Как платить аванс, чтобы не получить штраф от трудовой инспекции

Компания вправе сама определить, как выплачивать аванс своим сотрудникам. Порядок выплаты запишите во внутреннем кадровом документе, например в положении об оплате труда (ч. 6 ст. 136 ТК).

Минтруд считает, что аванс следует считать исходя из фактически отработанного времени (письма от 03.02.2016 № 14-1/10/В-660, от 10.08.2017 № 14-1/В-725). Причем учитывать нужно не только оклад, но и доплаты, которые не зависят от результатов работы за месяц. Например, доплату за вечерние переработки.

В чем риски. Если компания выплачивает фиксированный аванс, есть риск, что сотрудник за первую половину месяца получит меньше, чем фактически заработал. Минтруд считает, что это нарушает права работника. Трудинспекторы могут оштрафовать за это организацию на 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП).

Когда компания выдает аванс независимо от того, сколько отработал сотрудник, по итогам месяца зарплата может оказаться меньше аванса. Ведь ее считают с учетом болезни или отпуска. А когда выплачивают фиксированный аванс, эти периоды не учитывают. Если в зарплату выдавать будет нечего, бухгалтер не сможет удержать НДФЛ. Придется переносить его на следующую выплату.

Как безопасно. Считать аванс пропорционально отработанным дням безопаснее. Тогда не будет проблем с НДФЛ и споров с проверяющими.

Программа «Главбух 24/7» умеет считать аванс разными способами. Выберите подходящий вариант, а программа сама рассчитает сумму к выплате. Зайдите в модуль Зарплата > Расчет зарплаты, нажмите кнопку «Начислить». Если хотите начислить аванс всем сотрудникам сразу, выберите «Списком». Если считаете аванс по каждому сотруднику, нажмите «Оплата труда» > «Аванс».  Укажите период и нажмите кнопку «Сохранить».  Отметьте эти начисления галками,  если выдаете аванс с доплатами и надбавками.