Проверяйте СЗВ‑М так, как это делают сотрудники ПФР
заканчивается срок сдачи СЗВ-М за май
Мы разработали специальный алгоритм, по которому вы можете быстро проверять перед сдачей каждый свой СЗВ -М. Все частые ловушки, в которые бухгалтеры попадаются из месяца в месяц, увидите на примере реального отчета. А на картинках мы показали, как правильно заполнять строки и что в них писать не надо. В этой статье образцы живые. Двигайте значок 
влево-вправо, чтобы увидеть разницу.
Срочная новость про СЗВ-М за май от 5 июня
СЗВ-М теперь проверяет не только Пенсионный фонд, но и налоговики
На камералке полугодового расчета по взносам налоговики выяснят, каких сотрудников вы включали в СЗВ-М за апрель — июнь. Минфин разъяснил, что данные по физлицам из раздела 3 нового расчета должны совпадать со сведениями из СЗВ-М (письмо от 17 апреля 2017 г. № 03-15-06/22747). Если будут расхождения, то инспекторы запросят пояснения или уточненку. Аналогичные требования к СЗВ-М и у проверяющих из ПФР. После того как сдадите расчет по взносам, они проверят, кого вы включили в раздел 3. Эту информацию фонду передадут сами налоговики. Если выяснится, что некоторых физлиц не было в СЗВ-М за апрель — июнь, то фонд потребует дополняющие отчеты. Возможен и штраф — по 500 руб. за каждого забытого сотрудника.
Специалисты ПФР назвали нам семь ловушек в СЗВ-М, в которые компании попадаются чаще всего. Рассмотрим на примере с образцом.
Внимание! Конкурс
Пройдите тест по этой статье в конкурсе «1000 лучших бухгалтеров России» и получите 300 баллов.
Пример. Как заполнить СЗВ-М за май 2017 года
Главбух ООО «Радуга» сформировала майский СЗВ-М. В отчет вошли следующие сотрудники:
— сама главбух, Виноградова Ирина Андреевна;
— секретарь Матрешкина Татьяна Ивановна, которая на днях сменила паспорт и стала Ивановой;
— менеджер по продажам Кукушкин Степан Алексеевич.
Кроме того, в отчет попал директор — единственный учредитель Тимофеев Андрей Сергеевич, который работает в компании без трудового договора и зарплаты. По мнению ПФР, компания не обязана показывать такого директора в СЗВ-М (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581). Однако бухгалтер все равно каждый месяц включает его в отчет.
Главбух выгрузила электронный СЗВ-М из учетной программы. Имя файла она не меняла и сразу перенесла отчет в программу оператора электронной отчетности. Готовый отчет выглядит в итоге, как на образце 1 ниже.
5 июня главбух отправила электронный СЗВ-М в ПФР. 6 июня выяснилось, что в отчет забыли включить сотрудницу в детском отпуске, Смирнову Елену Михайловну. Главбух включит ее в дополняющий СЗВ-М и до 15 июня отправит его в ПФР.
Распечатать образец • Скачать образец в формате Word
- Отчетный период
Отчетный период
Ставьте код месяца, за который отчитываетесь.- Дополняющий отчет
Дополняющий отчет
Если надо добавить в сданный отчет работников, сдайте дополняющий СЗВ-М. ПФР только до 15-го числа принимает его без штрафа. Аргументы в защиту.- Список застрахованных
Список застрахованных
Коллеги забывают про сотрудников или добавляют лишних. К чему это приводит. И зачем сверка с расчетом по взносам.- Новая фамилия
Новая фамилия
Какую фамилию сотрудницы написать в отчете, если она поменяла паспорт за несколько дней до сдачи СЗВ-М? Безопасное решение.- Дата отчета
Дата отчета
Опасно отправлять СЗВ-М в последний день сдачи. И раньше времени тоже.
Код отчетного периода
Перед тем как сдавать майский СЗВ-М, проверьте, какой код отчетного периода в нем стоит. Правильный — 05.
Коллеги, которые сдают СЗВ-М после окончания отчетного месяца, иногда попадаются в ловушку. Вместо кода месяца, за который отчитываются, они по ошибке приводят месяц, в котором отправляют отчет в ПФР. Например, майский отчет нужно сдать до 15 июня включительно. В строке «Отчетный период» компания должна поставить код 05, а не 06 — то есть порядковый номер мая, а не июня.
