Канцелярка, вода, флешки. Какие запасы можно сразу списать в бухучете и как учесть для налогов

Запасы для управленческих нужд вы можете учитывать на счете 10 до передачи в эксплуатацию или списать сразу (п. 2 ФСБУ 5/2019). Если решите воспользоваться вторым вариантом, напишите об этом в учетной политике. Образец формулировки.

Какие запасы отнести к управленческим. Отражение запасов в учете зависит не от того, что именно вы купили, а от того, для каких целей. Например, если запасы связаны с приобретением основного средства, то они включаются в его стоимость. А если с реализацией продукции, то относятся к расходам на продажу, то есть к коммерческим.

Управленческие расходы — это, по сути, все общехозяйственные расходы, не связанные с производственным процессом. Какие запасы вы будет относить к управленческим, зависит не только от их назначения, но и от вашего выбора. Вы можете все запасы, которые не связаны с покупкой основных средств и реализацией продукции, отнести к запасам для управленческих нужд. При этом не важно, кто именно будет использовать эти запасы — управленцы, рядовые сотрудники или клиенты.

К управленческим запасам можно отнести
любые ТМЦ, которые напрямую не связаны
с производством продукции, выполнением работ
или оказанием услуг. При этом не важно, кто ими
пользуется — директор или помощник бухгалтера.

ЕЛЕНА ПОПОВА,

заместитель директора учебно-методического
центра Института строительства и ЖКХ ГАСИС НИУ ВШЭ

Проводки для управленческих запасов. Те компании, которые приняли решение списывать управленческие запасы в момент покупки, учитывают их стоимость на счете 90 субсчет «Себестоимость продаж». Проводка может быть такой:

Но такой вариант подойдет не всем, ведь на счете 90 нет аналитики по видам расходов. Чтобы было удобнее контролировать расходы или собирать данные для отчетов руководству, можете встроить в цепочку счет 26. В конце месяца, когда будете его закрывать, стоимость запасов вместе с другими расходами попадет на счет 90. В таком случае проводки будут такие:

Этот порядок не противоречит ФСБУ 5/2019. Ведь в стандарте сказано, что стоимость запасов признают расходами периода, в котором они были понесены. А при таком варианте запасы именно так и учтены.

Мало того, вы можете добавить в цепочку еще одну проводку. Это актуально для компаний, которые применяют общую систему и ведут учет в бухгалтерской программе. Дело в том, что стоимость запасов для налога на прибыль можно учесть только после передачи их в эксплуатацию. Подтвердить этот факт вы можете накладной по форме № М-11 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а). Или любым другим документом, который разработает для этих целей ваша компания. Если ТМЦ отнесете сразу в расходы, накладную понадобится заполнить вручную. Но можно поступить иначе. В учетной программе завести поступление запасов на счет 10. Тогда программа автоматически заполнит накладную. Ее понадобится лишь распечатать и подписать. Со счета 10 вы можете списать запасы на счет 90 или 26 по вашему желанию.

Распечатать образец • Скачать бланк в формате Word

«Плюшки» для сотрудников: вода, чай, кофе, печенье

Бухучет. Если продукты и напитки для сотрудников входят в ваш перечень управленческих запасов, можете не учитывать их на счете 10, а списать сразу после покупки (п. 2 ФСБУ 5/2019). Их относят к расходам по обычным видам деятельности. Спишите их на счет 90 субсчет «Себестоимость продаж». Для удобства можно провести транзитом через счет 26, а в конце месяца отнести на счет 90.

Налог на прибыль. Налоговики считают, что траты на продукты и напитки для сотрудников нельзя учитывать в расходах по налогу на прибыль. Исключение сделали только для тех компаний, которые соблюдают два условия. Первое — организовали персонифицированный учет расходов на каждого сотрудника. Второе — в трудовом или коллективном договоре закрепили обязанность компании поить работника чаем (п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК, письмо Минфина от 21.08.2020 № 03-03-06/1/73500).

Но в этом случае тоже есть свои минусы. Понадобится начислять страховые взносы и удерживать у работников НДФЛ со стоимости чая, кофе и других продуктов. А значит, вести учет, сколько съел и выпил каждый сотрудник. Это сложно сделать, если доступ к продуктам организован в общей зоне офиса.

А вот питьевую воду и кулеры чиновники разрешают учитывать всем компаниям без дополнительных условий. Стоимость таких запасов включают в прочие расходы, связанные с производством или реализацией (письмо Минфина от 23.03.2020 № 03-03-07/22134).

НДС. Учет НДС зависит от того, как вы учитываете расходы. Если не ведете персонифицированный учет чайно-кофейных трат по каждому сотруднику, НДС не начисляйте (письмо Минфина от 27.01.2020 № 03-07-11/4421). Но тогда и входной НДС к вычету принимать не стоит (письмо Минфина от 08.02.2016 № 03-03-06/1/6140).

И наоборот — когда есть персучет, то НДС при передаче еды и напитков сотрудникам понадобится начислить. Но в этом случае вы вправе заявить вычет входного НДС.

