Убедительные письма директору, что требования бухгалтерии — не причуда
- 1Сообщите директору, сколько стоит задержка налогов и взносов
- Образец письма
- 2Объясните на цифрах, почему экономить на налогах опасно
- Как об этом написать директору
- 3Посчитайте, сколько налогов переплатит компания, если не соберет первичку
- Образец письма с расчетом
- 4Намекните директору, что деньги компании не его собственность
- Образец письма, чтобы напомнить об авансовых отчетах и не путать личные траты с расходами компании
- 5Расскажите директору, зачем проверять поставщиков и ходить в налоговую
- Два письма с убедительными аргументами
Письмо № 1. Почему откладывать налоговые платежи невыгодно
Когда денег на счете компании не хватает, директор может предложить не платить налоги и взносы сразу, а перечислить их позже. Руководитель может забыть, что за просрочку придется заплатить пени.
Объясните директору на цифрах, сколько потеряет компания в таком случае. Перечислите все риски, которые связаны с задержкой налогов или взносов. Вероятно, директор откажется от таких планов. Что написать в письме, смотрите на образце 1.
В этой ситуации возникнет еще одна проблема. Компания не сможет получить справку об отсутствии задолженности, пока не выплатит долг по налогам и взносам. Из-за этого организация рискует потерять потенциальных клиентов.
Письмо № 2. Как объяснить, что экономить на налогах опасно
В некоторых компаниях руководители выделяют на налоги конкретную сумму. Считают, что бухгалтер должен уметь регулировать такие платежи. А иногда даже сами дают указания, как сэкономить на налогах. Объясните директору, сколько налогов и взносов компания платит за период и с чем это связано. Как рассказать об этом директору, смотрите на образце 2.
За то, что компания намеренно искажает отчетность и не полностью перечисляет налоги, налоговики оштрафуют на 40 процентов от недоимки (п. 3 ст. 122 НК). Если сумма неуплаченных налогов и взносов достигнет крупного размера, то директора и главбуха привлекут к уголовной ответственности (ст. 199 УК).
Письмо № 3. Что будет, если не собирать первичку
Сбор первички — самая трудная бухгалтерская работа. Постоянные напоминания от бухгалтера принести документы лишь раздражают других сотрудников. Директор тоже не всегда понимает, зачем нужны все эти бумажки. Чтобы сделать директора своим союзником, обратитесь к нему с письмом, как на образце 3.
Обязанность работника сдавать в бухгалтерию документы лучше закрепить в его должностной инструкции, а сроки передачи бумаг — в приказе директора. Кроме того, вы можете предложить руководителю написать в положении о премировании, как отразится на премии сотрудников несвоевременная сдача первичных документов (письмо Роструда от 18.12.2014 № 3251-6-1). К примеру, их можно лишить части премии.
Письмо № 4. Чем опасен подотчет для директора
Руководитель компании часто заблуждается и считает, что деньги компании — его личные. А значит, и отчитываться по ним не обязательно. Объяснять ему, что это не так, проще всего на цифрах. Например, как на образце 4.
Директор, как и другие сотрудники, должен передавать в бухгалтерию авансовые отчеты. Если этого не сделать, то налоговики примут подотчетные суммы за доход директора. Значит, с них придется заплатить НДФЛ и страховые взносы.
Минфин считает, что взносы и НДФЛ нужно начислять на дату, когда прошел срок для авансового отчета (письмо от 01.02.2018 № 03-04-06/5808). Если не сделать этого, компанию оштрафуют на 20 процентов от подотчетной суммы, которую не удержали у директора (ст. 123 НК).
Такие доначисления можно оспорить в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 по делу № А36-5689/2015). Но лучше все это объяснить руководителю в письме, пусть сам решает.
Письмо № 5. Почему не стоит нести личные чеки в бухгалтерию
Иногда руководители компаний приносят в бухгалтерию документы на свои личные покупки и просят провести их, как будто сделали это для организации. В этой ситуации идти на поводу у директора рискованно.
Если проведете личные траты руководителя как расходы компании, то исказите налоговую отчетность. За это налоговики могут взыскать недоимку, доначислить пени и штраф — 20 процентов от неуплаченной суммы (п. 1 ст. 122 НК). Если докажут, что компания действовала умышленно, оштрафуют на 40 процентов (п. 3 ст. 122 НК).
Кроме того, если учтете чужие расходы в своей отчетности, то исказите баланс. Собственники бизнеса могут заинтересоваться расходами компании. Тогда они увидят траты, на которые не давали своего согласия. В этом случае оправдываться перед ними придется и директору, и бухгалтеру.
Письмо № 6. От каких поставщиков выгоднее отказаться
Контрагент, которого компания не проверила, может оказаться фирмой-однодневкой. Работать с таким поставщиком опасно. Есть риск, что он получит аванс и не выполнит свои обязательства.
Другая опасность — налоговики признают сделку с однодневкой фиктивной, снимут расходы и вычеты. В этой ситуации проверяющие посчитают, что компания не могла исполнить сделку, ведь у нее нет на это резервов.
Чтобы избежать этого, убедите директора проверять каждого из новых контрагентов. Как это сделать, смотрите на образце 6. Что будет, если не проверите предпринимателя перед сделкой.
Письмо № 7. Зачем директору самому ходить в налоговую
Инспекция вправе вызвать директора компании, чтобы он дал пояснения по налогам (п. 1 ст. 31 НК). Например, на убыточную или зарплатную комиссию. Если директор не придет на комиссию без уважительных причин, его оштрафуют на сумму от 2000 до 4000 руб. (ст. 19.4 КоАП). Кроме того, если директор игнорирует требование прийти в инспекцию, налоговики могут решить, что он номинальный, и заинтересоваться вашей компанией.
Директору не обязательно самому идти в налоговую инспекцию. Он может отправить вместо себя главбуха или другого работника. Но надо сделать простую доверенность с печатью и подписью руководителя (ст. 29 НК).
за правильный ответ
