Подотчетник вернул деньги, а мы сразу выдали их под отчет. Опасно?
Чем рискуете: налоговики могут оштрафовать за нарушение кассовой дисциплины. Штраф — от 40 000 до 50 000 руб.
Представьте ситуацию: ваш сотрудник взял деньги под отчет, отчитался о тратах и вернул неиспользованный остаток в кассу, а вы сразу выдаете ему или другому работнику новый подотчет из этих денег. Казалось бы, ничего страшного нет, ведь по прошлому подотчету сотрудник отчитался. На самом деле вы рискуете получить штраф за нарушение порядка работы с наличностью. И вот почему.
Дело в том, что нельзя просто принять от подотчетника деньги и тут же снова выдать их на хозяйственные нужды. Это нарушение кассовой дисциплины.
По правилам выдать подотчетнику деньги можно, только предварительно сняв их с расчетного счета (п. 1 Указания ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У). То есть полученный от сотрудника остаток подотчетных сумм необходимо сначала положить на счет компании в банке, снять оттуда и только потом выдавать заново.
Формально компания все же вправе выдать подотчетнику деньги из кассы. Как и, к примеру, выплатить зарплату наличными, оплатить товары, работы, услуги, выдать заем. Но только если наличные поступили, в частности, в качестве выручки, страховой премии, возврата займа (п. 1 Указания ЦБ № 5348-У).
Если же наличность сотрудник только что сдал как остаток от другой подотчетной суммы, тут же снова выдавать ее под отчет опасно.
Когда этот факт обнаружат налоговики во время проверки кассовой дисциплины, они вправе оштрафовать компанию. Сумма штрафа за такое нарушение — от 40 000 до 50 000 руб. Проверяющие вправе назначить штраф руководителю на сумму до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП).
Компания, которая получает остаток подотчетных
сумм и сразу выдает их под отчет, нарушает кассовую
дисциплину. Эту ошибку мы с коллегами-аудиторами
находим на каждой третьей проверке.
