Ответы на вопросы малого бизнеса о зарплате, взносах и командировках
Можно ли учесть в расходах плату сотруднику, который занимается охраной труда
штраф за отсутствие книги учета доходов и расходов
Численность нашей компании больше 50 человек. Сейчас раздумываем: взять в штат сотрудника, который будет заниматься охраной труда или заключить договор со специальной компанией. Можно ли на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» учесть такие расходы?
Можно, если возьмете сотрудника на работу. При условии что служба охраны труда есть в штатном расписании.
Все производственные организации со штатом больше 50 человек должны организовать службу охраны труда (ст. 217 ТК). Если такая служба есть в вашем штатном расписании, то вы вправе учесть зарплату сотрудника в расходах на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).
Если решите воспользоваться услугами специализированных компаний, то учесть оплату в расходах не получится. Организация на упрощенке вправе уменьшать доходы только на те расходы, которые указаны в закрытом перечне (п. 1 ст. 346.16 НК). Но оплата услуг аккредитованной специализированной организации по охране труда в этом списке не названа. А значит, учитывать такие траты для расчета налога нельзя (письмо Минфина от 18.02.2013 № 03-11-06/2/4248).
Предприниматель съездил в командировку. Как учесть расходы
Индивидуальный предприниматель на упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Для заключения договора о поставке товаров на два дня ездил в другой город. Когда вернулся из командировки, принес авансовый отчет с документами на оплату проезда и жилья. Можно ли учесть такие расходы?
Нет, налоговики против учета таких расходов. Даже если поездки связаны с бизнесом, считать их командировками нельзя. Ведь командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя. Сотрудник отправляется в другую местность, чтобы выполнить служебное поручение (ст. 166 ТК).
Минфин считает, что ИП не относится к категории работников, у него нет работодателя (письмо от 26.02.2018 № 03-11-11/11722). Направить его в командировку невозможно. А значит, расходы на оплату жилья, проезда и суточные, которые предприниматель выдал сам себе, для налога не учитывают.
Если решите учесть командировочные траты ИП в расходах, возможны споры с налоговиками. Устойчивой арбитражной практики по этому вопросу нет. Но некоторые суды признают, что предприниматель может включать в налоговые расходы затраты на собственные командировки (постановление ФАС Уральского округа от 06.12.2011 № Ф09-7903/11).
Как на упрощенке учесть в расходах алименты, удержанные из зарплаты сотрудника
На одного из сотрудников получили исполнительный лист. Требуют удерживать 20 процентов из зарплаты сотрудника в счет уплаты алиментов. Можем ли мы учесть выплаченные алименты в расходах для расчета налога по упрощенке?
Да, можете. Но при условии, что налог считаете с объекта «доходы минус расходы». В этом случае доходы на упрощенке вы вправе уменьшить на зарплатные расходы (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).
Компании на УСН учитывают расходы на оплату труда по правилам статьи 255 Налогового кодекса (п. 2 ст. 346.16 НК). В этой статье сказано, что расходы на оплату труда — это любые начисления работникам, которые предусмотрены трудовыми или коллективными договорами. А значит, в расчет берут всю начисленную зарплату. То есть, ту сумму, которую сотрудник заработал за месяц. При этом не важно, сколько он получил на руки, и какую сумму у него удержали (письма Минфина от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590 и от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880).
В книге учета доходов и расходов зарплату, алименты и НДФЛ показывайте отдельно. На дату выплаты зарплаты запишите в книге учета выданную сотруднику сумму. НДФЛ отразите, когда налог перечислите с расчетного счета. Алименты учтите в расходах, когда выплатите получателю. Причина в том, что расходы на оплату труда можно учесть только после оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).
На сколько уменьшить налог, если начисляли взносы с выплат подрядчикам
Предприниматель работает на «доходной» упрощенке, сотрудников нет. Чтобы продвигать свою продукцию в соцсетях, заключил ГПД с физлицом. На выплаты по этому договору начислил страховые взносы. Можно ли уменьшить налог на взносы за себя и за подрядчика? И на какую сумму?
Да. Предприниматель вправе учесть страховые взносы за себя и за подрядчика. Начисленный налог уменьшают в том же порядке, что и по страховым взносам с выплат работникам (подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК, письмо Минфина от 02.03.2020 № 03-11-11/15199). А значит, действуют такие же ограничения. Налог можно уменьшить максимум на 50 процентов от начисленной суммы (п. 3.1 ст. 346.21 НК). При этом не важно, что у ИП нет штатных сотрудников, а подрядчика он нанимает на короткий срок.
Предприниматель становится плательщиком страховых взносов по доходам физлиц. Раз так, то вычитать из налога взносы без учета 50-процентного ограничения нельзя (письма Минфина от 27.03.2020 № 03-11-11/24497 и от 12.05.2014 № 03-11-11/22085).
Еще один важный момент. Налог уменьшают только те взносы, которые фактически перечислили в периоде, за который считают платеж по УСН (подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК). Если перечислить взносы еще не успели, то уменьшать налог рано.
Что будет, если нет книги учета доходов и расходов
Устроилась на работу в компанию на упрощенке. Обнаружила, что за прошлый год нет книги учета доходов и расходов. Какие могут быть последствия?
