Памятка, чек-лист и вкладыш для папки с накладными
Продолжаем рубрику «Бухгалтерский архив». В этом номере — комплект вкладышей для папки с накладными. Вырежьте, подшейте в папку, и в ней всегда будет порядок.
Во время проверок инспекторы в первую очередь запрашивают товарные накладные. Без этих документов компании проблематично подтвердить расходы. Так как эти бумаги оформляет продавец, внимательно проверяйте документы во время приемки груза. Если вас они не устраивают, отдавайте поставщику на переделку.
Распечатайте и прикрепите в папку «Товарные накладные полученные» памятку с рекомендациями. На обороте — чек-лист, как проверять товарные накладные.
Если обнаружили ошибку в накладной от поставщика, попросите его внести исправления. Но не все оплошности критичны. К примеру, орфографические ошибки нестрашны (письма ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104, Минфина от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).
Вместо товарной накладной поставщик может выписать УПД. Это документ, который объединяет счет-фактуру и товарную накладную. Заранее определитесь, как будете хранить такие документы — в папке со счетами-фактурами или с накладными.
Вырежьте вкладыш в корешок папки и впишите период или другую нужную информацию. Вложите в карман на торце папки.
На заметку
Соберите всю коллекцию памяток для вашего бухгалтерского архива
| 1. Договоры («Главбух» № 13, 2018, 72) 2. Кассовые документы (Главбух» № 14, 2018, 100) 3. Авансовые отчеты (Главбух» № 16, 2018, 104) 4. Счета-фактуры полученные («Главбух» № 18, 2018, 46) 5. Счета-фактуры выданные («Главбух» № 21, 2018, 34) | 6. Банковские выписки («Главбух» № 2, 2019, 52) 7. Акты сверки («Главбух» № 4, 2019, 66) 8. Накладные («Главбух» № 7, 2019) 9. Акты на услуги («Главбух» № 8, 2019) 10. Приказы («Главбух» № 10, 2019) |
Памятка. Положите в файл и вшейте в папку
Как вести папку «Товарные накладные полученные»
 | Сканы накладных складывайте в папку и делайте на них пометку, что требуется оригинал. Замените скан на оригинал, когда получите его от поставщика. |
 | Попросите поставщика исправить накладную, если нашли в ней существенную ошибку. Чек-лист на обороте. |
 | Если продавец не ведет бухучет, то он вправе не составлять и товарную накладную. Но должен дать другой документ, который подтвердит поставку. Сложите его в эту папку. |
 | Универсальные передаточные документы_____________________ (складывайте в эту папку; в эту папку не кладите, используйте папку «Счета-фактуры полученные») |
 | После окончания квартала проверьте, все ли оригиналы накладных за этот квартал есть в папке. Недостающие документы запросите у поставщиков. |
| _____________________________________________________________________________ | |
| Распечатать памятку | |
Чек-лист. Положите в файл и вшейте в папку
Что проверить в товарных накладных
 | Реквизиты грузополучателя, поставщика и плательщика верные. Небольшие неточности, например пропущенная буква в названии, могут быть, но не должны мешать точно идентифицировать стороны сделки. |
| ИНН, наименования и адреса поставщика и покупателя сходятся с данными счета-фактуры. |
| Продавец не забыл поставить основание поставки в соответствующей графе, например «Договор», и верно отразил его реквизиты. |
| Дата в товарной накладной не раньше даты в товарно-транспортной или транспортной накладной. |
| Название товара в графе 2 соответствует договору и счету-фактуре. Не должно быть слишком обобщенных наименований, например просто товары или оборудование. |
| Количество и цена товаров в графах 10 и 11 такие же, как в счете-фактуре и транспортной накладной. |
| Ставка НДС и сумма налога в графах 13 и 14 верные и соответствуют тому, что написано в счете-фактуре. |
| Накладную со стороны поставщика подписал уполномоченный сотрудник. Это либо руководитель поставщика, либо другой работник, но только если у него есть доверенность. В таком случае реквизиты доверенности должны быть прописаны в накладной. |
| _____________________________________________________________________________ |
| _____________________________________________________________________________ |
| Распечатать чек-лист | |
