Новое в подотчетных. 12 рекомендаций, которые закрывают пробелы в законе

Может ли микропредприятие по-прежнему учитывать купленные подотчетниками материалы на счете 10, несмотря на то что с 1 января вступил в силу новый ФСБУ 5/2019? Или на дату покупки нужно списывать эти материалы в расходы?

Вы можете учитывать материалы на счете 10. Микропредприятие вправе не применять ФСБУ 5/2019. В этом случае компания относит стоимость запасов сразу к расходам (п. 2 ФСБУ 5/2019). Но вы можете не использовать эту льготу и вести учет запасов по правилам ФСБУ 5/2019. Тогда материалы отразите проводками:

Работники покупают инструменты со сроком использования больше года и стоимостью меньше 40 000 руб. Новый стандарт бухучета не относит такое имущество к запасам. Значит, его стоимость обязательно сразу списывать в расходы?

Не обязательно. Вы можете по-прежнему учитывать инструмент на счете 10 и списывать в расходы на дату передачи в эксплуатацию (п. 5 ПБУ 6/01). Чиновники разъяснили, что в 2021 году компания вправе отражать в составе запасов объекты со сроком использования более года и стоимостью менее лимита основных средств (п. 5 ПБУ 6/01, письмо Минфина от 05.03.2021 № 07-01-09/15786).

Как теперь отражать поступление канцелярки — партией или отдельно по каждой номенклатуре, которая указана в кассовом чеке?

Вы сами выбираете, как учитывать канцелярку. Первый вариант — не применять новый стандарт учета к запасам для управленческих целей, в том числе к канцтоварам (п. 2 ФСБУ 5/2019). Такое право есть у всех компаний. В этом случае отражать в учете номенклатуру не понадобится. Вы можете сразу списывать канцтовары на затраты проводкой:

Второй вариант — применять стандарт учета запасов к канцелярке и отражать ее на счете 10. Тогда вы можете выбрать удобную для компании единицу учета запасов, например партию или однородную группу (п. 6 ФСБУ 5/2019). Однородными группами могут быть «бумага А4» или «ручки шариковые». Другой вариант, если вы сразу выдаете купленные канцтовары работникам: в качестве единицы учета можно использовать закупленную партию. Например, «канцелярские товары по авансовому отчету от 10.04.2021 № 35».

Работник приложил к авансовому отчету кассовый чек. В чеке вместо конкретных наименований материалов одной строкой написано «Приход». Можно ли признать расходы на основании такого чека, учитывая, что с 1 февраля наименование товара — обязательный реквизит онлайн-чека? 

Расходы безопаснее не признавать. С 1 февраля конкретное наименование товаров должны указывать не только компании и предприниматели на общей системе, но и ИП на спецрежиме (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, п. 17 ст. 7 Федерального закона от 03.07.2016 № 290-ФЗ). Поэтому продавец оформил чек с нарушением закона. А расходы нужно подтвердить документами, оформленными в соответствии с законодательством (п. 1 ст. 252 НК).

Сотрудник купил материалы в магазине. В кассовом чеке нет одного из обязательных реквизитов — фамилии кассира. Вправе ли компания учесть расходы на основании такого чека?

Есть аргументы, чтобы учесть расходы. Фамилия кассира — это обязательный реквизит чека, за исключением расчетов через автоматические устройства (п. 1 ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ). Но компания вправе учесть расходы, если ошибка в первичке не мешает определить продавца, покупателя, наименование товаров, их стоимость и другие обстоятельства хозяйственной операции, которые влияют на расчет налогов (письмо ФНС от 12.02.2015 № ГД-4-3/2104). Специалисты Минфина подтвердили нам, что это разъяснение можно применить и к ситуации, когда в чеке не указали фамилию кассира (комментарий — ниже).

Если в кассовом чеке нет фамилии кассира,
такая ошибка не мешает компании учесть расходы
при условии, что по чеку можно определить продавца,
наименование и стоимость товаров (письмо Минфина
от 04.02.2015 № 03-03-10/4547).

ОЛЕГ ХОРОШИЙ,

начальник отдела налога на прибыль организаций
Департамента налоговой политики Минфина

Вправе ли компания учесть расходы по кассовым чекам на ГСМ, если нет товарных чеков?

Да. Минфин разъяснил, что компания вправе учитывать расходы на основании таких первичных документов, как кассовый чек, товарный чек, чек об оплате через платежный терминал (письмо от 11.02.2021 № 03-11-11/9094). Таким образом, подтвердить расходы можно авансовым отчетом и чеками. Но если в чеке нет конкретного наименования товаров, учитывать расходы рискованно.

Работник купил товары в магазине. В чеке выделен НДС. Какой код поставить в книге покупок для кассового чека, чтобы принять налог к вычету?

В книге покупок кассовые чеки не регистрируйте. Чиновники считают, что компания не вправе заявить вычет на основании кассового чека. Для вычета нужен счет-фактура (письмо Минфина от 19.10.2020 № 03-07-14/90913). Включать сумму НДС из кассового чека в расходы при расчете налога на прибыль чиновники также запрещают (письмо Минфина от 13.08.2018 № 03-07-11/57127).

Компания выдала подотчетнику деньги из кассы, но в магазине он расплатился личной картой. Можно ли принять чеки в качестве подтверждения расходов?

Да. Для учета расходов не обязательно, чтобы работник тратил именно те суммы, которые получил из кассы. Такого требования в нормативных актах нет.

Сотрудник купил ноутбук для компании. Оформлять ли авансовый отчет, если сотрудник истратил свои деньги? Какими документами подтвердить расходы?

Компания не выдавала деньги под отчет, поэтому авансовый отчет необязателен. Но можно составить его, если бухгалтерии так удобнее, или получить от работника отчет по потраченным суммам и поставить визу директора о возмещении расходов. Образец — ниже.

Работник купил материалы в магазине, принес товарный чек. Сказал, что кассовые чеки не дают. Можно ли учесть расходы?

Вы можете утвердить авансовый отчет с товарным чеком. Но споры с налоговиками не исключены. Поэтому предупредите подотчетников, чтобы не покупали товары в магазинах, которые в нарушение закона не выдают кассовые чеки.

Закон не требует для налогового учета наличия именно кассового чека. Более того, разрешается принимать документы, косвенно подтверждающие расходы (п. 1 ст. 252 НК). Тем не менее налоговики могут заявить, что кассовый чек должен быть. Ведь сейчас практически все компании и ИП обязаны применять онлайн-ККТ, за некоторыми исключениями, например торговля на рынках. Если у налоговиков будут претензии, можно ссылаться на разъяснения Минфина: товарный чек подтверждает расходы при покупке в розницу (ст. 493 ГК, письмо Минфина от 16.08.2017 № 03-01-15/52653).

Должны ли подотчетники требовать, чтобы продавец выдал кассовый чек с указанием компании-покупателя? Или чеки без названия покупателя тоже подходят для учета расходов?

Если работник купил товары как физлицо, продавец оформляет чек в обычном порядке и не указывает данные о компании-покупателе (письмо ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566). Наименование и ИНН покупателя должны быть в чеке, если у компании есть договор с продавцом и работник предъявил доверенность.

Директор в марте купил материалы за свои деньги. Эту сумму компания компенсировала директору в апреле. В каком квартале стоимость материалов учесть на упрощенке?

Отразите расходы в книге учета за полугодие. Расходы на упрощенке учитывают только после оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК). Компания компенсировала директору стоимость материалов в апреле. Значит, их нужно учесть при расчете аванса на упрощенке за полугодие. Какие еще расходы уменьшают аванс по упрощенке, читайте в статье.