Как упростить себе встречную проверку

Две из трех компаний минимум раз в квартал отвечают на запросы инспекторов в рамках встречной проверки. Это показал опрос на сайте glavbukh.ru. Недавно налоговики подсказали, как бухгалтеру тратить меньше времени и сил на эту процедуру. Они напомнили, что вместо бумажных копий можно направлять отсканированные. Но это не единственный способ упростить себе встречку.

Изучите требование на предмет ошибок

Судя по нашему опросу, треть бухгалтеров не присматриваются, есть в требовании по встречке ошибка или нет. Пришло требование — значит, надо ответить. На самом деле бухгалтер упростит себе работу, если изучит требование, прежде чем его выполнять. Ведь требования с ошибками недействительны. В ответ на них вместо запрошенных документов можно отправить письмо, в котором объяснить, почему компания не считает нужным исполнять требование. Образец 1.

Перечислим частые ошибки, которые допускают инспекторы в требованиях по встречке:

1) требование пришло от инспекции, в которой компания не состоит на учете;

2) в требовании неверные наименование или ИНН компании;

3) перечень в требовании вашей инспекции отличается от перечня в исходном поручении, которое направила ИФНС по месту учета контрагента;

4) требование не подписано инспекцией;

5) в требовании не указана причина, по которой запрашивают документы.

Открыть подсказку

 Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Проверьте контрагента из требования

Обратите внимание на компанию, по которой требуется представить сведения или документы. Убедитесь, что налоговики требуют документы по контрагенту, с которым ваша компания действительно работает. Бывает, что инспекторы по ошибке запрашивают документы и информацию по чужим контрагентам. В этом случае отправьте в инспекцию письмо о том, что не исполните требование, так как не работаете с данной организацией. Образец 2.  

Не сдавайте лишнее

Какие документы налоговики вправе требовать на встречной проверке, в законе не сказано. Обычно инспекторы используют шаблонные письма и требуют представить не только первичку, но и штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые договоры и т.п. Эти документы нужны инспекторам, чтобы удостовериться, что компания выполняла работы или оказывала услуги по договору.

Некоторые из таких документов вы можете не представлять. Например, вашу декларацию по налогу на прибыль, из которой не видны операции по контрагенту. Кроме того, вы вправе не исполнять требование, если из него непонятно, что именно нужно налоговикам.

Штатное расписание лучше представить. Иначе есть вероятность, что налоговики посчитают сделку нереальной и снимут вычеты и расходы у вашего контрагента (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 15 декабря 2014 г. № Ф08-8663/2014). А вашу компанию оштрафуют. Причем некоторые судьи признают такие штрафы законными, так как считают, что штатное расписание компании связано с деятельностью ее контрагента (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 7 апреля 2014 г. № А67-6803/2013).

Счета на оплату, заявки, коммерческие предложения, учредительные документы можете не представлять. 

Открыть подсказку

 Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Откажитесь от бумажных копий

Если решите подавать документы в бумажном виде, то нужно заверить каждую копию. Чтобы не тратить время на заверение, выгрузите первичные документы из учетной программы, заверьте электронной подписью и отправьте через спецоператора. Налоговики разрешают присылать и скан-копии (письмо ФНС России от 22 сентября 2017 г. № СД-4-3/19092).

Подайте ходатайство, чтобы продлить срок на ответ

Бывает, что собрать, скопировать и подписать большое количество документов в пятидневный срок просто невозможно. В этом случае, чтобы не попасть на штраф, направьте в инспекцию уведомление с просьбой предоставить дополнительное время для подготовки запрашиваемых документов. Укажите причину задержки и возможные сроки сдачи документов. Образец 3.

Обычно инспекторы идут навстречу и могут предоставить еще до пяти рабочих дней. Решение о продлении сроков или об отказе вы должны получить в течение двух рабочих дней. 

Открыть подсказку

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word