Две проводки, чтобы удержать с сотрудника подотчет, по которому нет документов

Представьте ситуацию: компания выдала сотруднику деньги под отчет. Но за полученную сумму работник не отчитался, а возможно, даже не принес покупку, на которую получил деньги. В этой ситуации вы вправе удержать с него подотчетную сумму. Какие проводки при этом сделать, смотрите ниже.

Проверьте, на сколько дней сотруднику выдавали деньги под отчет и точно ли он нарушил оговоренные сроки для сдачи документов. Если сроки нарушены, а деньги он не вернул, подотчет можно признать невозвращенным, а после взыскать эту сумму с сотрудника.

В день, когда работник должен был отчитаться или вернуть полученный аванс, сделайте в бухучете запись:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

отражена сумма, выданная под отчет работнику и не возвращенная в срок.

Удержать подотчетную сумму можно из ближайшей денежной выплаты, которую сотрудник получит от компании. Например, из зарплаты (п. 18 информационного письма Президиума ВАС от 29.12.2001 № 65). Но помните, что максимальный размер удержания из зарплаты за один месяц — 20 процентов за минусом НДФЛ (ст. 138 ТК). Если сумма аванса больше, то вычитать ее придется в течение нескольких месяцев, чтобы уложиться в 20-процентный лимит. Предупредите об этом работника.

Когда удерживаете деньги из дохода сотрудника, сделайте в учете проводку:

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

удержана из зарплаты сотрудника невозвращенная подотчетная сумма в день выплаты дохода.

Как будут выглядеть ваши бухгалтерские записи по удержанию подотчетной суммы с работника на цифрах, смотрите в примере. Рассмотрим ситуацию, когда сотруднику выдали аванс, но он потратил только часть денег, а остаток по какой-то причине не вернул.

Важная деталь

Удерживайте невозвращенный аванс из зарплаты работника, опираясь на 20-процентный лимит.

Пример. Как отразить в учете удержание неизрасходованных подотчетных денег из зарплаты сотрудника

Менеджеру по продажам Александру Кондратьеву выдали 3000 руб. на покупку канцелярских товаров. Он приобрел канцтовары всего на 2000 руб. и сдал их на склад. К авансовому отчету Кондратьев приложил все необходимые подтверждающие документы.

Остаток неизрасходованной подотчетной суммы — 1000 руб. (3000 — 2000) Кондратьев в срок не вернул. Эту сумму удерживают из его зарплаты по приказу руководителя организации и с письменного согласия самого Кондратьева.

Кондратьев работает на полставки, его оклад — 15 000 руб. Детей у него нет, поэтому стандартные налоговые вычеты по НДФЛ ему не предоставляют. Максимальная сумма, которую можно удержать из месячной зарплаты Кондратьева, составляет 2610 руб. ((15 000 ₽ — 15 000 ₽ × 13%) × 20%).

Сумма, которую надо удержать с Кондратьева, меньше максимально допустимой для удержания в одном месяце (1000 < 2610). Поэтому весь невозвращенный остаток подотчетной суммы компания взыскивает сразу. Бухгалтер делает в учете записи:

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 71

1000 ₽

отражена подотчетная сумма, не возвращенная в срок;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 70

15 000 ₽

начислена зарплата Кондратьеву;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»

1950 ₽

удержан НДФЛ с зарплаты Кондратьева (15 000 ₽ × 13%);

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 94

1000 ₽

удержана не возвращенная в срок подотчетная сумма в день выплаты зарплаты;