Как поощрить бухгалтерию за хорошую работу без споров с директором и налоговиками
У нас есть два решения, как поощрять бухгалтеров за хорошую работу. Предложите их директору, если он считает бухгалтерию обузой, которой не за что платить премию. Оба решения безопасны с точки зрения налогов.
Только один из пяти директоров понимает, за что бухгалтерия получает премию. С клиентами она не работает, выручку не увеличивает. В итоге только 33 процента бухгалтеров получают премии и только 38 процентов — доплаты и надбавки. Это показал наш опрос. Свое право на премию некоторым главбухам не всегда удается отстоять даже в суде.
Специфика бухгалтерской работы приводит и ко второй проблеме с премиями — сложно обосновать расходы в налоговом учете. Инспекторов не устраивают формулировки в приказах, суммы премий кажутся им завышенными.
Вместе с тем от работы бухгалтера зависит эффективноть работы каждого подразделения компании.
Предлагаем вам два решения. Возможно, какое-то из них устроит вашего директора. Какое бы из этих решений он ни выбрал, налоговые риски минимальны.
На заметку
Как компания проиграла налоговикам спор о премии главбуха
Компания выплатила миллионные премии топ-менеджерам, в том числе 12 млн руб. главбуху. Основание — выполнение особо важных поручений. На проверке инспекторы доначислили налог на прибыль. Они решили, что премии не подтверждены документально и экономически необоснованны. Сами поручения компания не оформила письменно. Из документов не было ясно, в чем заключалась важность этих поручений. Результаты их выполнения не контролировались. Судьи согласились с тем, что расходы не связаны с деятельностью компании, а значит, экономически необоснованны, и поддержали налоговиков (определение Верховного суда от 19.02.2018 по делу № А40-163997/2016).
Решение первое. Платить премии за качество, а не за количество работы
Для бухгалтерии мало подходят обычные премии, которые завязаны на количественных показателях. Бухгалтерия не выпускает продукцию, не продает ее, у нее нет планов, которые можно перевыполнить.
Предложите директору давать бухгалтерам премии не за количество выполненной работы, а за ее качество. Расскажите, что у специалистов по подбору и развитию персонала для этого даже есть специальный термин, отличный от KPI (ключевых показателей эффективности), — критерии качества достижения и развития (ККДиР). Система очень простая: соответствуешь критериям — получаешь премию, не соответствуешь — остаешься без нее.
Как подготовиться. Составьте список обязанностей бухгалтера, которые требуется выполнять качественно. За основу можно взять должностную инструкцию или раздел «Должностные обязанности работника» из трудового договора. Сколько пунктов включить в список, решайте сами. Можно взять, например, пять главных. Чем меньше пунктов будет в вашем списке, тем проще посчитать премию. Чем больше пунктов, тем проще убедить налоговиков, что премия экономически обоснованна.
Переформулируйте обязанности в критерии качества. Как вы поймете, что бухгалтер качественно выполнил свои ключевые обязанности? Чаще всего вы будете ссылаться на то, что человек сделал работу в срок и без ошибок. Но можно добавить и другие признаки.
Определитесь, как часто компания будет выдавать премии бухгалтерам, какая будет максимальная сумма и в каком случае премии не будет вовсе. Например, можно решить, что премия ежемесячная, максимальный размер — 50 процентов от оклада и компания ее не начисляет, если у бухгалтера выполняется меньше половины критериев качества.
На заметку
Как главбух проиграл компании спор о своей премии
В филиале банка работала главбух. Банк перестал платить ей премию, когда остался без лицензии. Главбух решила, что это незаконно, и пошла в суд. Судьи первой и второй инстанций поддержали сотрудницу. Она сослалась на положение о премировании, по которому имела право на премию. Но Верховный суд поддержал банк. В его документах сказано, что главбух принимает на себя дополнительные риски. То, что у банка отозвали лицензию, уже говорит о проблемах в системе учета. Премия главбуха зависит от финансового результата деятельности. Так как работодатель стал банкротом, платить премию нет оснований (определение Судебной коллегии по гражданским делам Верховного суда от 17.10.2016 № 46-КГ16-15).
Составьте таблицу с критериями, которую будете заполнять в периоде, за который рассчитываете премию. Добавьте графу для комментариев, чтобы не забыть, почему посчитали какой-то критерий невыполненным.
