Для чего менять бумажные транспортные документы на электронные

НАТАЛИЯ КОЗЛОВА — работает заместителем начальника отдела методологии организации и развития электронного документооборота между хозяйствующими субъектами Управления электронного документооборота ФНС России. Два высших образования — экономическое, техническое (дипломы с отличием). В ФНС России более двух лет.

ГЛАВБУХ: Наталия Владимировна, какие перевозочные документы перевели в электронный формат?

НАТАЛиЯ КОЗЛОВА: Сейчас в электронной форме можно оформлять электронную транспортную накладную, электронную сопроводительную ведомость, электронный заказ-наряд. Форматы этих электронных перевозочных документов разработаны ФНС России и утверждены приказом (приказ ФНС от 09.12.2021 № ЕД-726/1065. — Примеч. ред.).

Но это же не все документы, которые касаются транспортировки грузов. Другие бланки, например путевые листы, тоже будут переводить в цифровой формат?

Да, электронный формат для них появится уже в первой половине 2023 года. С 1 марта будут доступны к оформлению электронный заказ, электронная заявка, электронный договор фрахтования и электронный путевой лист.

Для чего компаниям сейчас переводить транспортные документы в цифровой формат?

Основное преимущество — это, конечно, ускорение бизнес-процессов. При использовании электронной транспортной накладной факт перевозки подтверждается мгновенно. Это дает возможность всем сторонам сделки оперативно выполнять свои обязательства, например по оплате услуг.

Еще одно преимущество — прозрачность транспортировки грузов. Электронная накладная позволяет заказчикам и исполнителям в режиме онлайн следить за движением груза. Напомню также, что переход на ЭДО снижает расходы на документооборот и упрощает взаимодействие с органами исполнительной власти.

Вы сказали, что транспортировка грузов станет прозрачной. Бухгалтерам не понадобится дублировать электронные накладные на бумаге для налоговой?

Да, дублировать транспортные накладные нет необходимости. Их можно представить в том же виде, в котором они оформлены. Представление в налоговые органы документов, составленных в электронной форме, возможно по форматам, установленным ФНС России (п. 2 ст. 93 НК. — Примеч. ред.).

Все участники логистической цепочки должны присоединиться к ГИС ЭПД?

Да, все участники перевозки при формировании электронной транспортной накладной должны общаться в электронной форме. Каждое изменение транспортной накладной фиксируется в ГИС ЭПД (Федеральный закон от 02.07.2021 № 336-ФЗ. — Примеч. ред.).

К ГИС ЭПД можно подключиться напрямую?

Нет. И предприниматели, и компании напрямую к информационной системе подключиться не могут. Им надо заключить соглашение об электронном документообороте перевозочных документов с оператором информационной системы электронных перевозочных документов. С информацией об операторах, которые работают с ГИС ЭПД, можно ознакомиться на сайте Минтранса России (mintrans.gov.ru/activities/).

Физические лица, например самозанятые, могут работать с электронной транспортной накладной?

Нет, не могут. Самозанятый не считается перевозчиком. Им может быть юридическое лицо или предприниматель, которые по договору перевозки взяли на себя обязанность перевезти пассажира или доставить груз в пункт назначения (п. 13 ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ. — Примеч. ред.).

Все ли обязаны теперь использовать электронный формат транспортной накладной?

Применение электронных транспортных документов — добровольное. В законе нет условий для обязательного перехода на электронный формат. Транспортную накладную можно оформить на бумаге или в электронном виде (п. 10 постановления Правительства от 21.12.2020 № 2200. — Примеч. ред.).