Налоговики могут оштрафовать, если обнаружат, что документ не сохранился. Книга учета доходов и расходов — это регистр налогового учета. А отсутствие регистров — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК). Если нет книги только за один год, то оштрафовать могут на 10 000 руб. Если же потеряны книги за несколько лет, штраф вырастет до 30 000 руб.
Есть еще одна опасность. Если проверяющие обнаружат, что вы не доплатили налог за тот же период, штраф может быть еще выше. За отсутствие книги могут выписать штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК)
Как не слететь со спецрежима тем, кто совмещает УСН и патент
Если ИП применяет упрощенку вместе с патентной системой, проверяйте лимиты по особым правилам. Расскажем, как считать предельные размеры по доходам, численности и основным средствам.
сравнивайте с этим лимитом суммарные доходы от бизнеса на упрощенке и патенте
Как отслеживать доходы
На упрощенке доходы могут составлять до 200 млн руб. в год (п. 4 ст. 346.13 НК). Максимальный размер доходов на патенте гораздо меньше — 60 млн руб. в год (подп. 1 п. 6 ст. 346.45 НК). Какие доходы сравнивать с этим лимитом, если ИП совмещает спецрежимы? Суммарные доходы от деятельности на патенте и упрощенке (п. 6 ст. 346.45 НК). При этом в расчет берите выручку от реализации. Внереализационные доходы не учитывайте, например полученные проценты по займам. Если суммарная выручка превысила 60 млн руб., патентную систему применять нельзя. Следовательно, ИП переходит на упрощенку с начала периода, на который выдан патент (письмо Минфина от 12.08.2021 № 03-11-11/64941).
Пример 1. Как сравнивать доходы с лимитом
Какую численность сверять с максимальной
Средняя численность на патентной системе не должна превышать 15 человек (п. 5 ст. 346.43 НК). Сверяйте с этим лимитом только работников, занятых в патентной деятельности (письмо Минфина от 29.10.2018 № 03-11-09/77379). В их число безопаснее включить персонал, который занимается одновременно упрощенкой и патентом. Например, это могут быть менеджеры или бухгалтеры. Так как с лимитом сравнивают среднюю численность, нужно учесть также физлиц-подрядчиков, кроме самозанятых (письмо Минфина от 20.04.2021 № 03-11-11/29573).
это максимальная численность в деятельности на патенте
Применять упрощенку можно, если средняя численность не превышает 130 человек. С этим лимитом сравнивайте работников по всем видам деятельности. Предпринимателя учитывать не нужно.
Таким образом, при совмещении режимов максимальная общая численность — 130 человек, в том числе на патенте — 15 человек.
Пример 2. Как сравнивать численность с лимитом
Какие основные средства должны вписаться в лимит
На патенте лимита для основных средств нет. На упрощенке остаточная стоимость основных средств не должна превышать 150 млн руб. (подп. 16 п. 3 ст. 346.12 НК, письмо Минфина от 30.01.2019 № 03-11-11/5277). Минфин считает, что с лимитом нужно сравнивать только те активы, которые относятся к упрощенке (письмо от 24.07.2019 № 03-11-11/55014). Но в законе об этом прямо не сказано. Поэтому безопаснее сравнивать с лимитом все основные средства. Если их стоимость зашкаливает, можно направить запрос в Минфин, чтобы получить письменный ответ в пользу ИП. Тогда даже если инспекторы пересчитают налоги, они не смогут доначислить пени и штраф (п. 8 ст. 75, подп. 3 п. 1 ст. 111 НК).
Пример 3. Какие основные средства сравнивать с лимитом
за правильный ответ
В какие сроки сдавать в инспекцию пояснения по отчетности
Подайте запрошенные налоговой инспекцией пояснения в течение пяти рабочих дней с даты, когда получили требование (п. 6 ст. 6.1, п. 3 ст. 88 НК). Учтите, что отсчитывать срок надо со дня, следующего за датой получения требования (п. 2 ст. 6.1 НК). Как определить эту дату, смотрите в таблице ниже.
|
5
рабочих дней
Считайте с даты, следующей за днем получения требования |
| Как получили требование | Что будет датой получения | Подсказка | |
|---|---|---|---|
| Лично в ИФНС | Дата, которую указали, когда получили требование под подпись | Когда расписываетесь в получении требования, указывайте фактическую дату получения, а не дату самого требования |
| По почте | Шестой рабочий день с даты, когда инспекция отправила заказное письмо с требованием | Если получили заказное письмо раньше шестого рабочего дня, то считайте пятидневный срок с даты фактического получения |
| По ТКС | Дата принятия, которую поставили в квитанции о получении требования | В квитанции указывается три даты: направления, поступления и принятия. Пятидневный срок считайте от последней из этих дат |
| Через личный кабинет на сайте ФНС | Рабочий день, следующий за днем, когда инспекция разместила требование в личном кабинете | Настройте личный кабинет так, чтобы получать по электронной почте уведомления о новых документах из ФНС |
Электронные пояснения к декларации по НДС отправляйте только через оператора отчетности. Составляйте их по специальному формату ФНС
