Упрощенка
Регистры учета
Карточки по взносам и пять налоговых регистров, о которых забывают на упрощенке
штраф за отсутствие регистров по налогам и взносам
Все компании обязаны вести налоговые регистры. Организации на упрощенке не исключение. Но одной книги учета доходов и расходов недостаточно. Какие еще регистры должны быть у компаний на упрощенке, читайте в нашей статье.
Компании на упрощенке обязаны вести регистры не только по налогам, но и по взносам. Если на проверке налоговики обнаружат, что не хватает обязательных регистров, то оштрафуют компанию на 10 000 руб. (ст. 120 НК РФ). Такой же штраф будет, если в документе не все обязательные реквизиты. Проверяющие просто посчитают его недействительным. Если не согласиться с налоговой, свое мнение придется отстаивать в суде. Судьи обычно считают, что компанию можно оштрафовать, только если регистра нет совсем (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 12 марта 2015 г. по делу № А27-15466/2014).
Для НДФЛ
Книга доходов и расходов
Электронную книгу за год распечатайте, прошнуруйте, пронумеруйте, подпишите и храните четыре года. Бумажную прошнуруйте, пронумеруйте, подпишите, а потом заполняйте.
Организации и предприниматели, которые выплачивают людям доходы, обязаны вести карточки по НДФЛ. Каждый год на человека, который получил доход, заводят отдельную карточку.
Утвержденной формы нет. Поэтому регистр можно разработать самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). Главное указать все обязательные реквизиты. Образец ниже. Если ведете учет в бухгалтерской программе, возможно, там уже есть стандартная форма карточки. Проверьте, соответствует ли она требованиям. Если да, то можно использовать ее. Форму регистра утвердите в налоговой учетной политике.
Карточки пригодятся, когда будете заполнять справки 2-НДФЛ и расчет 6-НДФЛ. Еще удобнее, если в регистры добавить дополнительные реквизиты, которые нужно указывать в отчетах. Тогда не придется собирать данные для справок и расчета 6-НДФЛ, вы просто перенесете их из карточек.
Какие реквизиты включить в карточку по НДФЛ
| Обязательные | Дополнительные |
|---|---|
| Персональные данные физлица, которому выплатили доход (ИНН, Ф.И.О.) | ОКТМО компании, ее ИНН/КПП |
| Виды доходов и налоговых вычетов с кодами, которые утверждает ФНС России | Количество детей работника и их возраст |
| Суммы доходов и даты их выплаты | Количество дней, которое нерезидент пробыл в России, сведения о перерасчете налога |
| Статус налогоплательщика | Дата признания дохода, ставки НДФЛ |
| Даты удержания и перечисления налога в бюджет | Сроки удержания и перечисления налога |
| Реквизиты платежного документа | Паспортные данные, адрес физлица |
Карточки по НДФЛ
По итогам года распечатайте и подпишите карточки по НДФЛ. Если есть электронная подпись, распечатывать не обязательно. Храните минимум четыре года.
Для взносов
Выплаты сотрудникам и страховые взносы, которые компания начисляет на эти суммы, заносят в специальные регистры. Карточки по взносам нужно вести по каждому человеку отдельно (п. 4 ст. 431 НК РФ, подп. 17 п. 2 ст. 17 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ). Как именно заполнять эти регистры, нигде не сказано. Утвержденной формы нет, поэтому обязательные реквизиты нигде не перечислены.
Можно воспользоваться старой формой карточек, которую раньше вели все компании. Образец ниже. Но компания вправе разработать и новую форму. Главное соблюдать три правила.
Внимание! Конкурс
Пройдите тест по этой статье в конкурсе «1000 лучших бухгалтеров России» и получите 300 баллов.
Распечатать образец • Скачать бланк в формате Excel
Карточки по взносам
Карточки по взносам распечатывайте по итогам каждого года и заверяйте подписью главбуха. Если заверите электронной подписью, можно не печатать. Храните в течение шести лет.
Первое правило — на каждого человека заполняйте отдельный регистр по взносам.
