когда на упрощенке учитывать расходы по охране труда

Численность наших сотрудников превысила 50 человек. Теперь нам нужна служба или специалист по охране труда. Но мы не хотим заводить собственную службу, а планируем обратиться к аккредитованной компании на аутсорсинге. Можно ли учесть такие расходы при УСН?

Вы можете воспользоваться услугами сторонней компании, чтобы не создавать штатную службу или не принимать специалиста по охране труда (ст. 223 ТК). Однако такие расходы не будут уменьшать базу по единому налогу. Это связано с тем, что все компании и ИП на упрощенке могут уменьшить доходы только на те расходы, которые перечислены в пункте 1 статьи 346.16 НК. Расходы на оплату услуг аккредитованной организации по охране труда в этот перечень не входят. Поэтому учитывать их при расчете единого налога нельзя.

Расходы на оплату службы или специалиста по охране труда можно учесть, если у вас объект налогообложения — «доходы минус расходы» и такая служба или должность предусмотрена вашим штатным расписанием (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).

Можно ли на упрощенке учесть расходы, которые оплатила другая компания

Долг нашей компании перед контрагентом оплатило третье лицо. Можно ли признать такие расходы при расчете налога по УСН?

Минфин считает, что на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» нельзя учитывать расходы, оплаченные не самой компанией, а третьим лицом (письмо от 21.08.2020 № 03-11-11/73607). Но если возместите третьему лицу расходы, налоговую базу при УСН можете уменьшить на общих основаниях.