В чем риск. ПФР не увидит отчет, который ждет в текущем месяце. Не успеете его вовремя сдать — будет штраф 500 руб. за каждого работника, по которому не отчитались.
Меры безопасности. Уже успели сдать СЗВ-М за май с кодом периода 06? Не страшно. До 15 июня у вас есть время сдать отчет еще раз, с правильным кодом 05. Штрафовать вас за это проверяющие не станут.
СЗВ-М за июнь, который уже есть в базе фонда, пусть там так и остается. Досрочный отчет — не ошибка (табл. 7, утв. постановлением Правления ПФР от 7 декабря 2016 г. № 1077п). Об этом не раз говорили проверяющие из ПФР. Но до 15 июля проверьте, нужно ли исправить уже сданный отчет за июнь. Возможно, в июне в компанию устроятся новые сотрудники. Тогда сдайте на них дополняющий СЗВ-М. А если кто-то в мае уволился из компании, заполните на этих людей отменяющий отчет. Ведь таких работников не должно быть в июньском отчете.
Образец 2. Правильный и неправильный код периода в СЗВ-М
Работники без зарплаты
Сотрудница в декрете или детском отпуске, работник на длительном больничном или в отпуске без содержания, новый подрядчик-физлицо. Зачастую коллеги забывают включить этих людей в СЗВ-М из-за того, что нет облагаемых выплат в их пользу. Либо вообще нет никаких выплат.
Другая частая ошибка: если в компании работает много людей и большая текучка, можно запутаться, кто и когда уволился. Тогда есть риск включить в отчет человека, который в отчетном месяце уже не работал в компании.
В чем риск. По забытым работникам компания должна сдать дополняющий СЗВ-М, а по лишним людям — отменяющий. За опоздание с тем и другим отчетом возможен штраф — 500 руб. за каждого сотрудника в СЗВ-М.
Меры безопасности. Сдайте дополняющий СЗВ-М, чтобы представить в ПФР сведения на забытых сотрудников. А чтобы исключить из отчета лишних людей, направьте в фонд отменяющий отчет. Если ошибку допустили в отчете за май, исправляющие формы отправьте в фонд максимум 15 июня. Так вы уложитесь в срок, на котором настаивают проверяющие из ПФР, и точно избежите штрафа.
Возможно, подобные ошибки у вас были и в более старых отчетах. Например, за апрель или март. В этом случае тоже сдайте дополняющий или отменяющий СЗВ-М. Проверяющие из ПФР скорее всего выпишут вам штраф, но у вас есть хорошие шансы его отменить. (см. комментарий ниже). Оставлять все как есть опасно. Если фонд придет в компанию с выездной проверкой, он наверняка выявит нарушение. Но отбиться от штрафа будет уже проблематично.
Мы отбились от штрафа за задержку
дополняющего СЗВ-М
Компания сдала СЗВ-М за один из прошлых месяцев. Спустя некоторое время обнаружили, что не включили в отчет сведения на 21 человека. Главбух заполнил на них дополняющий отчет, но отправил его в ПФР после срока сдачи исходного СЗВ-М. Фонд выписал штраф — 10 500 руб. В суде мы заявили, что исходный отчет сдали вовремя. А ошибку мы нашли раньше проверяющих. У ПФР есть инструкция по ведению персучета. В ней сказано, что если компания сама исправила ошибку, то штрафовать ее нельзя (п. 39 Инструкции, утв. приказом Минтруда России от 21 декабря 2016 г. № 766н). Судьи отменили штраф полностью.
коммунальное хозяйство»
Образец 3. Правильное и неправильное количество сотрудников в СЗВ-М
Фамилии сотрудниц
Бухгалтеру компании, где работает много женщин, нужно отслеживать, кто из них и когда меняет фамилию. После свадьбы женщина первым делом идет менять паспорт, а вот про СНИЛС зачастую забывает. В итоге подходит срок сдачи СЗВ-М, а вам известны лишь новые паспортные данные сотрудницы. В страховом свидетельстве стоит старая фамилия женщины. Возникает вопрос: какую фамилию приводить в отчете — старую или новую?