Пример 1.Как привязать премию бухгалтерии к критериям качества
| Обязанность бухгалтера по зарплате | Ключевая или нет |
|---|---|
| Собирает и проверяет табели учета рабочего времени | – |
| Собирает и проверяет листки нетрудоспособности и другие документы, которые объясняют отсутствие сотрудника на работе | – |
| Начисляет выплаты работникам | + |
| Начисляет и перечисляет страховые взносы и НДФЛ с выплат работникам | + |
| Отражает выплаты работникам, страховые взносы и НДФЛ на счетах бухучета | + |
| Формирует и отправляет отчетность по НДФЛ, страховым взносам, стажу работников | + |
| Следит за правильностью оформления и сохранностью документов по учету выплат работникам, платежек по НДФЛ и страховым взносам | + |
| Представляет главному бухгалтеру данные для составления баланса и управленческих отчетов | – |
| Предлагает идеи, как упростить и ускорить работу на своем участке | – |
| Раз в год повышает квалификацию на курсах и семинарах | – |
| Участвует в инвентаризации расчетов с работниками и с бюджетом по НДФЛ и страховым взносам | – |
| Рассылает работникам расчетные листки | – |
| Выполняет другие поручения главного бухгалтера (его заместителя) | – |
| Ключевая обязанность бухгалтера по зарплате | Критерий качества, который соответствует ключевой обязанности |
|---|---|
| Начисляет выплаты работникам | Вовремя и без ошибок начисляет выплаты работникам в учетной программе |
| Начисляет и перечисляет страховые взносы и НДФЛ с выплат работникам | Вовремя и без ошибок начисляет и перечисляет страховые взносы и НДФЛ с выплат работникам |
| Отражает выплаты работникам, страховые взносы и НДФЛ на счетах бухучета | Вовремя и без ошибок формирует в учетной программе проводки по выплатам работникам, страховым взносам и НДФЛ |
| Формирует и отправляет отчетность по НДФЛ, страховым взносам, стажу работников | Вовремя сдает 6-НДФЛ, расчет по взносам, СЗВ-М, СЗВ-СТАЖ. Уточненки подает до того, как ошибку в отчетности находят проверяющие. Перед тем как сдать уточненку, доплачивает недоимку с пенями, что исключает штрафы |
| Следит за правильностью оформления и сохранностью документов по выплатам работникам, платежек по НДФЛ и страховым взносам | Вовремя и без ошибок оформляет документы по выплатам работникам, платежки по НДФЛ и страховым взносам, подшивает документы в папки |
Внесите изменения в локальный кадровый документ, который устанавливает правила по премиям. Это может быть положение об оплате труда или положение о премировании. Для этого оформите приказ и завизируйте у директора. За основу можно взять образец 2.
Заключите с сотрудником дополнительное соглашение к трудовому договору, если правила начисления премии установили непосредственно в этом договоре. Образец 3 ниже. Если в трудовом договоре ограничились ссылкой на положение о премировании, то допсоглашение не нужно.
Уведомите бухгалтеров об изменении системы премирования за два месяца, в том случае если их премии станут меньше. Если же раньше бухгалтеры не получали никаких премий, а теперь станут получать, то двухмесячный срок уведомления соблюдать необязательно. Условия работы для сотрудников становятся лучше, а не хуже. Поэтому никто из них не станет жаловаться на нарушение своих прав. Штрафов от Роструда, как мы выяснили, тоже не должно быть.
Как оформлять. Оформляйте начисление премий за качество приказом директора. Можно использовать унифицированную форму № Т-11 или разработать свой бланк.
Как учитывать. Начисляйте на премии НДФЛ и взносы (подп. 6 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 420 НК). Начисленные премии и взносы с них включайте в расходы по налогу на прибыль. В Минфине считают, что премии за качество работы экономически обоснованны (письмо от 03.06.2014 № 03-03-06/4/26582). Опрошенные налоговики подтвердили, что на проверке маловероятны претензии по поводу отражения подобных премий в налоговом учете.
Срочная новость от 12 июля
Новая причина доплатить сотрудникам. Проигнорируете - штраф 50 000 рублей
Минтруд назвал еще один случай, когда компании обязаны доплачивать работникам. Если сотрудник трудится в режиме разделения рабочего дня на части. По мнению ведомства, такие условия работы отклоняются от нормальных (письмо от 17.05.2018 № 14-2/ООГ-4118). А значит, работнику положена доплата. Если компания не будет ее выдавать, возможен штраф до 50 000 руб. (ч. 6 ст. 5.27 КоАП). Какие доплаты и надбавки, по мнению чиновников, можно установить для бухгалтерии — далее в этой статье.
