Что изменится в вашей работе с электронными больничными

О чиновнике

АЛЕВТИНА ЗАХАРОВА окончила Санкт-Петербургский университет экономики и финансов в 1996 году с красным дипломом. В фонде с 1997 года и до сих пор. Начала работать на должности специалиста-ревизора. В свободное время — театр, книги, дети.

ГЛАВБУХ: Алевтина Сергеевна, здравствуйте. В ближайшее время к пилотному проекту по прямым выплатам присоединится еще несколько регионов. Какие именно?

АЛЕВТИНА ЗАХАРОВА: C 1 июля 2018 года в проекте будут участвовать Кабардино-Балкарская Республика, Республика Карелия, Республика Северная Осетия — Алания, Республика Тыва, Костромская и Курская области (постановление Правительства от 30.05.2018 № 619).

Что изменится для компаний в работе с больничными?

В регионах, которые участвуют в пилотном проекте, ФСС напрямую выплачивает сотрудникам больничные пособия. Компании же оплачивают только три первых дня.

А если компания захочет работать по-старому и отказаться от прямых выплат? Можно?

Нет, права выбора нет. Если регион — участник пилотного проекта по прямым выплатам, то изменить работу должны все компании.

Что должен сделать бухгалтер, если он узнал, что его регион участвует в прямых выплатах?

Во-первых, установите специальную программу, через которую вы будете отправлять сведения в ФСС, или доработайте свою бухгалтерскую программу. Как правило, основные бухгалтерские программы уже доработаны для приема электронных больничных. Во-вторых, расскажите сотрудникам о новом порядке выплаты пособий. Обязательно выплатите пособия тем сотрудникам, которые обратились за ними до 30 июня 2018 года.

Нужно ли сразу подать в соцстрах какие-то документы?

Нет, никаких специальных документов подавать не надо.

А с сотрудников бумаги собрать надо?

Только с тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком до полутора лет. Пусть они напишут заявление о получении пособия напрямую из ФСС. Форму можно взять из приказа ФСС от 24.11.2017 № 578.

Что теперь делать с больничным? Куда сотрудник должен его принести — в ФСС или в бухгалтерию?

Он несет его в бухгалтерию и пишет заявление. Форма такая же, как для пособий по уходу.

А что должен сделать бухгалтер?

Бухгалтер заполняет реестр сведений для назначения и выплаты пособий. Если численность в компании меньше 25 человек, реестр можно подать на бумаге. К больничному, заявлению и реестру нужно составить опись и передать все документы в региональное отделение ФСС. Посмотрите приказы ФСС от 24.11.2017 № 578 и № 579 — там есть все формы. Документы подают не позднее пяти календарных дней после получения больничного. После этого останется только выплатить сотруднику пособие за первые три дня болезни.

Документы нужно подавать по каждому больничному или их можно копить?

Если в течение пяти календарных дней с момента, когда вы получили первый больничный, вам принесли еще несколько, включите их в общий реестр.

Предположим, что компания передала все документы в ФСС, а сотрудник выплаты не получил, что это значит?

Это значит, что в документах ошибка. Бухгалтер должен проверить, правильно ли он заполнил сведения — например Ф. И. О., банковские реквизиты.

Есть ли какие-то особенности по заполнению отчетности в пилотном регионе для новичков?

Да, есть. Компании, которые перешли на прямые выплаты из ФСС, в 4-ФСС за 9 месяцев не заполняют расходы на травматизм, даже если они были. В последний раз их нужно показать в отчете за полугодие.

Может ли сотрудник компании, которая участвует в пилотном проекте, принести электронный больничный? Что для этого нужно сделать компании?

Любой сотрудник имеет право получить и принести в бухгалтерию электронный больничный независимо от того, участвует ли его регион в пилотном проекте или нет. Главное, чтобы компания была готова к этому технически. Для этого ей нужно доработать свою программу или скачать бесплатную программу на сайте ФСС. Организации, зарегистрированные на сайте Госуслуг, могут работать с электронными больничными через личный кабинет на сайте ФСС.

Нужно ли распечатывать и хранить электронный больничный на бумаге?

Нет, компания не обязана хранить бумажный аналог.

Многие компании уже перешли на электронные больничные?

Нет, к сожалению, не все готовы к переменам. Компании не спешат переходить на электронные больничные, потому что нужно менять программу, порядок работы, на это нужно время. Еще одна проблема, из-за которой не спешат перейти на новую форму больничных, — не у всех врачей есть усиленная электронная квалифицированная подпись. Фонд сейчас работает над решением этой задачи.

Сколько всего электронных больничных уже выдали?

Уже больше миллиона по всей стране. Сейчас более 5000 поликлиник работают с электронными больничными.