Шаблоны, которые ускорят сверку с контрагентами и снимут расхождения
Возьмите наши шаблоны, чтобы свериться с контрагентами или снять расхождения в расчетах. В статье читайте, как урегулировать разногласия и понять, кто прав — поставщик или покупатель. В конце статьи робот Гоша ждет вас на случай, если решите настроить письма под вашу ситуацию и отправить их контрагенту.
Поставщик зачел платеж в счет долгов за предыдущие отгрузки
Ситуация. Покупатель обозначил в платежке, какие товары оплатил. Поставщик зачел деньги в счет долгов за другие поставки.
В чем проблема. Поставщик не вправе зачитывать платежи на свое усмотрение. Назначение платежа определяет покупатель.
Зачем отправлять письмо. Отправить письмо нужно, чтобы поставщик отразил деньги как оплату за текущие поставки. Поставщик должен зачитывать деньги в счет той поставки, которую покупатель указал в назначении платежа. Такие правила действуют не только для поставки, но и по другим договорам, например аренды или оказания услуг (п. 1 ст. 319.1, п. 2 ст. 522 ГК). Поэтому, если покупатель указал в платежке дату и номер товарной накладной, поставщик не вправе зачитывать деньги в счет долгов (постановление Арбитражного суда Московского округа от 22.11.2018 № Ф05-19242/2018).
Можно ли установить в договоре право поставщика зачитывать текущие платежи в счет долгов? Судьи могут посчитать такое условие незаконным (постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 04.07.2016 по делу № А41-11635/16, постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 27.03.2015 № Ф01-654/2015). Хотя другие судьи считают, что в договор можно включить это условие (п. 19 Рекомендаций Научно-консультативного совета при Федеральном арбитражном суде Уральского округа от 10.06.2015).Воспользуйтесь шаблоном ответаСкрыть
Проще
Сервис подберет подходящие условия о сверке, которые стоит включить в договор.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
На заметку
Три частых вопроса об актах сверки
| 1. Контрагент прислал акт сверки. Обязательно ли вручную заполнять свою часть акта, если разногласий нет? Не обязательно, если только с контрагентом вы не договорились о том, что должны полностью заполнять акт. Можно, например, заполнить только строки с начальным и конечным сальдо и оборотами за период. Внизу напишите сумму задолженности или укажите, что она отсутствует. | 2. Кто должен составлять и высылать контрагенту акт сверки — поставщик или покупатель? В законе требований на этот счет нет. Часто покупателю бывает удобно запросить акт сверки у поставщика. Так проще проверить, все ли поступления товаров покупатель отразил в учете. Однако поставщик не обязан высылать покупателю акт сверки, если этого не требует договор. | 3. Можно ли написать контрагенту: если он не пришлет заверенный экземпляр в течение 10 дней, акт сверки считается подписанным? Да. Если вы показали в акте задолженность перед контрагентом, то признали ее сумму. В этом случае вы отложите на три года учет этой кредиторки в доходах. Но если у контрагента есть задолженность, то нельзя считать, что он ее подтвердил. |
Контрагент переделал акт сверки
Осторожно
Проверяйте акт сверки, прежде чем его подписать. Даже если перед этим уже согласовали с контрагентом задолженность. Он мог изменить данные в акте сверки.
Ситуация. Компании согласовали сумму задолженности. Затем контрагент прислал подписанный акт сверки. Однако сумма в нем другая.
В чем проблема. Причины расхождений могут быть разными. Например, бухгалтер контрагента мог что-то исправить у себя в учете. Для компании, которая получила акт, главное заявить о разногласиях. Например, контрагент мог включить в акт задолженность по оплате товаров, с которой компания не согласна. Если подписать акт без разногласий, то компания признает задолженность. Контрагент может воспользоваться этим, чтобы взыскать ее в суде.
