Защитите учет от выдуманных пеней и штрафов по НДФЛ

Коллеги жалуются: даже если компания платит НДФЛ вовремя и в полном объеме, у нее все равно появляются пени. А еще налоговики присылают акты со штрафами. Сейчас инспекторы проверяют сразу два расчета 6-НДФЛ — годовой и квартальный. Поэтому риск, что потребуют пени и штраф, выше обычного. Узнайте, какие действия предпринять, чтобы у инспекции не было к вам претензий.

Сверьтесь с инспекцией

Сверка по НДФЛ для бухгалтера — не лишняя работа, а необходимая мера. Именно с этим налогом коллеги мучаются больше всего. Даже если бухгалтер соблюдает сроки уплаты, нет гарантий, что инспекторы не потребуют пени и штраф. По каким причинам это происходит, читайте далее.

Подстрахуйтесь на случай, если по итогам камералки годового и квартального 6-НДФЛ инспекторы решат, что вы задержали или недоплатили налог. Проверьте уже сейчас, как состыковались начисления и платежи за 2017 год и за I квартал в базе инспекции. Если программа налоговиков начисляет пени, с которыми вы не согласны, успеете принять меры до того, как налоговики пришлют требование или акт. Впоследствии сможете избежать штрафа — 20 процентов от НДФЛ (ст. 123 НК).

Чтобы проверить, совпадают ли начисления и платежи по НДФЛ в базе инспекции, закажите акт сверки или выписку по расчетам с бюджетом. Простой справки о состоянии расчетов будет недостаточно: в ней видны только остатки на дату документа. Недоимку по пеням в справке увидите, но откуда она взялась — не поймете. С актом сверки и выпиской по-другому. В акте видны обороты, а в выписке — все начисления и платежи за конкретный период. Можно отследить, откуда тянется недоимка или переплата.

Акт сверки можете получить как в бумажном, так и в электронном виде. Закажите сверку за IV квартал 2017 года и I квартал 2018 года. Именно эти периоды сейчас проверяют инспекторы на камералке годового и квартального 6-НДФЛ. Заявление на бумажный акт подавайте в произвольной форме. Образец 1. Если нужен электронный акт, отправьте запрос через программу спецоператора или личный кабинет на сайте ФНС nalog.ru. И бумажный, и электронный акт налоговики выдают в течение пяти рабочих дней (п. 3.4.3 Регламента, утв. приказом ФНС от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444).

Выписку по расчетам с бюджетом выдают только в электронном виде. Заказать ее можно через программу спецоператора или в личном кабинете на сайте ФНС nalog.ru. Специального срока на выдачу такой выписки в Налоговом кодексе нет, поэтому инспекторы ориентируются на пятидневный срок для актов сверок. На практике документ присылают быстрее — зачастую уже на следующий день после того, как вы отправили запрос. Запросите выписку за период, который сейчас камералят налоговики — с 01.10.2017 по 31.03.2018.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Разберитесь с пенями

Пени по НДФЛ возникают у компаний по трем основным причинам. О них читайте далее.

Опоздали с уплатой налога. Первая причина, из-за которой возможны пени по НДФЛ: вы перечислили налог с опозданием. То есть не уложились в срок, который предусматривает кодекс (п. 6 ст. 226 НК). В этом случае пени обоснованны, и вы обязаны их уплатить. Образец платежки.

Ошиблись в поле 107 платежки. Вторая причина пеней: когда перечисляли налог, привели ошибочный код периода в поле 107 платежки. Например, в феврале этого года платили НДФЛ с зарплаты за январь. В поле 107 платежки надо было написать МС.01.2018 — то есть код месяца, за который начислили зарплату. По ошибке вы привели код месяца, в котором выдали деньги и перечислили налог: МС.02.2018. На камералке 6-НДФЛ за I квартал программа инспекции может некорректно состыковать начисления и платежи. Тогда появятся искусственные недоимка и переплата за январь и февраль. Из-за недоимки вам автоматически начислят пени. По итогам проверки инспекторы потребуют еще и штраф за якобы неуплаченный налог.