Второе — каждый год заводите новую карточку. Прошлогоднюю использовать нельзя.
Третье — суммы взносов в карточке отражайте в рублях и копейках. Ведь так же их надо будет платить и включать в расчет по взносам.
Чтобы вести учет выплат и взносов, понадобятся данные о сотрудниках, выплатах, тарифах и суммах страховых взносов. Какие реквизиты нужно включить в регистр, а какие необязательно, смотрите в таблице ниже.
Если ведете учет в бухгалтерской программе, возможно, там уже есть стандартная форма карточки. Если она содержит всю нужную информацию и ссылки на Налоговый кодекс вместо Закона № 212-ФЗ, можно использовать ее.
Какие реквизиты включить в карточку по взносам
| Безопаснее включить | Можно не включать |
|---|---|
| Название компании, ИНН/КПП | Взносы на травматизм. Но тогда по ним придется вести отдельные карточки. Поэтому проще включить |
| Персональные данные физлица, которому что-то выплатили (Ф.И.О., ИНН, СНИЛС, адрес) | Расшифровка пособий. Если при заполнении расчета страховых взносов возникнут вопросы по разделу 3, будет проще найти и разобраться, какую сумму включить в отчет |
| Виды и суммы выплат и вознаграждений, даты выплат, база по взносам | |
| Виды и суммы выплат, которые не надо облагать взносами | |
| Сверхлимитные выплаты | |
| Статус застрахованного, вид договора | |
| Тарифы взносов | |
| Виды и суммы взносов | |
| Суммы дополнительных пенсионных взносов |
Для НДС
Конкурс!
Пройдите тест в конце статьи. За верный ответ получите звезду. Соберите все звезды, чтобы стать Читателем июля и выиграть приз.
Компании на упрощенке не оформляют счета-фактуры и не начисляют НДС. Но и для них есть случаи, когда этот налог нужно заплатить. Мы перечислили их в таблице ниже.
Посредники на упрощенке, которые действуют от своего имени, тоже имеют дело с НДС, хотя его и не платят. Они обязаны перевыставлять счета-фактуры и вести журнал учета счетов-фактур. Форма этого регистра и правила его оформления утверждены, поэтому придумывать ничего не придется (постановление Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137).
Книги покупок и книги продаж компании на упрощенке вести не обязаны. Но бывает, что компания на упрощенке ведет общие дела в простых товариществах, является доверительным управляющим или концессионером. Тогда книгу продаж безопаснее заполнять. В каких случаях надо платить НДС и вести по нему налоговый регистр, смотрите в таблице ниже.
Журнал учета счетов-фактур можно вести в бумажном или электронном виде. Бумажные журналы ежеквартально прошнуровывайте и подписывайте. Храните эти регистры как минимум в течение четырех лет.
Нужны ли компании на упрощенке регистры по НДС и когда
| Ситуация | Регистры | Надо ли платить НДС |
|---|---|---|
| Ввезли товары с территории иностранных государств | Не нужны | Да |
| Покупаете товары, работы или услуги у иностранной организации | Не нужны | Да |
| Арендуете или покупаете федеральное или муниципальное имущество | Не нужны | Да |
| Являетесь посредником по договору поручения, агентирования или комиссии и действуете от своего имени | Журнал учета счетов-фактур | Нет |
| По собственной инициативе или просьбе покупателя выставили счет-фактуру с НДС | Не нужны | Да |
| Ведете общие дела в простых товариществах или являетесь доверительным управляющим или концессионером | Книга продаж | Да |
На заметку
Как на упрощенке вести учет имущественных налогов
Компании на упрощенке не освободили от налога на землю и имущество с кадастровой стоимости. Если есть транспорт, то и транспортный налог тоже надо платить. Но специальных регистров для таких налогов нет.
Учет можно организовать с помощью регистров бухучета. Ведите и распечатывайте по объектам этих налогов карточки учета основных средств в свободной форме или по форме № ОС-6. Расчет налога оформляйте бухгалтерской справкой.
за правильный ответ