Как сделать из бухгалтерии команду, в которую захочет каждый

Рассказывает читателям

Павел Меньшиков — эксперт по повышению эффективности бухгалтерских служб. Автор бестселлера «Бухгалтерия без авралов и проблем. Как наладить эффективную работу бухгалтерии». Сам много лет работал главным бухгалтером, поэтому знает, о чем говорит. Женат, есть сын. Коллекционирует купюры и монеты разных стран. Любит отдыхать там, где теплое море.

Чем команда отличается от группы людей, а командный игрок — от обычного сотрудника

Руководители понимают: новый серьезный проект быстрее поднимут люди, которые умеют объединить усилия для достижения результата, чем умник-одиночка. Поэтому умение работать в команде — личное качество главбуха, которое сегодня лидирует по количеству упоминаний в вакансиях. В компании команда — это сотрудники, объединенные общей целью. Их главное отличие от простой группы — люди постоянно общаются, обсуждают работу, строят планы, подводят промежуточные итоги, организовывают мозговые штурмы.

Командный игрок отличается от обычного сотрудника тем, что держит в голове не только свои текущие задачи, но и конечную общую цель. Да, у него своя зона ответственности и он точно знает, где начинается зона ответственности другого члена команды. Но он видит и общую картину, понимает, на каком этапе находится проект и каковы его перспективы. Командный игрок может подменить другого сотрудника, выйти за рамки своих обязанностей, если это понадобится. Но он готов и к ситуации, когда все окажутся заняты и никто не сможет помочь. Тогда командный игрок примет решение сам и потом ответит за него и объяснит, почему поступил так, а не иначе. Каждую задачу командный игрок решает так, чтобы его личный успех стал еще одной ступенькой к достижению общего большого результата.

Если человек идет по пути наименьшего сопротивления, считает, что работа хороша до тех пор, пока не мешает личной жизни, трудится по принципу «и так сойдет» или «моя хата с краю» — это не командный игрок. Это посредственный исполнитель, который быстрее загубит проект, чем поможет ему стать успешным. Да, его работа обычно сделана. Возможно, он отличный семьянин и спортсмен. Он всегда приходит на работу вовремя. И уходит, кстати, тоже. Знайте, что участие в сложном новом креативном проекте такому сотруднику не по плечу.

И еще одна характерная черта командного сотрудника — он всегда предлагает новые идеи, не боясь показаться глупым и недальновидным. Он руководствуется правилом «мы можем делать еще лучше, чем делали раньше». Обычный же сотрудник, наоборот, делает все на автомате, приговаривая «мы так всегда делали, зачем изобретать велосипед».

В каких трех командах играет главбух

Руководствуйтесь правилом «мы можем делать еще лучше, чем делали раньше»

Если компания небольшая и главный бухгалтер контактирует в процессе работы со всеми сотрудниками, то весь коллектив — это и есть одна команда. В крупных компаниях есть как минимум две команды, в которых главбух играет определенную роль.

Первая состоит из  топ-менеджеров компании — генерального директора и руководителей смежных подразделений. Роль лидера в этой команде принадлежит руководителю. Остальные обязанности распределены между участниками команды в соответствии с принципом «каждый делает то, что получается у него лучше всего». Понятно, что у главбуха это бухгалтерский и налоговый учет.

Бывает, что этим функции главбуха не ограничиваются. Ему поручают управлять финансами, решать кадровые и юридические вопросы. Одна из претенденток на звание «Главбух года ´2015», чтобы выиграть суд у налоговой инспекции, поступила на заочное отделение юридического факультета. Проиграв в трех инстанциях, она дошла до ВАС РФ и  все-таки выиграла дело.

Вторая команда — это бухгалтерия. Здесь лидер — главбух. Цель команды — эффективно решать задачи, возложенные на главбуха топ-составом. А подзадачи распределяются исходя из знаний и опыта конкретных бухгалтеров. Один отвечает за банковские платежи, другой — за учет ТМЦ, третий считает зарплату.

Иногда главбух принимает участие и в третьей команде. Это команда таких же, как и он, главных бухгалтеров в юридически оформленной группе компаний. Или в компаниях, которые тесно связаны между собой технологической цепочкой. Задача у каждого участника этой команды — повышать эффективность документооборота, в том числе и для оптимизации налогообложения.

Из чего складывается умение главбуха работать в команде

Критикуя, предлагайте альтернативный вариант

Любой командный игрок должен придерживаться правил офисной дипломатии. Она складывается из следующих составляющих.

Умение слушать. Чтобы найти контакт с другим человеком, понять мотивы поступков, характер, надо уметь выслушать. Дослушать до конца, не перебивать. Если надо, задать уточняющие вопросы. И только после этого говорить.

Умение говорить. «Заговори, чтобы я тебя увидел», — сказал Сократ. Никто не узнает о ваших умных и глубоких мыслях, пока вы их не озвучите. Говорите, даже если сначала получается коряво, даже если хочется сказать одно, а получается как будто что-то другое. Учитесь объяснять, доказывать, приводить аргументы. С каждым разом будет получаться все лучше и лучше.

Умение воспринимать критику. Эта способность связана с умением слушать. Командный игрок готов услышать не только положительные, но и отрицательные отзывы. Для него эти отзывы — не демотиватор, а топливо для дальнейшей работы.

