Как учесть новогодние расходы, чтобы избежать претензий налоговиков

1. Можно ли учесть в расходах новогодние премии сотрудникам?

По общему правилу выплаты сотрудникам к праздникам нельзя списать при расчете налога на прибыль. Они не связаны с трудовыми показателями, а значит, не относятся к производственным расходам (абз. 1 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК).

Однако если привяжете новогодние премии к показателям труда и профессиональным достижениям работников, сможете отнести эти суммы на расходы по налогу на прибыль. Главное, чтобы выплаты были предусмотрены в локальных актах, коллективном или трудовых договорах (письмо Минфина от 20.02.2021 № 03-03-06/1/12061). Если этого условия нет, внесите изменения до издания приказа о премировании.

2. А что если компания отнесет новогодние премии на расходы, но по итогам года уйдет в минус?

Если компания закончит год с убытками, но новогодние премии сотрудникам спишет в расходы по налогу на прибыль, у налоговиков могут возникнуть претензии. Не исключено, что они посчитают выплаты необоснованными, ведь все затраты должны быть экономически оправданны (п. 1 ст. 252 НК). Но тут у организации есть лазейка.

Укажите в приказе о премировании, что поощряете сотрудников не по итогам работы за год, а за конкретный проект или достижение. Также проверьте, чтобы работники выполнили необходимые для премирования показатели. Иначе проверяющие снимут расходы, а судьи их поддержат (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 22.05.2020 № Ф04-1562/2020).

При этом рискованно дважды признавать затраты на поощрение сотрудника за одно и то же достижение. Например, учесть премию по итогам работы за 2022 год и стоимость подарка за перевыполнение годового плана. Высок риск того, что одну из этих выплат инспекторы исключат из налоговых расходов.

Опасно списывать новогодние премии в расходы, если заканчиваете год с убытками

3. Как быть с расходами на оплату труда работников во время новогодних каникул?

Доплаты за работу в праздники можно учесть в составе расходов на оплату труда (п. 3 ст. 255 НК). Главное, чтобы работа сотрудников во время каникул была обусловлена производственной необходимостью. Для этого в приказе о выходе на работу укажите конкретные причины. Например, завершение проекта или устранение непредвиденных неполадок. Также будьте готовы предоставить проверяющим документы, подтверждающие фактический выход сотрудников на работу в выходные и нерабочие праздничные дни. Это могут быть табель учета рабочего времени, распоряжение директора, заявки на вахту, служебные записки в отдел безопасности о работе в праздничные дни и т. д.

Если оплачиваете работу сотрудников в выходные и нерабочие праздничные дни больше, чем в двойном размере, можете учесть в расходах по налогу на прибыль всю сумму. Это нам подтвердили налоговики. Главное предусмотрите повышенную оплату в локальном нормативном акте, коллективном или трудовом договоре (ч. 1, 2 ст. 153 ТК).

4. Можно ли списать затраты на украшение торговых витрин к Новому году?

Да, расходы на украшение витрин к Новому году можно учесть в составе рекламных расходов при расчете налога на прибыль (подп. 28 п. 1, п. 4 ст. 264 НК). Но только при условии, что цель этих затрат — привлечь клиентов и увеличить спрос на товары или услуги. Закрепите цель закупки новогодних украшений в приказе директора, а рост числа покупателей и увеличение спроса зафиксируйте в отчете о проведенных мероприятиях.

Украшать витрины к праздникам зачастую требуют местные или региональные власти. К примеру, в столице действует постановление правительства Москвы от 03.11.2009 № 1193-ПП. Документ предписывает компаниям оформлять фасады зданий и объясняет, как это делать. Московские организации обязаны выполнять эти требования, поэтому стоимость новогоднего оформления вправе учесть в составе прочих расходов (подп. 49 п. 1 ст. 264 НК).

5. Как поступить с расходами на новогоднюю елку и другие украшения офиса?

Если украшаете офис, склад или другое помещение, куда не попадают клиенты, расходы при расчете налога на прибыль безопаснее не признавать. Проверяющие могут назвать такие затраты экономически необоснованными. А компании будет сложно подтвердить, что праздничное оформление офиса помогает привлечь клиентов или улучшить спрос (п. 1 ст. 252 НК).

6. Как списать стоимость подарков для контрагентов?

По общему правилу стоимость подарков нельзя отражать в расходах. Не важно, кому и при каких условиях их вручаете. Это экономически необоснованные расходы, ведь речь идет о безвозмездной передаче (п. 16 ст. 270 НК, письмо Минфина от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819). Но и здесь есть выход.

Спишите подарки и новогодние сувениры на рекламные расходы. Но только в размере не более 1 процента выручки от реализации (п. 4 ст. 264 НК). И еще вам понадобится нанести на презенты контрагентам логотип или символику своей организации. Учтите, что в рекламных расходах нельзя учесть персональные подарки. Они должны быть ориентированы на неограниченный круг лиц (ст. 3 Федерального закона от 13.03.2006 № 38ФЗ).

7. Получится ли отнести подарки партнерам на представительские расходы?

Не стоит учитывать стоимость новогодних подарков для партнеров по бизнесу как представительские расходы. Дело в том, что презенты к праздникам не упоминаются в перечне таких затрат (подп. 22 п. 1, п. 2 ст. 264 НК). Поэтому претензий со стороны проверяющих при проверке не избежать.

8. А новогодние подарки сотрудникам можно списать в налоговом учете?

Подарки работникам можно учесть при расчете налога на прибыль. Но только если привяжете их выдачу к производственным показателям и профессиональным достижениям сотрудников (письма Минфина от 02.06.2014 № 03-03-06/2/26291, от 24.04.2015 № 03-03-06/1/23695).

Убедитесь, что закрепили возможность награждения работников подарками в локальных актах, коллективном или трудовых договорах (абз. 1 п. 2 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК). Также будьте готовы пояснить проверяющим, за какие именно заслуги сотрудники получили презенты от компании.

9. Сможет ли компания признать убыток от продажи товаров на новогодней распродаже?

Да, стоимость товаров, которые продали ниже себестоимости в результате акций и скидок, можно учесть в расходах при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 268 НК). Исключение — новогодняя распродажа среди сотрудников компании. В этом случае признавать убытки от продажи товаров ниже себестоимости нельзя (п. 27 ст. 270 НК).

Чтобы обосновать новогоднюю распродажу, оформите приказ директора. В нем укажите, на какие товары и на какой срок снижаете цены. С высокой вероятностью такие расходы привлекут внимание налоговых инспекторов. Особенно если у организации по итогам года получился убыток. Но пояснения в ответ на требование помогут снять подозрения.

В пояснениях укажите, что покупали товары для того, чтобы реализовать их с прибылью. Далее пропишите, по каким причинам были вынуждены снизить цены на продукцию. Например, это возможно из-за падения спроса или обновления ассортимента.

Кроме того, сошлитесь в пояснениях на то, что пытались сократить расходы. Допустим, за счет отказа от аренды лишних складов для хранения залежавшейся продукции. Иными словами, предприняли меры, чтобы уменьшить итоговый убыток.