Семь условий в договоре с самозанятым обезопасят компанию от НДФЛ и взносов

1. Вознаграждение — не должно быть похоже на зарплату

Если договор долгосрочный, рискованно платить самозанятому ежемесячно фиксированную сумму (письмо ФНС от 15.04.2022 № ЕА-4-15/4674). К примеру, 50 000 руб. в месяц. Размер вознаграждения должен зависеть от объема выполненных работ. Объем установите в договоре, приложениях к нему или заявках, которые компания будет направлять исполнителю.

Если стоимость работ складывается из разных составляющих, перечислите их в договоре или приложении.

Если компания возмещает самозанятому расходы на выполнение договора, самый безопасный вариант — включить их в сумму вознаграждения. Если компания будет перечислять возмещение расходов отдельной суммой, есть риск споров по НДФЛ. Дело в том, что разъяснений чиновников по возмещению расходов самозанятым нет. Но по договорам с физлицами-несамозанятыми Минфин считает, что с сумм возмещения компания должна уплатить НДФЛ (письмо Минфина от 26.07.2021 № 03-04-05/59664).

2. Оплата — выберите безопасные сроки

Не устанавливайте для выплат самозанятому те же даты, в которые вы платите зарплату сотрудникам. Также нужно учитывать, что оплата самозанятому 1—4 раза в месяц — это один из критериев риска, который использует ФНС. Чем больше таких критериев, тем больше вероятность, что инспекторы потребуют уплатить НДФЛ и взносы.

Как быть, если компании нужно платить деньги самозанятому ежемесячно? Не устанавливайте для таких выплат фиксированные даты. Укажите в договоре, что компания перечисляет оплату после подписания акта приемки-сдачи работ. Это стандартное условие для договоров подряда и оказания услуг. Поэтому оно не должно вызвать претензий у проверяющих при условии, что в договоре не будет признаков трудового.

3. Чек — установите сроки

Включите в договор обязанность самозанятого выдать чек из приложения «Мой налог». Укажите, в какой срок это нужно сделать. Например, при безналичной оплате — не позднее дня, следующего за выплатой вознаграждения.

Если не внести в договор сроки, самозанятый будет ориентироваться на правила, установленные в законе. А именно при безналичной оплате выдать чек нужно не позднее 9-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором компания выплатила вознаграждение (ч. 3 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422-ФЗ). Из-за такого длительного срока могут быть проблемы с начислением взносов.

Например, компания подписала акт 28 сентября. Оплату по договору перечислила 5 октября. Срок выдачи чека по закону — до 9 ноября. Но перечислить взносы за сентябрь нужно раньше — до 15 октября. Если на эту дату у компании не будет чека, потребуется начислить взносы (письмо Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46733).

Также установите в договоре штраф за невыдачу чека.

4. Предмет договора — разовые работы

Проверьте, чтобы самозанятый выполнял по договору разовую работу конкретного содержания. Опасно включать в договор условие, что самозанятый выполняет функции по определенной должности, профессии, специальности, квалификации — водитель, кладовщик и т. д.

Безопаснее, чтобы предмет договора отличался от обязанностей работников компании. Поэтому сверьте условия договора с должностными инструкциями.

Если договор долгосрочный, то самозанятый не должен выполнять каждый месяц одинаковый объем работ или услуг. В этом случае конкретные объемы работ указывайте в заявках или подписывайте приложения к договору. Также установите в договоре, приложениях или заявках сроки выполнения работ или услуг.

5. Условия работы — не как в трудовом договоре

Убедитесь, что в договоре нет условий, которые характерны для трудовых отношений (письмо ФНС от 16.09.2021 № АБ-4-20/13183). Не пишите в договоре про режим рабочего времени. Рискованно указывать в договоре, что самозанятый выполняет работу в помещениях компании и использует ее материалы, технику или оборудование. Безопаснее, чтобы исполнитель выполнял работы или услуги с использованием собственных материалов или оборудования.

Не оформляйте кадровые документы на самозанятого. Приказы о командировках, оформление постоянного пропуска, выплата матпомощи, обеспечение бесплатными или льготными обедами — это признаки трудового договора. Если налоговики обнаружат эти признаки, то переквалифицируют договор в трудовой и потребуют уплатить НДФЛ и взносы.

6. Акт — предусмотрите в договоре

Убедитесь, что в договор включили обязанность самозанятого подписать акт. В актах нужно перечислить конкретные выполненные услуги и работы. Иначе налоговики могут отказать в учете расходов на выплату вознаграждения, если компания применяет общую систему или упрощенку с объектом «доходы минус расходы». Кроме того, неподробные акты будут аргументом в пользу того, что исполнитель фактически выполняет обязанности по трудовому договору, а не гражданско-правовому.

7. Статус исполнителя — обяжите сообщать об изменениях

Укажите, что исполнитель платит НПД по доходам, которые получает в рамках договора. Включите в договор обязанность самозанятого сообщить компании, если он утратит право на НПД. Например, из-за того, что превысит лимит доходов — 2,4 млн руб. в год. Ведь в этом случае компания должна начислять взносы и исполнять обязанности налогового агента по НДФЛ при выплате вознаграждения по договору.

Закрепите в договоре ответственность за нарушение обязанности сообщить об утрате статуса плательщика НПД. Кроме того, проверяйте статус самозанятого на сайте ФНС по его ИНН на дату выплаты или подписания акта (npd.nalog.ru/check-status/).