Мифы об отчетах в службу занятости: развеиваем заблуждения

1. Моя компания не должна отчитываться в службу занятости о вакансиях

Сообщать о свободных рабочих местах в службу занятости — обязанность, а не право работодателей. Все компании и ИП должны ежемесячно подавать сведения о вакансиях (п. 3 ст. 25 Закона от 19.04.1991 № 1032-1). Каждый регион утверждает крайнюю дату для отчетности. Если в вашем регионе такой срок не установлен, вы вправе представить информацию за месяц в течение 10 рабочих дней следующего месяца (письмо Минтруда от 04.05.2022 № 16-1/В-378). Подавайте отчет о вакансиях по форме из приложения 9 к приказу Минтруда от 20.10.2021 № 738н.

Подавать в службу занятости сведения, в том числе о вакансиях, через портал «Работа в России» (trudvsem.ru) обязаны:

— компании и ИП со среднесписочной численностью за прошлый год более 25 человек, в том числе вновь созданные;

— государственные и муниципальные учреждения, унитарные предприятия;

— компании, в уставном капитале которых есть доля государства, региона или муниципального образования.

Оставшиеся работодатели вправе самостоятельно решить, как передавать сведения — через портал «Работа в России» или напрямую в Центр занятости. В последнем случае отчет можно представить лично, по электронке или почтой (п. 3 Правил, утв. постановлением Правительства от 30.12.2021 № 2576).

2. В службу занятости надо сообщать только о горящих вакансиях

Работодатели обязаны передавать в службу занятости сведения обо всех имеющихся у них вакансиях. Даже о тех, на которые набор временно не ведется. Такое бывает, к примеру, когда штатная численность компании превышает фактическую, но на текущий момент в работниках организация не нуждается.

Такой вывод подтверждает Минтруд. Работодатели должны отчитываться обо всех вакансиях независимо от того, планирует компания набирать людей или нет (письмо Минтруда от 12.11.2018 № 14-1/ООГ-8889).

Чтобы не делать лишнюю работу, трудинспекторы советуют исключать из штатного расписания должности, на которые не планируется набор (ответ на вопрос № 158563 от 13.12.2021 →онлайнинспекция.рф). Вносить правки в штатное расписание можно в любое время. Для этого издайте приказ об исключении должностей или штатных единиц из штатного расписания.

3. Компания не обязана отчитываться об отпусках и режиме работы сотрудников

Это не так. Даже об отпусках и режиме работы сотрудников нужно сообщать в службу занятости. Правда, речь идет только об отпусках за свой счет и о введении режима неполного рабочего времени.

Чтобы подать сведения об отпусках без содержания, заполните отчет по форме из приложения 5 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24. В законе не указан срок, когда нужно его отправить. Поэтому компания вправе сама решить, когда отчитаться в службу занятости.

Предположим, что режим неполного рабочего дня или недели ввели по инициативе работодателя. В таком случае необходимо уведомить об этом службу занятости. Даже если это касается всего одного сотрудника. Направьте сведения не позднее трех рабочих дней с даты, когда решили ввести режим неполного рабочего времени (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона № 1032-1). Для этого подайте отчет по форме из приложения 2 к приказу Минтруда № 24.

Если изменились сведения, подайте новый отчет. Срок — один рабочий день с момента, когда произошли изменения (п. 4.1 приказа Минтруда № 24). Как передать отчеты в службу занятости.

Если ввели режим неполного рабочего времени по соглашению с сотрудником, уведомлять об этом Центр занятости не нужно (ст. 93 ТК)

4. О работе на удаленке никого уведомлять не нужно, ковидные времена прошли

Отчитываться об удаленщиках по-прежнему необходимо. Но не в Роспотребнадзор, как во времена ковида, а в службу занятости. Если решили перевести сотрудников на дистанционный режим работы, составьте отчет по форме из приложения 4 к приказу Минтруда № 24. Как передать отчет в службу занятости.

В законе не указан срок, когда нужно направить сведения об организации дистанционной работы. Но Минтруд рекомендует направлять отчет сразу, как только приняли решение об удаленной работе или изменили число сотрудников, которые работают дистанционно. Но в любом случае отчитывайтесь не чаще одного раза в день (письмо Минтруда от 08.04.2022 № 14-2/ООГ-2304).

5. Отчитываться о квотах для инвалидов должны только крупные компании

Отчитываться в Центр занятости должны все работодатели, которые квотируют рабочие места для инвалидов. В компаниях с численностью свыше 100 человек размер квоты может составлять от 2 до 4 процентов среднесписочной численности работников, от 35 до 100 человек — не выше 3 процентов, меньше 35 человек — квоты нет. Конкретный размер квоты ищите в региональных законах.

Отчет о квотах для инвалидов сдают в службу занятости ежемесячно (п. 3 ст. 25 Закона № 1032-1). Сроки сдачи уточните в службе занятости своего региона. Если в регионе такой срок не установлен, ориентируйтесь на срок, который рекомендует Минтруд, — до 10-го числа следующего месяца. Чтобы подать отчет, используйте форму из приложения 7 к приказу Минтруда № 24.

Если компания обязана квотировать рабочие места для инвалидов, также потребуется сдать отчет о реабилитации и содействии занятости таких сотрудников (приложение 8 к приказу Минтруда № 24). Как передать отчеты в службу занятости.

максимальный размер квоты для инвалидов в компаниях с численностью работников от 35 до 100 человек

6. Сообщать о кратковременных простоях работодатель никому не обязан

Подавать отчет о приостановке деятельности компании или ИП должны во всех случаях независимо от причины и длительности простоя. Направьте сведения не позднее трех рабочих дней с даты, когда решили ввести режим простоя (абз. 2 п. 2 ст. 25 Закона № 1032-1). Для этого заполните отчет по форме из приложения 3 к приказу Минтруда № 24. Правила сдачи отчета в службу занятости.

Если изменились сведения, которые ранее отразили в отчете, подайте отчет с актуальными данными. Срок стандартный — один рабочий день с даты, как произошли изменения.

7. Компании заявляют о своем банкротстве или ликвидации только на Федресурсе

О банкротстве или ликвидации компании или ИП, помимо Федресурса (fedresurs.ru), также необходимо сообщить в службу занятости. Ведь такие события могут напрямую повлиять на занятость работников.

Отчитываться о банкротстве придется ежемесячно — начиная с месяца, в котором началась эта процедура, и до ее окончания. Единой даты, когда нужно подать отчет, нет. Сведения направляйте по форме из приложения 6 к приказу Минтруда № 24.

Информацию о ликвидации компании и возможном расторжении трудовых договоров передавайте в службу занятости минимум за два месяца до соответствующих мероприятий. ИП должен сообщить о прекращении деятельности минимум за две недели (абз. 1 п. 2 ст. 25 Закона № 1032-1).

Если сокращение массовое, то срок для сдачи отчета другой — три месяца до начала процедуры. Критерии массового увольнения могут быть закреплены в отраслевых или региональных соглашениях (ст. 82 ТК). Если таких соглашений нет, увольнение считайте массовым, если соблюдены условия из пункта 1 постановления Правительства от 05.02.1993 № 99.

Чтобы отчитаться о ликвидации компании или сокращении штата, заполните форму из приложения 1 к приказу Минтруда № 24.

Как передать отчеты о банкротстве, ликвидации или о сокращении штата в службу занятости, смотрите в первой карточке.