НДС со стоимости воды и кулера вы можете принять к вычету. Начислять налог при передаче воды сотрудникам не нужно (п. 2 ст. 169, п. 2 ст. 171, п. 1 ст. 172 НК).

УСН. Подход к учету расходов на питание такой же, как и для налога на прибыль. Если компания не ведет учет по каждому сотруднику, а в трудовом договоре про бесплатное чаепитие не сказано, то расходы не уменьшают доход (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 25 ст. 255, п. 25 ст. 270 НК, письмо Минфина от 24.10.2014 № 03-11-06/2/53908). Стоимость питьевой воды и кулера Минфин тоже запретил учитывать (письмо от 06.12.2013 № 03-11-11/53315).

Украшение офиса: картины, цветы, аквариум

Бухучет. Предметы интерьера сроком службы до одного года и стоимостью меньше лимита для основных средств вы можете сразу списать в расходы. При условии что включили их в состав запасов для управленческих нужд. Стоимость можно сразу учесть на счете 90 субсчет «Себестоимость продаж» или провести через счет 26.

Аквариумных рыбок учитывайте так же. Относить их стоимость на счет 11 «Животные на выращивании и откорме» не нужно. Этот счет используют организации, для которых выращивание животных — основной вид деятельности (Инструкция по применению Плана счетов, утв. приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н).

Налог на прибыль. Обычно предметы интерьера нужны для имиджа компании. Они помогают привлекать новых клиентов, заключать контракты с партнерами на более выгодных условиях. А значит, связаны с бизнесом и направлены на получение доходов. Но чиновники часто с этим не согласны. К примеру, Минфин считает, что расходы на покупку комнатных растений и горшков для их выращивания необоснованны (письмо от 25.05.2007 № 03-03-06/1/311).

Если решите учесть расходы для налога на прибыль, будьте готовы к спору с проверяющими. Например, затраты на аквариумы и комнатные растения можно обосновать тем, что компания обеспечивает своим сотрудникам нормальные условия труда. Если в помещении пониженная влажность, то аквариум и растения повышают ее до нормального уровня. Подтвердите это контрольными замерами специалистов до и после установки.

Кроме того, напомните проверяющим о том, что суды в таких вопросах чаще на стороне компании. Судьи согласны с тем, что предметы интерьера помогают создавать благоприятный имидж организации, а значит, расходы связаны с деятельностью, направленной на получение доходов (постановления ФАС Московского округа от 23.05.2011 № КА-А40/4531-11, от 25.11.2009 № КА-А40/12251-09, КА-А40/12251-09-2).

НДС. Опасно заявлять вычет НДС по расходам, которые налоговики считают необоснованными. Инспекция может отказать в вычете на том основании, что расходы не относятся к деятельности, которая направлена на получение дохода. А значит, не участвуют в деятельности, облагаемой НДС.

Судебная практика противоречивая. Есть решения в пользу компаний. Например, суд посчитал, что право на вычет не должно зависеть от учета расходов для налога на прибыль (постановление ФАС Поволжского округа от 23.01.2013 по делу № А55-17744/2012). Но есть и противоположные решения (постановление ФАС Московского округа от 27.07.2011 № КА-А40/7350-11).

УСН. Не учитывайте расходы на предметы интерьера для расчета налога. Они не перечислены в закрытом перечне расходов из статьи 346.16 НК. Причислять такие траты к расходам на обеспечение нормальных условий труда тоже бесполезно. Минфин считает, что на упрощенке их тоже учесть нельзя (письмо от 24.10.2014 № 03-1106/2/53908).

Подарки и фуршет для клиентов

Бухучет. Товары, которые вы покупаете для представительских мероприятий или для подарков клиентам, можете отнести к запасам для управленческих нужд. Их учитывают на счете 10 до передачи в эксплуатацию. Если решили не применять ФСБУ 5/2019 в отношении управленческих запасов — сразу списывают в расходы на счет 26 или 90 (п. 2 ФСБУ 5/2019).

Есть другое мнение — такие траты включают в прочие расходы. Аргументируют это тем, что подарки не принесут компании экономические выгоды в будущем. Но это спорное утверждение. Ведь подарки и угощения для клиентов помогают добиться их расположения. А значит, компания может рассчитывать на выгоду от дальнейшего сотрудничества. Но если вам больше нравится этот вариант учета, вы можете списать расходы на счет 91 субсчет «Прочие расходы». Ошибки не будет.

Налог на прибыль. Для представительских мероприятий обычно закупают сладости, алкоголь, чай, кофе, продукты, которые нужны для буфетного обслуживания на деловой встрече. Такие расходы можно учесть для налога на прибыль, но в пределах лимита. Не больше 4 процентов от расходов на оплату труда. Норматив считают нарастающим итогом с начала года. Расходы, которые не укладываются в норматив в текущем квартале, можно перенести на следующие (ст. 264 НК).