Пока сотрудница не поменяла СНИЛС, поступите следующим образом. Сначала созвонитесь с проверяющими из ПФР и уточните, получили ли они уже информацию о новом паспорте сотрудницы. Если да, поставьте в СЗВ-М новую фамилию. Если нет, то старую. Во всяком случае формат заполнения СЗВ-М требует, чтобы Ф.И.О. в отчете соответствовали данным из страхового свидетельства (табл. 7, утв. постановлением № 1077п). Но попросите сотрудницу, чтобы в ближайшее время сходила в ПФР и поменяла карточку СНИЛС. Ведь сейчас сделать это проще, чем раньше.
Образец 4. Правильная и неправильная фамилия сотрудницы в СЗВ-М
Конкурс!
Пройдите тест в конце статьи. За верный ответ получите звезду. Соберите все пять звезд, чтобы стать Читателем июня и выиграть приз.
В чем риск. Пока сотрудница не получила новый СНИЛС, фонд может не знать, что паспортные данные физлица изменились. Паспортные столы и ЗАГС не всегда оперативно передают фондам и налоговикам новые персональные данные граждан. Приведете в отчете новую фамилию — проверяющие не смогут идентифицировать сотрудницу. В таких случаях они обычно отказываются принимать сведения о человеке. Компании грозит штраф в 500 руб., если она не успеет отправить информацию еще раз до крайнего срока сдачи исходного СЗВ-М (ст. 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ).
Меры безопасности. Вы уже отправили СЗВ-М за май с новой фамилией работницы, но фонд не принял сведения о ней? Рискуете получить штраф в 500 руб. Чтобы обезопасить себя, сдайте на сотрудницу дополняющий СЗВ-М. В нем приведите старую фамилию женщины. Безопаснее отчитаться до 15 июня включительно, чтобы точно не нарваться на штраф.
Возможно, к сдаче СЗВ-М за июнь у вас уже будет новый СНИЛС работницы. В отчете можно будет писать новую фамилию женщины.
Список застрахованных
Если компания включила в расчет по взносам какого-то человека, то он должен попасть и в СЗВ-М. И наоборот. Так считают налоговики и фонды. ПФР сверит данные из раздела 3 нового расчета за I квартал с формами СЗВ-М за январь, февраль и март.
Расхождения в отчетности по взносам возможны из-за директора — единственного учредителя, который работает без трудового договора и зарплаты. В прошлом году фонды разъясняли, что его необязательно включать в СЗВ-М (письмо ПФР от 27 июля 2016 г. № ЛЧ-08-19/10581). Но учетная программа может добавить директора в расчет по взносам. Возьмите за правило — если директора отразили в расчете, на него надо сдавать СЗВ-М. И если включили директора в СЗВ-М, его нужно показать в расчете. Либо не показывать в обоих расчетах вовсе. Так нам разъяснили в ПФР и ФНС.
В чем риск. Если количество застрахованных лиц из расчета по взносам и СЗВ-М будет отличаться, ПФР и налоговики поинтересуются, в чем причина расхождений. Возможно, придется сдать дополняющие СЗВ-М.
Меры безопасности. Подайте дополняющий или отменяющий СЗВ-М либо уточненный расчет по взносам — в зависимости от того, в каком отчете неверный список сотрудников.
В редких случаях расхождения не будут ошибкой. Например, если выдали квартальную премию уже уволенному сотруднику. Тогда в расчет по взносам выплаты этого человека попадут, а в СЗВ-М его показывать будет не нужно. Если у проверяющих будут вопросы, то подайте пояснения.
Досрочный СЗВ-М
Закон не запрещает сдавать СЗВ-М досрочно — до конца отчетного месяца. Например, в июне за июнь. Некоторые коллеги этим пользуются, если, например, на начало следующего месяца приходится их отпуск. Но забывают проверить, не устроился ли в последних числах в компанию кто-то новенький.
В чем риск. Если сдать СЗВ-М до конца отчетного месяца, в него могут не попасть работники, которые пришли в компанию уже после сдачи. Тогда ПФР выпишет штраф. До 15-го числа месяца, следующего за отчетным, можно сдать дополняющую форму без штрафа.
