Ответы на вопросы малого бизнеса о зарплате, взносах и командировках

Можно ли учесть в расходах плату сотруднику, который занимается охраной труда

Численность нашей компании больше 50 человек. Сейчас раздумываем: взять в штат сотрудника, который будет заниматься охраной труда или заключить договор со специальной компанией. Можно ли на упрощенке с объектом «доходы минус расходы» учесть такие расходы?

Можно, если возьмете сотрудника на работу. При условии что служба охраны труда есть в штатном расписании.

Все производственные организации со штатом больше 50 человек должны организовать службу охраны труда (ст. 217 ТК). Если такая служба есть в вашем штатном расписании, то вы вправе учесть зарплату сотрудника в расходах на оплату труда (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).

Если решите воспользоваться услугами специализированных компаний, то учесть оплату в расходах не получится. Организация на упрощенке вправе уменьшать доходы только на те расходы, которые указаны в закрытом перечне (п. 1 ст. 346.16 НК). Но оплата услуг аккредитованной специализированной организации по охране труда в этом списке не названа. А значит, учитывать такие траты для расчета налога нельзя (письмо Минфина от 18.02.2013 № 03-11-06/2/4248).

Предприниматель съездил в командировку. Как учесть расходы

Индивидуальный предприниматель на упрощенке с объектом «доходы минус расходы». Для заключения договора о поставке товаров на два дня ездил в другой город. Когда вернулся из командировки, принес авансовый отчет с документами на оплату проезда и жилья. Можно ли учесть такие расходы?

Нет, налоговики против учета таких расходов. Даже если поездки связаны с бизнесом, считать их командировками нельзя. Ведь командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя. Сотрудник отправляется в другую местность, чтобы выполнить служебное поручение (ст. 166 ТК).

Минфин считает, что ИП не относится к категории работников, у него нет работодателя (письмо от 26.02.2018 № 03-11-11/11722). Направить его в командировку невозможно. А значит, расходы на оплату жилья, проезда и суточные, которые предприниматель выдал сам себе, для налога не учитывают.

Если решите учесть командировочные траты ИП в расходах, возможны споры с налоговиками. Устойчивой арбитражной практики по этому вопросу нет. Но некоторые суды признают, что предприниматель может включать в налоговые расходы затраты на собственные командировки (постановление ФАС Уральского округа от 06.12.2011 № Ф09-7903/11).

Как на упрощенке учесть в расходах алименты, удержанные из зарплаты сотрудника

На одного из сотрудников получили исполнительный лист. Требуют удерживать 20 процентов из зарплаты сотрудника в счет уплаты алиментов. Можем ли мы учесть выплаченные алименты в расходах для расчета налога по упрощенке?

Да, можете. Но при условии, что налог считаете с объекта «доходы минус расходы». В этом случае доходы на упрощенке вы вправе уменьшить на зарплатные расходы (подп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК).

Компании на УСН учитывают расходы на оплату труда по правилам статьи 255 Налогового кодекса (п. 2 ст. 346.16 НК). В этой статье сказано, что расходы на оплату труда — это любые начисления работникам, которые предусмотрены трудовыми или коллективными договорами. А значит, в расчет берут всю начисленную зарплату. То есть, ту сумму, которую сотрудник заработал за месяц. При этом не важно, сколько он получил на руки, и какую сумму у него удержали (письма Минфина от 01.06.2018 № 03-11-06/2/37590 и от 05.02.2016 № 03-11-06/2/5880).

В книге учета доходов и расходов зарплату, алименты и НДФЛ показывайте отдельно. На дату выплаты зарплаты запишите в книге учета выданную сотруднику сумму. НДФЛ отразите, когда налог перечислите с расчетного счета. Алименты учтите в расходах, когда выплатите получателю. Причина в том, что расходы на оплату труда можно учесть только после оплаты (подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

На сколько уменьшить налог, если начисляли взносы с выплат подрядчикам

Предприниматель работает на «доходной» упрощенке, сотрудников нет. Чтобы продвигать свою продукцию в соцсетях, заключил ГПД с физлицом. На выплаты по этому договору начислил страховые взносы. Можно ли уменьшить налог на взносы за себя и за подрядчика? И на какую сумму?

Да. Предприниматель вправе учесть страховые взносы за себя и за подрядчика. Начисленный налог уменьшают в том же порядке, что и по страховым взносам с выплат работникам (подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК, письмо Минфина от 02.03.2020 № 03-11-11/15199). А значит, действуют такие же ограничения. Налог можно уменьшить максимум на 50 процентов от начисленной суммы (п. 3.1 ст. 346.21 НК). При этом не важно, что у ИП нет штатных сотрудников, а подрядчика он нанимает на короткий срок.

Предприниматель становится плательщиком страховых взносов по доходам физлиц. Раз так, то вычитать из налога взносы без учета 50-процентного ограничения нельзя (письма Минфина от 27.03.2020 № 03-11-11/24497 и от 12.05.2014 № 03-11-11/22085).

Еще один важный момент. Налог уменьшают только те взносы, которые фактически перечислили в периоде, за который считают платеж по УСН (подп. 1 п. 3.1 ст. 346.21 НК). Если перечислить взносы еще не успели, то уменьшать налог рано.

Что будет, если нет книги учета доходов и расходов

Устроилась на работу в компанию на упрощенке. Обнаружила, что за прошлый год нет книги учета доходов и расходов. Какие могут быть последствия?

Налоговики могут оштрафовать, если обнаружат, что документ не сохранился. Книга учета доходов и расходов — это регистр налогового учета. А отсутствие регистров — грубое нарушение правил учета доходов и расходов (ст. 120 НК). Если нет книги только за один год, то оштрафовать могут на 10 000 руб. Если же потеряны книги за несколько лет, штраф вырастет до 30 000 руб.

Есть еще одна опасность. Если проверяющие обнаружат, что вы не доплатили налог за тот же период, штраф может быть еще выше. За отсутствие книги могут выписать штраф в размере 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб. (ст. 120 НК)