Траты на алкоголь тоже можете включить в представительские расходы. Но при условии, что спиртные напитки предназначены для официального мероприятия. Теперь Минфин разрешает это делать (письмо от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

Документов, которые подтверждают покупку продуктов и напитков, недостаточно, чтобы учесть расходы. Понадобится еще собрать документы, которые докажут, что траты связаны с представительским мероприятием. Например, пакет документов может быть таким: приказ руководителя о проведении мероприятия, смета, отчет о мероприятии. В отчете укажите цель мероприятия, время и место проведения, программу, состав участников, результат и сумму расходов.

А вот подарки для клиентов чиновники запретили учитывать в налоговых расходах (письмо Минфина от 18.09.2017 № 03-03-06/1/59819).

НДС. Налог принимайте к вычету только с той части представительских расходов, которые учтете для налога на прибыль. Если переносите часть затрат на следующий квартал, то заявить по ним вычет НДС сможете в том же квартале (ст. 171 НК).

При выдаче подарков клиентам начислите НДС на их покупную стоимость без НДС. Счет-фактуру составьте в одном экземпляре только для себя. В строках 6—6б поставьте прочерки. Входной НДС по подаркам можете принять к вычету (ст. 146, 171 НК).

Другое дело, если вы раздаете подарки для рекламы и стоимость одного сувенира не больше 100 руб. В таком случае НДС не начисляйте. Но и входной налог, который вы заплатили поставщику, когда покупали сувениры, к вычету не принимайте (подп. 25 п. 3 ст. 149, подп. 1 п. 2 ст. 170 НК).

УСН. Расходы на подарки клиентам и на представительские мероприятия не учитывают для налога по упрощенке. Дело в том, что таких затрат нет в закрытом перечне Налогового кодекса (п. 1 ст. 346.16 НК, письмо Минфина от 23.03.2017 № 03-11-11/16982).

Канцелярка, печати и штампы

Бухучет. Если относите канцелярку к управленческим запасам, траты на ее покупку можете сразу списать в расходы, не дожидаясь передачи в эксплуатацию. Это касается всех принадлежностей, включая предметы со сроком службы больше года. Например, дырокол, ножницы, калькулятор, печати, штампы.

По правилам такая канцелярка относится к основным средствам. Но в этом году Минфин разрешает учитывать такую малоценку как запасы (письма от 02.03.2021 № 07-01-09/14384 и от 05.03.2021 № 07-01-09/15786). В следующем 2022 году вы тоже сможете списывать малоценные основные средства сразу после покупки, но уже по другому основанию.

Вступит в силу новый ФСБУ 6/2020. В нем сказано, что организация вправе единовременно списать основные средства, если их стоимость меньше лимита, установленного компанией (п. 5 ФСБУ 6/2020).

Налог на прибыль. Сразу списывать расходы на канцелярку в налоговом учете нельзя. Их учитывают в момент передачи в эксплуатацию (подп. 24 п. 1 ст. 264, п. 1, 2 ст. 272 НК). Получается, что бухгалтерский учет совпадет с налоговым только в том случае, если канцелярские принадлежности передали в эксплуатацию сразу после покупки.

Чтобы не спорить с проверяющими, подготовьте документ, который подтвердит дату передачи канцелярки сотрудникам. Например, можете разработать свой вариант документа на этот случай или использовать накладную по форме № М-11 (утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а).

НДС. Вычет НДС по расходам на покупку канцелярских принадлежностей заявляйте в общем порядке (п. 2 ст. 171 НК). Обычно сложностей с учетом налога и придирок со стороны проверяющих по таким вычетам нет.

УСН. Можете смело учитывать стоимость канцелярки. Этот вид расходов есть в закрытом перечне (подп. 17 п. 1 ст. 346.16. НК). Списать их можно сразу после оплаты покупки, даже если еще не успели передать в эксплуатацию (п. 2 ст. 346.17 НК).

Компании, применяющие УСН, могут
учесть в материальных расходах стоимость
флеш-карт, внешних дисков, токенов.
Но при условии, что они связаны
с предпринимательской деятельностью.

ЮРИЙ ПОДПОРИН, 

советник государственной
гражданской службы РФ 1-го класса

Флешки, диски и токены

Бухучет. Все носители информации, у которых есть вещественная форма, вы можете не учитывать на счете 10, а сразу после покупки списать в расходы (п. 2 ФСБУ 5/2019). Например, в дебет счета 90 субсчет «Себестоимость продаж». Или вначале отнести на счет 26, а на счет 90 — в конце месяца. В таком порядке действуйте при условии, что эти запасы есть в перечне управленческих расходов вашей учетной политики.

Налог на прибыль. Расходы на покупку дисков, токенов и флеш-карт вы можете учесть в составе материальных расходов. Но не раньше, чем передадите эти запасы в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

НДС. Вычет НДС заявляйте в общем порядке (п. 2 ст. 171 НК). Если счет-фактура оформлен верно, опасностей со стороны проверяющих нет.

УСН. Вы можете учесть электронные накопители в составе материальных расходов и уменьшить доход (подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК). Это нам подтвердили в ФНС. Дожидаться передачи запасов в эксплуатацию не надо. Достаточно того, что вы их получили и оплатили.