Меры безопасности. Чтобы не тратить время на дополняющие формы, сдавайте СЗВ-М, когда отчетный месяц уже закончился. Например, в июне за май, в июле за июнь и т.д. Но если досрочный отчет — необходимость, а сотрудников в вашей компании много, привлеките коллег из отдела кадров. Попросите кадровиков передавать вам информацию о людях, которые устроились в компанию после того, как вы сдали СЗВ-М.
Отчет в последний день
Крайний срок, когда нужно сдать СЗВ-М — 15-е число месяца, следующего за отчетным. Например, за май нужно отчитаться максимум 15 июня. Но рискованно откладывать сдачу отчета на последний день, как делают некоторые ваши коллеги. В самый неподходящий момент может произойти технический сбой на стороне фонда или спецоператора.
В чем риск. Из-за технического сбоя на стороне спецоператора или ПФР рискуете не сдать СЗВ-М вовремя. Задержка грозит штрафом — 500 руб. за каждого человека в отчете.
Меры безопасности. Если еще не сдали отчет за май, не затягивайте с его отправкой. Сдайте его минимум за 2—3 рабочих дня до крайнего срока. Желательно еще раньше. Так вы обезопасите себя от вероятных технических сбоев. Если будете отправлять отчет 15 июня и что-то пойдет не так, отчет может не дойти в ПФР вовремя. Чтобы отменить или хотя бы снизить штраф, придется обращаться в суд (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 26 июля 2016 г. по делу № А58-5709/2015). В досудебном порядке штраф за СЗВ-М фонды не снижают и не отменяют. Проверяющие утверждают, что у них на это нет полномочий. Если готовы идти в суд, то ссылайтесь на то, что опоздали с отчетом не по своей вине, а из-за спецоператора или технического сбоя на стороне фонда.
На заметку
Опасно менять имя электронного файла с СЗВ-М
Чтобы отправить СЗВ-М через спецоператора, зачастую этот отчет сначала нужно выгрузить из учетной программы. Но есть две сложности. Во-первых, отчет должен быть в xml-формате. Во-вторых, программа присваивает отчету огромное наименование с русскими и латинскими буквами, а также цифрами. В этом есть смысл — электронный СЗВ-М получает уникальный идентификатор, который позволит фонду принять его. Не стоит переименовывать этот файл во что-то более человеческое, например, «СЗВ-М май 2017». Такой отчет спецоператор не пропустит, и вам придется заново выгружать СЗВ-М из учетной программы.
Дополняющий СЗВ-М
По мнению ПФР, дополняющий или отменяющий СЗВ-М компания вправе сдать без штрафа, пока не истек крайний срок сдачи исходного отчета. Например, компания отправила отчет за май 1 июня. После этого обнаружила, что забыла включить в отчет одного из работников. Дополняющий отчет безопаснее сдать до 15 июня включительно.
В чем риск. Если сдать дополняющий отчет после срока сдачи исходного СЗВ-М, можно получить штраф — 500 руб. за каждого работника в отчете. Но есть хорошие шансы отменить эти санкции в суде.
Меры безопасности. Допустим, компания нашла ошибки в одном из сданных ранее отчетов. Например, в СЗВ-М за апрель, который надо было сдать не позже 15 мая. Отправьте корректировку, пока ошибки не обнаружил ПФР. Скорее всего за то, что вы сдадите дополняющий или отменяющий отчет позже срока, фонд выпишет штраф — 500 руб. за каждого человека в отчете. Но можно полностью отменить эти санкции в суде. Нашему читателю недавно удалось отсудить у ПФР штраф в сумме 10 500 руб. (постановление Арбитражного суда Дальневосточного округа от 10 апреля 2017 г. по делу № А16-1601/2016). Победными аргументами он поделился с редакцией. Комментарий коллеги.
На заметку
Фонд оштрафует компанию за бумажный СЗВ-М
На бумаге можно сдать СЗВ-М только на 24 сотрудника или меньше. Данные на 25 человек и больше ПФР ждет строго в электронном виде (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ). Безопаснее не пренебрегать этими требованиями, потому что с этого года фонд штрафует всех, кто нарушил правила сдачи электронной отчетности, на 1000 руб. (ч. 4 ст. 17 Закона № 27-ФЗ).
за правильный ответ