Зачем отправлять письмо. Письмо необходимо, чтобы сообщить контрагенту о разногласиях. Заполните свою часть акта: укажите данные, которые числятся у вас в учете. Внизу напишите, что есть разногласия. Перечислите, какие документы контрагент не провел или отразил неверно. Например, не отразил накладную или платежку. Либо можно направить контрагенту отдельный документ — акт разногласий на акт сверки. Если расхождений много, можно сделать свой вариант акта сверки и выслать контрагенту.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
Образцы документовСкачайте образцы документовСкрыть
| Ситуация | Образцы |
|---|---|
| Покупатель в 2019 году должен доплатить 2 процента от цены товаров | Дополнительное соглашение к договору поставки об увеличении цены |
| Данные в учете отличаются от показателей в акте сверки, который прислал контрагент | Акт разногласий к акту сверки |
| Компания с 2019 года применяет упрощенку | Дополнительное соглашение к договору поставки об исключении НДС из цены товаров |
Компания не хочет подписывать акт сверки
Важная деталь
Можно сослаться на то, что директор компании еще не согласовал сумму штрафа.
Ситуация. Контрагент прислал акт сверки, но бухгалтер решил его не подписывать. Например, контрагент указал в акте сумму штрафов, которые компания должна уплатить за нарушение договора. А директор еще не определился, согласна ли компания с тем, что нарушила договор, и с суммой штрафа.
В чем проблема. Контрагент будет ждать, что компания пришлет подписанный акт.
Зачем отправлять письмо. Если вы всегда оперативно реагируете на письма от контрагента, можно сообщить причины, по которым компания не подписывает акт сверки.
Есть и другой вариант — не отвечать контрагенту. Закон не устанавливает обязанность компании подписывать акт сверки. Исключение — ситуация, когда компании включили в договор правила, как проводить сверку. Тогда проверьте, установили ли в договоре обязанность компании подписывать акт, который прислал контрагент. Посмотрите, в какие сроки нужно прислать контрагенту подписанный экземпляр акта сверки или перечень разногласий. Если в договоре есть такие условия, безопаснее ответить контрагенту.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
Заказчик требует пересчитать сумму НДС по новой ставке
Важная деталь
Применяйте ставку 18 процентов, если услуги оказали в 2018 году.
Ситуация. Компания направила заказчику акт на услуги, например по охране, и счет-фактуру, датированные 2019 годом. Согласно акту период оказания услуг — декабрь 2018 года. В счете-фактуре — ставка 18 процентов. Заказчик решил, что ставка неверная.
В чем проблема. В связи с новой ставкой НДС возникла путаница. Заказчики считают, что если даты акта и счета-фактуры относятся к 2019 году, в них всегда должна быть новая ставка НДС. Поэтому бухгалтеры требуют переделать документы.
Зачем отправлять письмо. Убедите заказчика, что исправлять ставку не нужно. Если компания оказала услуги в декабре, то действует ставка 18 процентов. Но чтобы у налоговиков не было вопросов, акт лучше датировать декабрем.
Исключение — когда согласно договору услуги считаются оказанными после того, как заказчик подписал акт. Например, если речь идет о результате маркетинговых исследований. В этом случае применяйте ставку НДС, которая действует на дату, когда заказчик подписал акт.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
Продавец считает, что покупатель должен уплатить больше из-за роста НДС
Важная деталь
Если перечисляете оплату за товары, отгруженные в 2018 году, укажите ставку НДС 18 процентов.
Ситуация. Продавец отгрузил товары или оказал услуги в 2018 году. В 2019 году покупатель должен перечислить оплату. Продавец заявил, что в платежке покупатель должен указать ставку НДС 20 процентов.
В чем проблема. Иногда продавцы считают: если покупатель перечисляет оплату в 2019 году, он должен указать в платежке ставку 20 процентов и оплатить товары по цене на 2 процента больше. Например, если стоимость товаров 118 руб. с учетом НДС, поставщик требует перечислить 120 руб.
Зачем отправлять письмо. Сообщите поставщику, что компания не должна оплачивать товары по увеличенной стоимости. Продавец рассчитывает НДС по ставке, которая действовала на дату отгрузки товаров или реализации услуг (п. 4 ст. 5 Федерального закона от 03.08.2018 № 303-ФЗ). В данном случае НДС нужно исчислить по ставке 18 процентов. Когда будете перечислять оплату, в назначении платежа укажите ставку НДС 18 процентов.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
Продавец ошибочно рассчитал НДС по прежней ставке
Ситуация. Компания в 2018 году перечислила оплату за услуги по стоимости с учетом ставки 18 процентов. В 2019 году бухгалтерия получила акт на услуги. В нем контрагент указал период оказания услуг — январь 2019 года. В акте и счете-фактуре ставка НДС 18 процентов.
