Какие выплаты уволенным облагаются взносами и НДФЛ и как они влияют на прибыль

Будьте внимательны с расходами, когда компенсируете неиспользованный отпуск сотруднику, который увольняется из компании. Не всю сумму такой компенсации можно учесть в расходах. А ведь уволенному полагаются еще премии, компенсации, зарплата за последний месяц. Читайте далее, как эти выплаты повлияют на налоги и взносы.

Компенсация за неиспользованный отпуск

За все отпуска, которые сотрудник не отгулял до увольнения, ему положена компенсация. Причем не только за основные, но и за дополнительные отпуска (ст. 127 ТК). От причины увольнения право на компенсацию не зависит. Главное, чтобы сотрудник проработал в компании не меньше половины месяца (п. 35 Правил об очередных и дополнительных отпусках, утв. МКТ СССР 30.04.1930 № 169). Иначе компенсацию ему не выплачивайте.

Налог на прибыль. Всю сумму компенсации включите в расходы на оплату труда (п. 8 ст. 255 НК). Даже если используете в налоговом учете резерв предстоящих расходов на оплату отпусков. Ведь списать сумму компенсации за счет этого резерва нельзя (письмо Минфина от 03.05.2012 № 03-03-06/4/29).

Кроме того, не включайте в расходы компенсацию за дополнительные отпуска, которые компания по закону предоставлять не обязана. К примеру, если решили дать сотрудникам дополнительные дни оплачиваемого отпуска сверх обычных 28 дней. Ведь затраты на оплату отпусков, предоставляемых на основании коллективных договоров, в налоговом учете не признаются (п. 24 ст. 270 НК). Это правило не относится к обязательным дополнительным отпускам. К примеру, для сотрудников с ненормированным рабочим днем (ст. 119 ТК).

НДФЛ и страховые взносы. Со всей суммы компенсации за неиспользованный отпуск удержите НДФЛ (абз. 7 п. 3 ст. 217 НК). В бюджет налог перечислите не позднее следующего рабочего дня после того, когда удержали (п. 6 ст. 226 НК). Не важно, что обычно НДФЛ с отпускных платят в последний день месяца. Компенсация к ним не относится. Кроме того, начислите на сумму компенсации страховые взносы, в том числе на травматизм (абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, абз. 7 подп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

Выходное пособие

Компания обязана заплатить сотруднику выходное пособие, когда увольнение связано с ликвидацией компании или сокращением штата (ст. 178 ТК). Размер пособия — один среднемесячный заработок. Еще два месяца со дня увольнения такие сотрудники вправе получать средний заработок на период трудоустройства. Но в компании могут быть и свои условия. К примеру, платить пять окладов всем сотрудникам, кто увольняется не «по статье».

Налог на прибыль. Компания вправе включать в расходы всю сумму выходного пособия (п. 9 ст. 255 НК). Не важно, платят его по требованию законодательства или по собственной инициативе. Но злоупотреблять такой возможностью не стоит. Слишком большое выходное пособие может привлечь внимание проверяющих. Судьи встают на сторону компаний и снимают доначисления, если организация установила разумный размер пособия. К примеру, выходное пособие в пять среднемесячных заработков суд не смущает (постановление Арбитражного суда Московского округа от 04.03.2019 № Ф05-20094/2017).

Однако судьи поддерживают проверяющих, если компания не может обосновать сумму пособия. К примеру, компания уволила 400 сотрудников и выплатила им выходное пособие. Однако восемь человек, из которых трое бывшие руководители, получили пособие значительно больше остальных. Компания не смогла пояснить повышенные выплаты, и инспекторы сняли расходы. Суды встали на сторону проверяющих (определение Верховного суда от 27.11.2018 № 305-КГ18-19592).

Доказать обоснованность выплат позволят локальные документы, в которых прописаны критерии для выходных пособий. Важно, чтобы в кадровых документах было четко описано, в каком порядке компания рассчитывает пособие и кому его выплачивает. Если для руководителей установлено повышенное пособие, то можно привязать его к результатам за время работы. К примеру, если прибыль увеличилась более чем на 10 процентов, то пособие — пять окладов.

НДФЛ и страховые взносы. Когда пособие не превышает трех среднемесячных заработков и платите его при ликвидации или сокращении штата, удерживать НДФЛ не нужно. Ведь размер выплаты не превышает значений, которые прописаны в законе, поэтому она подпадает под освобождение. Это же относится и к страховым взносам, в том числе на травматизм (п. 3 ст. 217, абз. 6 подп. 2 п. 1 ст. 422 НК, подп. 1 и 2 п. 1 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ).

