Как проверяет партнеров сеть магазинов «ВкусВилл»

Наталья Захарова, заместитель руководителя Финансового управления по бухгалтерской и налоговой отчетности сети магазинов «ВкусВилл»

ГЛАВБУХ: Наталья, расскажите, как вы проверяете контрагентов. У вас есть регламент?

НАТАЛЬЯ ЗАХАРОВА: Да. Наша компания сотрудничает более чем с 2500 организациями. По взаимодействию с каждым из контрагентов у проверяющих могут возникнуть вопросы о реальности проведенных сделок. Это стало особенно актуально, когда в Налоговый кодекс добавили статью 54.1. Поэтому наша организация разработала регламент проверки контрагентов.

В какой момент проводите проверку — когда заключаете договор или периодически?

Сначала на входе, когда подписываем договор. Затем проводим периодическую проверку в процессе сотрудничества.

Как проверяете нового поставщика?

Перед тем как подписать договор, менеджеры предоставляют его в юротдел. Там контрагента проверяют на наличие судебных споров, дел о банкротстве. Смотрят, попадает ли юридический адрес или данные директора в список массовых на сайте ФНС. Также юристы запрашивают учредительные документы поставщика.

Какие данные передают в финансовое управление?

Сотрудник юридического отдела приносит нам договор. К нему обязательно прилагает анкету поставщика, которую разработало наше управление. В ней информация о том, как наша компания нашла контрагента, адреса производства и складов, контакты работников, с которыми взаимодействовали наши менеджеры. В случае запроса налоговиками этих данных нам не нужно будет их искать и вспоминать.

Как часто проверяете контрагентов, с которыми уже работаете?

Ежемесячно. Пользуемся программой «Главбух Контрагенты». Если сервис выдает «не рекомендуем работать», мы выясняем причину и проводим работу с контрагентом, чтобы эту причину устранить. Допустим, отрицательная информация связана с ошибками в уставе или других документах. Тогда мы письменно просим контрагента обратиться в ИФНС, чтобы изменить некорректные сведения. Затем мы повторно проверяем контрагента в программе. Также просим поставщика прокомментировать на официальном бланке отрицательную информацию и указать, когда он уточнит неверные данные.

В чем вы видите плюсы программы «Главбух Контрагенты»?

Этот инструмент помогает заблаговременно расторгнуть договор с неблагонадежным партнером, предотвратить налоговые риски, сохранить деньги и репутацию нашей компании. В октябре 2017 года контрагентов с отрицательной рекомендацией сервиса у нас было около 100. Со многими мы расторгли договоры. В июне 2018 года таких контрагентов было уже только 40. Кроме того, сервис по проверке контрагентов подключен к нашей бухгалтерской программе. Это позволяет непосредственно в программе видеть рекомендации по контрагенту.

Периодическими проверками занимается один человек или несколько?

Поставщиков проверяет каждый бухгалтер, который непосредственно ведет контрагента. Но мы можем подключить менеджера, который заключал договор, если контрагент не дает обратную связь. Всю информацию собирает вместе один специально назначенный сотрудник. Он ежемесячно подшивает ответы контрагентов на наши запросы и выписки из ЕГРЮЛ.

Когда вы проверяете поставщика, с которым уже сотрудничаете, то просите предоставить документы?

Мы запрашиваем справку о среднесписочной численности, чтобы подтвердить, что контрагент выполнил обязательство по договору сам. Также просим письмо, что контрагент перечисляет налоги. Запрашиваем бухгалтерскую и налоговую отчетность. По этим данным мы видим, что контрагент обладает достаточными ресурсами, чтобы выполнить обязательства по договору, и платит налоги.

Какие признаки подскажут, что партнер неподходящий?

Назову главный: когда партнер отказывается предоставить информацию и документы.

Были случаи, когда проверка спасла от неприятностей?

Да, от налоговиков поступали запросы на информацию по контрагенту. Мы ответили на запросы с помощью тех данных, которые фиксируем в анкетах к договору.

Возникали ли проблемы из-за того, что упустили что-то при проверке контрагентов?

У нас заканчивается выездная налоговая проверка. В ходе ревизии возникли претензии по поводу одного из контрагентов. Мы работали с ним в 2015 году. В то время в компании еще не было такой тщательной проверки контрагентов. Поэтому было много вопросов от налоговиков. В результате около полугода проводили дополнительные мероприятия, чтобы подтвердить, что контрагент действительно оказал услуги. Сейчас ждем решение по проверке.