Три схемы работы с ЭЦП, чтобы документооборот в компании стал проще

АЛЬФИЯ ДЮГУРОВА — главный бухгалтер группы компаний «УДС-ГРУПП», г. Ижевск. В 2000 году окончила АНОО «Финансово-юридический колледж» по специальности «финансы». В 2004 году с отличием окончила Ижевский государственный технический университет по специальности «финансы и кредит». Обучалась в экономической аспирантуре, преподавала. Автор статей по бухучету и налогам. Хобби — путешествия и чтение.

Какие ЭЦП подходят для разных документов

Внутренние первичные документы, например авансовые отчеты, накладные на перемещение ТМЦ, акты ввода в эксплуатацию основных средств и другую первичку, можно визировать любой электронной подписью. Она может быть простой, усиленной неквалифицированной и усиленной квалифицированной (ст. 5 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Какую электронную подпись использовать для первичных учетных документов, должны устанавливать федеральные стандарты по бухучету (п. 4 ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Однако специального ФСБУ на этот случай сейчас нет. Поэтому визировать учетную первичку пока также можно любой электронной подписью. Мы для себя выбрали усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП).

В учетной политике предусмотрели использование УНЭП во внутреннем документообороте. Выбрали программный комплекс, в котором сотрудники смогут формировать УНЭП. Мы используем программу 1С: Электронный документооборот (1С:ЭДО).

Сотрудники сами формируют свои электронные подписи в программе. Затем передают распечатанное и подписанное уведомление об использовании подписи в подразделение, которое следит за выпуском электронных подписей. В нашей компании за это отвечает ИТ-отдел. После проверки подпись акцептуется, то есть одобряется, в программе 1С.

Какие бизнес-процессы можно упростить с помощью ЭЦП

На схеме ниже показан вариант, как подписывать электронный авансовый отчет. Сотрудник сформировал авансовый отчет и направил его на подписание бухгалтеру в системе ЭДО компании, отчет завизировал своей УНЭП. После того как отчет согласует бухгалтер, документ автоматически уходит на подпись директору.

Схема 1. Как компания формирует и подписывает авансовые отчеты

Еще один пример того, как УНЭП упростила внутренний документооборот, показан на схеме 2. Мы используем электронную подпись при перемещении ТМЦ между складами. В этом процессе помимо бухгалтера участвуют материально ответственные лица (МОЛ) склада-отправителя и склада-получателя. У каждого из них есть УНЭП.

Документы формируются и подписываются на базе 1С:ERP или 1С:ЭДО. При передаче ТМЦ с одного склада на другой запускается процесс согласования накладной на перемещение ТМЦ. Ответственному лицу склада-получателя поступает задача — согласовать и подписать документ с помощью УНЭП. После того как документ подписан, задача поступает уже бухгалтеру — проверить, отражен ли документ в электронной системе.

Схема 2. Как компания использует ЭЦП при перемещении ТМЦ между складами

На схеме 3 покажу третий пример применения ЭЦП во внутреннем документообороте компании. Мы также используем электронные подписи, когда списываем ТМЦ в производство. Этот процесс схож с процессом подписания авансового отчета, только количество участников несколько больше.

В конце 2022 года мы проанализировали практику применения перечисленных мной бизнес-процессов. Увидели, что ЭЦП в системе электронного документооборота сэкономила нам время на согласование и учет документов. Особенно важно для нас то, что упростился обмен документами с сотрудниками, которые работают удаленно в разных часовых поясах. Экономим теперь и ресурсы: не надо распечатывать документы на бумаге, организовывать их хранение и передачу между ответственными лицами. Затраты на выпуск, хранение и использование ЭЦП на предприятии не велики и, безусловно, компенсируются выгодами, которые мы получаем.

Схема 3. Как компания списывает ТМЦ с помощью ЭЦП