В чем проблема. Если контрагент оказал услуги в 2019 году, то должен начислить НДС по ставке 20 процентов (п. 4 ст. 5 Федерального закона от 03.08.2018 № 303-ФЗ). Контрагент реализовал услуги в январе. Поэтому ставка НДС в документах неверная.
Зачем отправлять письмо. Попросите исправить счет-фактуру, а также сумму и ставку НДС в акте. Инспекторы откажут в вычете, если в счете-фактуре неверная ставка НДС (п. 2 ст. 169 НК).
По договорам подряда действуют другие правила. Работы считаются принятыми, когда заказчик подписал акт (письмо Минфина от 23.01.2017 № 03-07-11/2832). Поэтому ориентируйтесь на дату, когда заказчик подписал акт. Если акт подписали в 2019 году, применяйте ставку 20 процентов.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
Компания на упрощенке получила платежи с НДС
Осторожно
Если компания перешла на упрощенку, согласуйте с покупателем, будете ли уменьшать цену на НДС. Иначе покупатель потребует счет-фактуру с НДС.
Ситуация. Компания с 2019 года применяет упрощенку. Покупатели продолжают перечислять суммы с учетом НДС.
В чем проблема. В договорах с покупателями нужно исключить НДС. Иначе клиенты потребуют счета-фактуры с НДС. Сумму налога придется перечислить в бюджет. Кроме того, потребуется сдавать электронную декларацию по НДС.
Зачем отправлять письмо. Предложите покупателю исключить из договора НДС, но цену не уменьшать. Правда, покупатель на общей системе может не согласиться. Ведь расходы на покупку товаров будут прежними, но вычет НДС он заявить не сможет.
Если компания не договорится о цене и не будет выставлять счета-фактуры, покупатель может потребовать вернуть сумму налога. Есть риск, что судьи поддержат покупателя (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.09.2016 № Ф01-3479/2016).
Если покупатель не согласится оставить цену прежней, безопаснее уменьшить ее на сумму НДС. А те суммы налога, которые покупатель уже перечислил, вернуть ему. Либо по договоренности с покупателем зачесть их в счет других платежей по договору.
 |
Скачать шаблон письма • Настроить письмо под себя и отправить
Какие условия включить в договор о сверке и зачетах платежей
| Условие договора | Пример формулировки |
|---|---|
| С какой периодичностью компании проводят сверку | Стороны ежемесячно проводят сверку взаимных расчетов с составлением акта сверки |
| Кто должен направить акт сверки | Поставщик не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным, направляет Покупателю акт сверки расчетов |
| В какие сроки контрагент должен подписать акт сверки | Покупатель обязан рассмотреть полученный от Поставщика акт сверки в течение 10 рабочих дней с момента его получения. В этот же срок Покупатель обязуется подписать акт сверки и направить подписанный экземпляр Поставщику |
| Как действовать при разногласиях по акту | Если Покупатель не согласен с данными в акте сверки, он обязуется в течение 10 рабочих дней после получения акта сверки от Поставщика подписать акт с разногласиями или направить Поставщику отдельный акт разногласий на акт сверки или направить Поставщику свой вариант акта сверки |
| Кто подписывает акт сверки | Акт сверки подписывается руководителями Поставщика и Покупателя или уполномоченными ими лицами на основании доверенности и заверяется печатью организации |
| Как зачитывают суммы, по которым покупатель не указал конкретную поставку в назначении платежа | Если в платежном поручении на оплату товаров в назначении платежа Покупатель не указал дату и номер товарной накладной, Поставщик вправе засчитать поступивший платеж в счет погашения задолженности Покупателя по оплате предыдущих поставок по настоящему Договору. При наличии нескольких долгов платеж зачитывается в счет погашения задолженности с наиболее ранним сроком исполнения. Если задолженность отсутствует, платеж засчитывается как аванс в счет ближайшей следующей поставки |
| Как зачитывается переплата | В случае если сумма платежа, поступившая от Покупателя, превышает сумму того обязательства, которое указано в назначении платежа, Поставщик вправе направить сумму превышения (переплату) на погашение задолженности по настоящему Договору с наиболее ранним сроком исполнения |