Если выходное пособие платите не по требованию закона, а исходя из положений трудового договора, то ситуация другая. Дело в том, что Минфин и ФНС не против, если не удержите НДФЛ с суммы, которая не превышает три среднемесячных заработка (письмо ФНС от 15.03.2019 № БС-4-11/4681, письмо Минфина от 29.12.2016 № 03-04-05/79263). Есть суды, которые считают так же (определение Верховного суда от 16.06.2017 № 307-КГ16-19781). Но есть и другое мнение. Раз платите выходное пособие не по закону, то и необлагаемой суммы нет. Удержать налог и начислить взносы нужно на всю сумму пособия (определение Конституционного суда от 25.02.2016 № 388-О).

Какую из этих позиций выберут налоговики на проверке — неизвестно. Поэтому безопаснее заранее уточнить мнение проверяющих из вашей инспекции. Направьте им письменный запрос. Ответ налоговиков защитит от возможных штрафов (подп. 3 п. 1 ст. 111 НК).

Премия уволенному

Когда сотрудник увольняется, у него все равно остается право получить премию. Даже если он отработал только часть периода, за который ее начисляют (ч. 2 ст. 22 ТК). Исключение — компания в локальном акте прямо написала, что премии уволенным сотрудникам не положены.

По правилам все причитающиеся сотруднику деньги нужно выплатить в последний день его работы (ч. 1 ст. 140 ТК). Но для премий уволенным сотрудникам вы вправе предусмотреть другую дату выплаты. Главное закрепить ее в локальных документах. Например, положении об оплате труда (письмо Минтруда от 21.09.2016 № 14-1/В-911).

Налог на прибыль. Премия, в том числе уволенному сотруднику, — это часть системы оплаты труда. Ее можно полностью включить в расходы по налогу на прибыль. Главное, чтобы премия и порядок ее выплаты уволенным сотрудникам были предусмотрены трудовым или коллективным договором, а также выплачивалась за трудовые показатели (п. 2 ст. 255, п. 21 ст. 270 НК).

Подозрение у налоговиков могут вызвать слишком большие премии, особенно если их заплатили руководящим сотрудникам. По мнению проверяющих, сумма такой выплаты должна быть эквивалентна тому, как улучшились экономические показатели компании. Иначе получается, что премия экономически не обоснована (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 28.09.2015 № Ф04-23985/2015).

НДФЛ и страховые взносы. Удержите НДФЛ с премии (подп. 6 и 10 п. 1 ст. 208 НК). Кроме того, начислите на нее страховые взносы (п. 1 ст. 420 НК, п. 1 ст. 5, п. 1 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Единовременное пособие уходящим на пенсию

Компания может предусмотреть единовременное пособие для сотрудников, которые увольняются из компании в связи с уходом на пенсию. Цель — обеспечить сотрудника деньгами на заслуженном отдыхе. Закон не обязывает компанию устанавливать такую выплату. Но если считаете необходимым материально поддержать пенсионеров, закрепите порядок выплаты в локальном акте. Например, коллективном договоре. Если решили не платить пособие, то не упоминайте о нем в локальных документах. Иначе уходящие на пенсию сотрудники потребуют от компании причитающиеся им деньги.

Налог на прибыль. Единовременную компенсацию пенсионеру не включайте в расходы по налогу на прибыль (п. 25 ст. 270 НК). Это же относится и к другим аналогичным выплатам. Например, надбавкам к пенсии по инициативе компании.

НДФЛ и страховые взносы. Льгот по НДФЛ для таких выплат не предусмотрено. Поэтому при выплате удержите из нее налог. Единственная возможность — провести выплату как матпомощь. Тогда удастся исключить из облагаемой суммы 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК).

Страховые взносы тоже безопаснее начислить. Однако компаниям, которые не начисляют взносы в таких случаях, удается доказать свою правоту в суде. Арбитры отмечают, что такая выплата не относится к оплате труда. Она не зависит напрямую от выполненной сотрудником работы. Значит, и взносы в этом случае платить не нужно (определение Верховного суда от 10.01.2019 № 303-КГ18-22435).

Шпаргалка

Компенсацию каких отпусков можно и нельзя учесть в расходах

Можно		Нельзя
	Основной ежегодный оплачиваемый отпуск (ст. 115 ТК)		Дополнительные пять дней оплачиваемого отпуска на основании коллективного договора
	Дополнительный отпуск сотрудникам, которым установлен ненормированный рабочий день (ст. 119 ТК)		Один день отпуска за каждый год работы в компании, который установили трудовым договором
	Дополнительный отпуск сотрудникам, которые работают на Крайнем Севере (ст. 321 ТК)		Отпуск 1 сентября всем работникам, у которых дети идут в школу, прописанный в правилах трудового распорядка
	Другие отпуска, которые прописаны в Трудовом кодексе, в том числе за вредные и опасные условия труда (ст. 116, 117 ТК)		Другие отпуска, установленные локальными актами компании, к примеру дополнительная неделя отпуска женщинам с детьми до пяти лет