Подотчетник купил мелочевку на маркетплейсе. Какой чек потребовать?

Сотрудник заказал на маркетплейсе разную мелочевку для хознужд компании. В момент заказа и оплаты продавец сформировал чек с признаком расчета «предоплата», при получении товара — чек с признаком «полный расчет». Какой из этих чеков подотчетник должен принести в бухгалтерию?

Достаточно чека на полный расчет.

Оплату расходов подотчетника подтверждает чек ККТ (п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ). Чек сотрудник прилагает к авансовому отчету. Сроки, в которые работники должны отчитаться о потраченных деньгах, компания устанавливает по своему усмотрению в локальных документах (Указание ЦБ от 05.10.2020 № 5587-У). Например, сотрудникам можно дать неделю на то, чтобы отчитаться за покупку офисных мелочей.

Если товар оплачен и получен в разное время, у подотчетника на руках будет два кассовых чека, что логично. Первый — с признаком способа расчета «предварительная оплата», второй — «полный расчет» на зачет 100-процентной предоплаты (письма Минфина от 13.06.2024 № 30-01-15/54757, ФНС от 19.10.2023 № ЗГ-3-20/13522). Но к авансовому отчету достаточно приложить второй чек — с признаком «полный расчет». Во-первых, он в том числе содержит информацию о предоплате, а во-вторых, только этот чек подтверждает факт отгрузки товара. Так считает Алексей Батарин, начальник организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля ФНС.

Предположим, что доставка товара задержалась и чека на полный расчет у работника еще нет. Так как подотчетник внес 100-процентную предоплату, возникает дебиторская задолженность поставщика перед компанией. Эта задолженность погашается при получении товара. В таком случае у компании есть два варианта: продлить срок, в течение которого работник должен отчитаться, или закрыть долг подотчетника чеком с признаком «предоплата».