Как считать НДФЛ сотрудникам с детьми
Минфин рассказал, когда обновлять документы на детский вычет. Узнайте, какие справки брать у сотрудников ежегодно, а какие один раз. В карточках — ответы о документах, сроках и суммах вычетов.
1. Как часто обновлять документы на детский вычет по НДФЛ?
Зависит от вида документа. Общий подход такой: если документ подтверждает право на вычет только в одном налоговом периоде, значит, в следующем его нужно обновить (письмо Минфина от 08.05.2018 № 03-04-05/30997). Например, справку из вуза о том, что ребенок продолжает учиться, запрашивайте ежегодно. Ведь ситуация в следующем году может измениться. Справку об инвалидности обновляйте каждый раз, когда наступил срок очередного освидетельствования ребенка (письмо Минфина от 01.02.2016 № 03-04-05/4309, приложение № 3 к приказу Минздравсоцразвития от 24.11.2010 № 1031н). А вот копию свидетельства о рождении и заявление на вычеты каждый год запрашивать не надо. Эти документы не меняются и срока действия не имеют.
2. У сотрудника трое детей — 26, 25 и 15 лет. В каком размере давать вычет на третьего ребенка?
На третьего ребенка предоставьте вычет в размере 3000 руб. за каждый месяц (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Размер вычета устанавливают с учетом всех детей независимо от их возраста. Имеет значение лишь последовательность их рождения. При этом не важно, положен ли вычет на старших (письма Минфина от 07.06.2013 № 03-04-05/21379, от 28.05.2015 № 03-04-05/30910).
3. НДФЛ с отпускных удерживать со всей суммы или уменьшить ее на детский вычет?
Рассчитайте налог с учетом стандартного вычета на ребенка (письмо Минфина от 28.03.2018 № 03-04-06/19804). Для отпускных датой получения дохода признают день их выплаты (п. 1 ст. 223 НК). Считать и удерживать НДФЛ нужно при каждой выплате дохода. Чтобы узнать, сколько удерживать, компания должна вначале определить налоговую базу. А ее всегда считают с учетом вычетов, на которые имеет право сотрудник (п. 1 ст. 218 НК).
4. Предоставлять ли вычет на ребенка внешнему совместителю?
Да, если совместитель написал заявление и сдал документы. Сотрудник вправе выбрать, у кого из работодателей он будет получать налоговый вычет — по основному месту работы или там, где он трудится по совместительству (п. 3 ст. 218 НК). Чтобы получить вычет, сотрудник должен написать заявление. Пусть укажет в нем, что вычет на ребенка по основному месту работы ему не предоставляют. Иначе есть риск, что компанию оштрафуют за неудержание налога на 20 процентов от неперечисленной суммы (ст. 123 НК).
5. Давать ли детский вычет подрядчику по гражданско-правовому договору?
Да, если человек, который работает у вас по гражданско-правовому договору написал заявление и принес все документы (ст. 218 НК). Но вычет учитывайте только за те месяцы, когда действовал гражданско-правовой договор (письмо Минфина от 07.04.2011 № 03-04-06/10-81). И до тех пор, пока доход по договору не превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК).
6. Пересчитывать ли налог, если сотрудник принес документы на детский вычет через два месяца после трудоустройства?
Да. Когда будете выплачивать зарплату за следующий месяц, пересчитайте налог с учетом вычета на ребенка за два предыдущих месяца. Сотрудник имеет право на детский вычет за все месяцы года, когда он работал в компании (письма Минфина России от 27.02.2013 № 03-04-05/8-154, от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118). Но при условии, что доход не превысил 350 000 руб. (ст. 218 НК).
7. Можно предоставить двойной вычет отцу ребенка, если мать не работает?
Двойной нельзя, только стандартный. Один из родителей вправе отказаться от вычета, чтобы другой получил его в двойном размере (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК). Но Минфин считает, что сделать это можно только тогда, когда второй родитель трудоустроен (письмо от 25.03.2011 № 03-04-05/7-186). Если мать ребенка не работает, у нее права на вычет нет. А значит, отказаться от того, чего у нее нет, она не может.
8. Сотрудник хочет получить вычет на ребенка супруги от первого брака. Давать?
Да. Право на детский вычет имеет каждый из разведенных родителей и их новые супруги (письмо Минфина от 11.05.2018 № 03-04-05/31741). Если у работника есть другие дети, размер вычета определите исходя из очередности их рождения в хронологическом порядке. Чтобы избежать претензий налоговиков, попросите сотрудника написать заявление о том, что ребенок находится на иждивении у него и его супруги (письмо Минфина от 05.09.2012 № 03-04-05/8-1064).
