Книга продаж — неподходящий документ для подтверждения расходов

Не используйте книгу продаж, чтобы подтвердить расходы при расчете налога на прибыль. Этот регистр не относится к первичным документам. А значит, расходы не подтверждает (письмо Минфина от 05.12.2022 № 03-03-06/1/118688).

Любая первичка должна соответствовать требованиям бухучета (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Каждый факт хозяйственной жизни надо оформлять первичным документом. Его составляют на бумаге или в виде электронного документа, заверенного КЭП. Плюс в каждом первичном документе должен быть набор обязательных реквизитов (ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Книгу продаж составляют по особым правилам, о которых сказано в постановлении Правительства от 26.12.2011 № 1137. А используют ее для расчета суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет. Сведения из книги продаж и книги покупок включают в отчетность по НДС. Раз так, то книгу продаж нельзя считать первичным учетным документом. Поэтому и расходы для целей расчета налога на прибыль она не подтверждает.