Бухгалтерские лайфхаки, которые помогут в работе и сохранят компании сотни тысяч рублей

Таблицы-калькуляторы

Для пеней по налогам. Даже небольшая оплошность в расчете пеней по налогам может стать причиной крупного штрафа. Речь о ситуации, когда компания сдает уточненную декларацию, в которой увеличила налог. Разницу между новой и старой суммой нужно доплатить в бюджет одновременно с пенями. Штрафа не будет, если сделаете это до того, как сдадите уточненку (п. 4 ст. 81 НК, письма Минфина от 13.09.2016 № 03-02-07/1/53498, ФНС от 14.11.2016 № ЕД-4-15/21472) Иначе проверяющие оштрафуют на 20 процентов от недоимки (ст. 122 НК).

В прошлом году Правительство изменило правила для расчета пеней за просрочку налогов и взносов. С 1 октября 2017 года за первый месяц задержки налога пени начисляют исходя из 1/300 ставки рефинансирования, а начиная с 31-го дня — в два раза больше. Кроме того, ставка рефинансирования за этот период менялась уже четыре раза.

Расчет непростой, в нем легко ошибиться. Мы сделали для вас табличку-калькулятор. Подставьте свои данные и нажмите на кнопку «Рассчитать». Ответ получите моментально.

Для процентов по займу. В расчетах процентов по займу, которые учитываете в налоговых расходах или доходах, ошибаться опасно. Вы заплатите меньше налога на прибыль, чем должны, если завысите проценты по полученному займу. По выданным займам — наоборот — опаснее занижать проценты. Тогда не все доходы компания учтет для налога. Инспекторы на проверке доначислят налог, штраф и пени.

Чтобы подстраховаться, проверьте ваши расчеты. Скачайте табличку-калькулятор для расчета процентов. Подставьте свои цифры, и калькулятор посчитает проценты за месяц.

Чек-листы

Реквизиты первички и счетов-фактур налоговики проверяют особенно тщательно. Если найдут ошибки — снимут расходы и вычеты. Чтобы не пропустить ни одной, скачайте чек-листы для проверки документов. Повесьте их перед глазами или раздайте подчиненным, которые обрабатывают первичку.

Памятки по хранению документов

Для чеков. Кассовые чеки со временем выцветают. Налоговики не примут расходы по таким документам. Поэтому сразу делайте ксерокопии чеков, заверяйте их и подшивайте к оригиналу. Чтобы не забыть об этом, положите в папку с авансовыми отчетами памятку. Например, как на памятке ниже.

Памятка, как хранить кассовые чеки

Прежде чем убрать в папку авансовый отчет, сделай ксерокопию кассового чека. Заверь ее у директора и подшей к оригиналу.

Чек-лист для проверки счета-фактуры

	Дата Поставщик должен выставить счет-фактуру в течение пяти календарных дней после отгрузки. Если оформит позже, то покупатель не потеряет вычет. Если дата счета-фактуры раньше даты накладной, попросите переоформить документ.
	ИНН продавца и покупателя Проверяйте ИНН продавца и покупателя, например, по выписке из ЕГРЮЛ. Из-за ошибки в номере налоговики откажут в вычете, потому что не смогут идентифицировать поставщика или покупателя.
	Адрес Адрес продавца и покупателя должен быть такой же, как в ЕГРЮЛ. Но мелкие отклонения несущественны. Например, если слова «город», «улица» поставщик написал сокращенно: «г.», «ул.».
	Валюта Ошибаться в коде валюты опасно. Налоговики откажут в вычете, потому что не смогут определить стоимость товаров и сумму налога.
	Наименование товара и цена Сверьте наименование товара, количество и его цену с накладной. Если инспекторы обнаружат, что данные не совпадают, есть риск отказа в вычете. Кроме того, претензии проверяющих могут быть в случае, когда наименование товара в счете-фактуре не совпадает с наименованием в договоре.
	Сумма и ставка налога Если продавец в счете-фактуре укажет неверную ставку или сумму налога, то у покупателя снимут вычет. Налог пишут в рублях и копейках. Округлять нельзя.
	Подпись и ее расшифровка У покупателя есть шансы отстоять вычеты, даже если в счете-фактуре недостоверные подписи. Но безопаснее запросить у поставщика доверенность и проверить подписи.

Распечатать чек-лист

Чек-лист для проверки накладных, актов

	Даты Если из накладной непонятно, когда поставщик отгрузил товары, а вы получили их, налоговики снимут расходы, а также вычеты НДС. Дата, на которую оформили ТОРГ-12, не должна быть позже чем дата транспортной накладной на перевозку этих товаров от продавца к покупателю.
	ИНН сторон ИНН нет среди обязательных реквизитов первички. Но его обычно указывают в накладной и акте. Если нашли неверный ИНН, попросите поставщика исправить ошибку.
	Наименование товаров, услуг или работ Наименование товаров и услуг не должно расходиться со счетом-фактурой или противоречить договору. В акте проверьте, чтобы описание услуг было детальным, либо попросите приложить подробный отчет исполнителя.
	Период Период работ в акте не должен отличаться от того, который указали в договоре подряда или субподряда. Расхождения вызовут вопросы у налоговиков на проверке.
	Количество товаров Если количество товаров расходится со счетом-фактурой или транспортной накладной на их перевозку, налоговики заподозрят фиктивную сделку.
	Единица измерения По товарам безопаснее, чтобы единица измерения была такая же, как в договоре или спецификации. Если в договоре предусмотрели единицу измерения по услугам, то проверьте, чтобы она была и в акте.
	Ссылка на договор Возможны споры с налоговиками и с поставщиком, если в ТОРГ-12 неверные реквизиты договора поставки или вообще нет ссылки на договор. В акте также должно быть понятно, к какому договору его составили.

Распечатать чек-лист

Рисунок 1. Таблица-калькулятор для расчета пеней

 Таблица-калькулятор для расчета процентов

Впишите свои данные в ячейки

Памятка, как хранить больничные листы

Больничные листы нельзя пробивать дыроколом. Вложи каждый бланк в прозрачный файл и подшей в папку.

После того как онлайн-кассы научились отправлять чеки на почту, появился еще один способ сохранить эти документы. Заведите специальный почтовый ящик для кассовых чеков. Сообщите о нем всем сотрудникам, которые покупают товары за наличные.

Чтобы быстро найти нужный чек в почтовом ящике, сортируйте письма по номеру авансового отчета или по фамилии подотчетника.

Для больничных. Чиновники из ФСС предупреждают, что возмещать пособия по поврежденным больничным листам они не станут. Это касается в том числе бланков, на которых есть отверстия от дырокола. Если текст больничного листа не читается, его понадобится заменить дубликатом.

Самый безопасный способ хранить больничные — это подшивать их в папку в прозрачных файлах. Чтобы ваши коллеги не пробили бланк дыроколом, вложите в папку, где храните больничные листы, памятку (см. выше).