Решение второе. Установить доплаты и надбавки
Вместо премий можно предложить директору установить для бухгалтерии доплаты и надбавки (ч. 2 ст. 135 ТК).
Компания вправе поощрять сотрудников не за количество,
а за качество работы. Такие премии можно учесть
при расчете налога на прибыль. Главное, чтобы они
были обоснованны и оформлены документально.
гражданской службы РФ 2-го класса
Больше половины работодателей — 62 процента — не платят бухгалтерии никаких надбавок. Самые популярные доплаты у остальных 38 процентов — за совмещение и исполнение обязанностей другого бухгалтера в его отсутствие. Это результаты нашего опроса.
По сравнению с премиями у надбавок есть три плюса. Первый — не надо следить за выполнением критериев. Просто устанавливаете доплату в твердой сумме или в проценте от оклада. Второй плюс — легкость в оформлении. На систематические надбавки не нужно каждый раз составлять приказы. Третий — мизерные налоговые риски. Чиновники не видят проблем со списанием надбавок независимо от их вида (письма Минфина от 27.07.2010 № 03-03-06/1/489, от 04.08.2015 № 03-03-06/44841, ФНС от 11.08.2014 № ГД-4-3/15717). Признавать такие расходы Минфин разрешает даже в том случае, если надбавка равна окладу или превышает его.→84
Как подготовиться. Продумайте, за что имеет смысл доплачивать вашим бухгалтерам. Надбавки и доплаты носят компенсационный характер (ст. 129 ТК). Другими словами, компания платит работнику дополнительные суммы за то, что он работает в условиях, которые отклоняются от обычных. За эти отклонения и можно вводить надбавки.
Решите, как часто будете платить надбавки и в каком размере. Можно установить их как процент от оклада или в фиксированной сумме, платить ежемесячно, раз в квартал или с другой периодичностью. Какое название выбрать — доплата или надбавка — решайте сами. В Трудовом кодексе нет ограничений на этот счет. Примерный список — в шпаргалке. В Роструде нам подтвердили, что работодатель вправе установить все эти выплаты для бухгалтеров.
Внесите изменение в положение об оплате труда. Если в трудовом договоре нет ссылки на положение или его нет в компании, то заключите дополнительное соглашение к трудовому договору. Далее покажем на примере.
Шпаргалка
Возможные надбавки для бухгалтера по версии Роструда
| Ежемесячные: — за стаж, выслугу лет; — уровень квалификации; — работу с персональными сведениями; — работу с коммерческой тайной; — разъезды; — за сложность. | Квартальные или годовые: — за повышенную интенсивность труда в отчетный период; — непрерывную работу на предприятии; — выполнение особо важных или срочных заданий; — за напряженность. | По ситуации: — за совмещение должностей внутри отдела или организации; — исполнение обязанностей другого работника в его отсутствие; — наставничество; — за сезонное увеличение объема работы. |
Пример 2.Как и какие доплаты и надбавки можно установить для бухгалтерии
Как оформлять. Компания не должна каждый раз составлять приказы на надбавки, если они были прописаны ранее. Начисляйте их вместе с зарплатой в зарплатной ведомости.
Как учитывать. Доплаты и надбавки, которые работодатель установил по своей инициативе, облагаются НДФЛ и страховыми взносами (подп. 6 п. 1 ст. 208 НК, п. 1 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Саму надбавку и взносы с нее включайте в налоговом учете в расходы на оплату труда. Относите их вместе с зарплатой к косвенным расходам.
Блицответы
Быстрые ответы на частые вопросы о надбавках
| Вправе ли компания включить в расходы надбавку главбуху, если она равна окладу или превышает его? Да, вправе. Главное, чтобы компания закрепила надбавку в своем внутреннем кадровом документе или в трудовом договоре с главным бухгалтером. Это нам подтвердили чиновники из Минфина. | Можно ли доплачивать главбуху за то, что он выполняет работу подчиненных во время их отпуска? Даже нужно. Выполнение обязанностей любого сотрудника требует оформления совмещения. Ссылки на то, что главный бухгалтер должен делать работу подчиненных, противоречат нормам трудового законодательства. | Надо ли доплачивать зам.главбуха за то, что исполняет обязанности главбуха в его отсутствие? Даже если замещать главного бухгалтера заместитель обязан по трудовому договору или по должностной инструкции, доплачивать нужно. Условие в договоре означает лишь то, что он согласен на дополнительную работу. |
за правильный ответ
