Как по новым правилам оформлять копии и выписки для работников и налоговиков

Как оформлять документы для работников

Копии. Обычно сотрудники просят копии документов, чтобы представить в банк, Пенсионный фонд или визовую службу. С 1 июля 2018 года в привычную отметку о заверении копии чиновники добавили еще один реквизит — место, где хранится оригинал документов. Изменения вносит новый стандарт оформления документов — ГОСТ Р 7.0.97-2016 (приказ Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст).

Компании не обязаны применять ГОСТ (ст. 4, 26 Федерального закона от 29.06.2015 № 162-ФЗ). Но лучше использовать стандартные правила. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает. Если компания неверно заверит копию трудовой книжки, то у работника могут не принять ее в визовой службе или в банке. Тогда придется делать копию еще раз. Новый стандарт предусматривает разные отметки на копиях для внутреннего пользования в компании и для внешнего (п. 5.26 ГОСТа). Копии для своей компании заверяйте, как раньше. Но чаще всего сотрудники просят копии, чтобы отдать сторонним организациям. На такой копии укажите место, где хранится оригинал.

По новому стандарту отметку о заверении документов ставьте под реквизитом «Подпись». Если документ без подписи, отметку можно поставить внизу листа. Заверьте копию печатью, если вы от нее не отказались, или штампом организации. Образец 1 — ниже.

Компания обязана выдать работнику документы по работе, если он их письменно запросил (ст. 62 ТК). Документы выдайте в срок три рабочих дня с момента, когда работник написал заявление. Если этого не сделать, трудинспекторы вправе оштрафовать организацию на 50 000 руб., а директора — на 5000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).Образец записиСкрыть

Открыть подсказки

Распечатать образец

Выписки. В день увольнения кроме трудовой книжки и справок о заработке компания должна выдать сотруднику отчеты. Это СЗВ-М за месяц увольнения, СЗВ-СТАЖ за текущий год и раздел 3 расчета по взносам (ч. 4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сотрудник вправе и во время работы письменно запросить отчеты за прошлые периоды. Компания обязана исполнить просьбу в течение пяти календарных дней (ч. 4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Пенсионный фонд требует, чтобы компания выдавала сотруднику выписки из отчетов, в которых есть сведения только о нем (письмо отделения ПФР по г. Москве и Московской области от 03.04.2018 № В-4510-08/7361). Отчеты содержат индивидуальные данные других сотрудников. Разглашать такие данные без разрешения сотрудников нельзя (ст. 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ). За это нарушение компании грозит штраф — 75 000 руб., а директору или другому ответственному лицу — 20 000 руб. (ч. 2 ст. 13.11 КоАП).

Если вы ведете учет в бухгалтерской программе, то распечатайте из нее СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ или раздел 3 расчета по взносам только на одного работника. Если программы нет, то самостоятельно сформируйте выписку из отчета. Для этого укажите точные сведения о застрахованном сотруднике, как в полном документе.

Выписку из документа должен подписать руководитель или другой сотрудник, у которого есть доверенность. На выписке поставьте печать организации, если она есть. Образец 2 ниже.Образец выпискиСкрыть

Открыть подсказки

Распечатать образец

Как оформлять документы для налоговиков

Копии. В законе нет четких требований, как оформлять копии для налоговиков. Есть только рекомендации чиновников (письма Минфина от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142, от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336). ФНС готовит приказ, который установит правила, как сдавать документы на проверке. Если компания нарушит порядок, то инспекторы не примут документы. Как нам рассказали в ФНС, проект планируют утвердить осенью 2018 года. Текст проекта уже разместили на сайте regulation.gov.

В новых правилах налоговики впервые официально разрешат сшивать в один том разные документы. Сейчас есть письма Минфина, которые запрещают так поступать (письмо от 29.10.2014 № 03-02-07/1/54849).

Один большой документ чиновники разрешают заверять одной надписью (письмо Минфина от 07.08.2014 № 03-02-Р3/39142). Но пока нельзя сшивать вместе больше 150 листов (письмо Минфина от 29.10.2015 № 03-02-Р3/62336). Значит, документ в 200 листов нужно делить на части.

По новому порядку количество листов в томе, как правило, тоже не будет больше 150 листов. Но если один документ займет больше чем 150 листов, его надо включить в один том.

В заверительной надписи нужно будет указать должность работника с расшифровкой, поставить его подпись, количество листов цифрами и прописью и дату. Печать ставить не обязательно.

С документами нужно передать сопроводительное письмо. Это закрепят в новых правилах. В письме компания указывает дату и номер требования инспекции, общее количество листов, опись документов. Опись можно сделать и приложением к письму.

Выписки. Инспекторы требуют на встречных проверках большой объем документов. Часть из них может относиться не только к контрагенту, который интересует инспекторов. Например, карточки по счетам бухгалтерского учета, книги покупок и продаж содержат информацию и по другим контрагентам. Лишняя информация в документах, которые вы представите по требованию, может привлечь внимание проверяющих и к вашей компании. Поэтому можно сделать выписку и представить в налоговую только те сведения, которые запросили инспекторы.

В бухгалтерской программе сделайте отбор по контрагенту. Распечатайте выписку из документа из программы. Заверьте выписку подписью ответственного сотрудника. Поставьте печать организации, если она есть. После того как документы готовы, составьте опись документов.

Опись. Копии и выписки сдавайте в налоговую с описью. Ее можно составить в свободной форме. Можно ориентироваться на рекомендации из нового ГОСТа. Образец 3 ниже.Скачайте описьСкрыть

Открыть подсказки

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

Читайте во втором полугодии

Смарт-статья с новыми контрольными точками вашей полугодовой отчетности ФНС сменила алгоритм проверки отчетности. Наша электронная смарт-статья во втором июльском выпуске сформирует выборку контрольных точек в отчетах за полугодие персонально под вашу бухгалтерию. Продлите подписку по телефону: 8(800) 222-15-72. Звонок бесплатный