У мение критиковать. Критикуйте конструктивно. Недостаточно сказать: «Так делать нельзя». Предложите альтернативу. И конечно, не переходите на личности. Критиковать нужно поступки, действия людей, а не их характер и личные качества.

Эмоциональный интеллект. Учитесь контролировать эмоции. Это не значит, что их надо подавлять и удерживать в себе. Это значит вовремя понять, что вы испытываете в данный момент — раздражение, гнев или, наоборот, восторг, эйфорию по  какому-то поводу. И сразу перевести эту эмоцию в правильное русло. Допустим, разозлились на коллегу за плохо выполненную работу. Человек с неразвитым эмоциональным интеллектом сразу начнет кричать и обзывать собеседника. Или, наоборот, все удержит в себе, промолчит, уйдет с работы с головной болью и оторвется дома на родственниках. Тот, кто умеет управлять эмоциями, сообщит сотруднику, что недоволен результатом. Объяснит почему, подскажет, как все исправить. И помните про золотое правило: «Утро вечера мудренее».

Умение не только руководить, но и подчиняться. Командный игрок помнит, что он не только шеф для своих подчиненных, но и подчиненный своего руководителя. Как начальник, он делегирует полномочия. Как подчиненный — дисциплинирован и умеет соблюдать субординацию.

Умение ставить глобальную цель команды выше личной. Речь о способности сдерживать личные амбиции и неприятии любых интриг. Человек, умеющий работать в команде, безвозмездно делится профессиональными знаниями и опытом. Ведь он понимает, что это работает на общую цель.

Умение планировать рабочее время. Учитесь не выбиваться из общего ритма, планировать время в соответствии с общими задачами. Из-за опозданий одного члена команды сбиваются сроки у других. А успех большого срочного проекта часто напрямую зависит от того времени, когда он заработает.

Умение мыслить позитивно. Настоящий командный игрок всегда думает, как сделать то, что задумано. И никогда, что это невозможно сделать. Проще говоря, он ищет пути, как воплотить какую-то идею в жизнь, а не перечисляет все преграды, которые стоят на пути.

Как сделать бухгалтерию частью большой команды, а подчиненных — командными игроками

Не ввязывайтесь в интриги

Бухгалтерия — замыкающее звено протекающих в компании бизнес-процессов. Здесь собирают документы, подбивают взаиморасчеты, подводят финансовые итоги работы, формируют отчетность. Поэтому бухгалтерам как будто всегда можно на  кого-то переложить ответственность за общий результат. Документы пришли не в срок, не на ту сумму, не на то количество. Менеджеры отгрузили товар без документов и теперь концов не найти, а дебиторка висит. Мы ни в чем не виноваты, это другие отделы заставляют нас работать в режиме аврала.

Главбух, умеющий работать в команде, понимает, что такой подход неконструктивен. Жалобы, перекладывание вины на других, вечное ворчание не решат проблему, а только всех перессорят и настроят против бухгалтерии. Поэтому у вас, как командного игрока, две задачи.

Первая — четко разделить зоны ответственности между бухгалтерией и смежными подразделениями. Согласуйте это с директором и письменно зафиксируйте в виде внутренних инструкций. Требуйте соблюдения сроков, объясняйте последствия. Вторая задача — взрастить командных игроков из подчиненных. Вот популярные методы.

Учите активности. Пусть сотрудники бухгалтерии не ждут по два месяца, когда от смежного подразделения придет первичка. А проявят активность и поинтересуются у менеджеров, что им мешает вовремя приносить документы.

Пресекайте интриги. Бытует мнение, что интриги — это неотъемлемые издержки крупных компаний и больших коллективов. Но практика показывает, что даже в компаниях из 10—20 человек интриг может быть ничуть не меньше. А если учесть, что бухгалтерия — это, как правило, исключительно женский коллектив, то проблема становится еще острее. Знаю компанию, где не стесняются в эпитетах и за глаза называют бухгалтерию серпентарием.

Не ввязывайтесь в интриги сами и запрещайте подчиненным. Интрига — враг командной работы. Приучайте подчиненных больше времени тратить на рабочие задачи и меньше обсуждать недостатки других. Пресекайте поиски крайнего — человека, на которого можно свалить вину. На это уходит больше времени, чем на исправление ошибки.

Основную смуту в коллектив, как правило, вносят бухгалтеры «с короной на голове». Они в  какой-то момент переоценивают свой вклад в общее дело, начинают считать себя неприкасаемыми и пытаются устанавливать свои законы. О какой эффективной командной работе в таком случае может идти речь? Главбух должен проявить волю руководителя и, несмотря на заслуги сотрудника, расстаться с ним. Это урок для остальных: хотите работать в компании — становитесь полноценными членами единой команды.

Повышайте квалификацию подчиненных. Часто бывает, что в бухгалтерии опытные и квалифицированные сотрудники перегружены, а у неопытных и неквалифицированных, наоборот, много свободного времени. И командный дух выражается в том, что профессионал просто берет на себя работу менее знающих коллег. Но такой коллектив тоже нельзя назвать командой. Настоящий командный подход — не жалеть времени и сил на передачу знаний и умений новичкам.

Один из лучших способов обучить — это делегирование. Для неопытного бухгалтера это возможность получить новые знания, сразу подкрепляя их практикой. Как бы ни было тяжело и тревожно, перепоручайте задачи сотрудникам и помогайте им справляться с ними. И процесс этот должен быть непрерывным. Только в таком случае бухгалтерия будет представлять собой действительно единую команду.