Возможно, в акте сверки или выписке по расчетам с бюджетом вы нашли пени, с которыми не согласны. Посмотрите, с какого момента они тянутся. Проверьте платежки за период, к которому относятся пени. Правильно ли вы привели код месяца в поле 107 платежек. Сверьтесь с таблицей. Если были ошибки, подайте заявление об уточнении платежей. Образец 2.

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word 

Перепутали даты в 6-НДФЛ. Третья причина, из-за которой могут вылезти ошибочные пени, — напутали сроки уплаты налога в строках 120 расчета 6-НДФЛ. К примеру, учетная программа подтянула в строку 120 общий срок для НДФЛ — следующий рабочий день после выдачи денег. Но вы перечисляли отпускные, и срок уплаты по этой выплате другой: последний день месяца, в котором выдали деньги (п. 6 ст. 226 НК). НДФЛ с отпускных вы заплатили, скажем, в последний день месяца — кодекс позволяет так делать. На камералке 6-НДФЛ инспекторы сравнят срок уплаты из строки 120 с датой платежки. Если увидят, что платежку составили позже срока из 6-НДФЛ, начислят пени. А по итогам камералки потребуют штраф.

Если нашли такую ошибку, безопаснее уточнить 6-НДФЛ. Сделайте это как можно скорее, пока инспекторы не успели подвести итоги камералки и потребовать штраф. Сверьте сроки уплаты НДФЛ, которые написали в строках 120 уточненного расчета, с Налоговым кодексом (п. 6 ст. 226 НК). К уточненке стоит дополнительно приложить пояснения, какие даты и почему вы исправили. Составьте письмо в свободной форме, приложите выписку из регистра по НДФЛ. Это убедит инспекторов, что вы действительно ошиблись в исходном 6-НДФЛ, а не решили подтасовать даты в уточненке, чтобы избежать пеней и штрафа.

Что писать в поле 107 платежек по НДФЛ в разных ситуациях

Вот реальный случай, который произошел с одной из читательниц. В выписке из налоговой она увидела задолженность по НДФЛ — почти 10 500 000 руб. плюс крупные пени. Самостоятельно определить, откуда взялась такая огромная недоимка, бухгалтер не смогла. Подобных сумм НДФЛ у компании не бывало, а все, что удерживали, платили полностью и в срок. Пришлось ехать в инспекцию. Оказалось, недоимка появилась по вине проверяющих. Инспектор вручную переносил в программу начисления из 6-НДФЛ компании. По ошибке вбил начисленный налог с тремя лишними нулями. Отсюда и взялась странная задолженность.

Неверная сумма налога может попасть в базу инспекции и по вине компании. Это произойдет, если отразите в строке 140 расчета 6-НДФЛ начисленный налог, который больше фактически рассчитанного и уплаченного. Такая ошибка часто происходит по вине бухгалтерской программы. Поэтому стоит всегда проверять расчет за учетной программой, прежде чем отправлять его в инспекцию.

Если в вашем акте сверки или выписке по расчетам есть подобная недоимка, посмотрите, когда она появилась. Проверьте суммы из строк 140 расчета 6-НДФЛ за этот период, точно ли они совпадают с данными учета. Если нет, сдайте уточненку. К ней можно сразу приложить пояснения и выписку из регистра по НДФЛ — инспекторы будут спрашивать, почему вы уменьшаете начисления. По выписке из регистра они увидят, что в уточненке у вас верная сумма налога.

Возможно, с 6-НДФЛ все в порядке. Тогда ошибка, скорее всего, на стороне инспекции. Позвоните или съездите в налоговую и попросите срочно исправить начисления. Скажите проверяющим, что из-за их ошибки вам выставят необоснованный штраф. Предупредите: если это произойдет, вы отправите жалобу в региональное УФНС. Такие доводы должны подействовать на налоговиков. Дополнительно подайте заявление с просьбой скорректировать начисления в программе. Это на случай, если инспекторы скажут, что ошибку исправили, а на деле все будет наоборот. По заявлению они будут обязаны принять меры и дать ответ в течение 30 календарных дней (п. 4.3.2 Регламента, утв. приказом ФНС от 09.09.2005 № САЭ-3-01/444).