Быстрые ответы на ваши вопросы об аренде автомобиля у сотрудника

ОТВЕЧАЕТ НАТАЛЬЯ КУДРЯВЦЕВА — эксперт журнала «Главбух». По специальности — экономист и бухгалтер. Начинала трудовую деятельность в аудиторской компании. Долгое время работала налоговым инспектором в отделе по работе с налогоплательщиками, а затем в профессиональных бухгалтерских СМИ.

Заключаем с сотрудником договор аренды машины с экипажем. Взносы начислять на всю сумму договора?

Выделите в договоре отдельной суммой оплату услуг экипажа. Тогда взносы потребуется заплатить только с нее. Праздничный договор с сотрудниками, который сэкономит ваши взносы.

Что кроме марки и госномера указать в договоре аренды машины, чтобы налоговики не сняли расходы?

В договоре укажите все важные характеристики автомобиля: марку, госномер, идентификационный номер (VIN), год выпуска, цвет, номера кузова и двигателя согласно паспорту транспортного средства.

Сотрудник передал в аренду компании свой автомобиль. Можно ли списать расходы на полис ОСАГО, который оформили на водителя?

Да, стоимость полиса ОСАГО можно полностью учесть при расчете налога на прибыль (п. 2 ст. 263 НК). Расходы на страхование автомобиля связаны с его эксплуатацией и содержанием. А значит, их обязан нести арендатор, если в договоре нет других условий (ст. 646 ГК).

Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ?

Можно, но в пределах норм: для автомобиля с объемом двигателя до 2000 куб. см — 1200 руб. в месяц, больше 2000 куб. см — 1500 руб. в месяц (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК). Машина, которую купили в браке, — совместная собственность супругов. Поэтому компенсацию НДФЛ не облагают (письмо Минфина от 27.08.2012 № 03-04-05/6-1004).

Можно ли списать в расходы стоимость запчастей для арендованного у сотрудника автомобиля?

Да. Покупка запасных

частей связана с эксплуатацией автомобиля. Их стоимость можно учесть при расчете налога на прибыль (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК).

Когда автомобиль считается полученным в аренду — с момента подписания договора или акта приема-передачи? С какого момента отражать его в учете?

Если в договоре аренды нет условия о том, что он заменяет акт приема-передачи автомобиля, нужно подписать такой акт (ст. 421 ГК). Именно этот документ подтвердит, что арендатор машину получил.

Хотим заключить договор аренды с последующим выкупом автомобиля. Что указать в договоре помимо арендной платы?

В договоре пропишите выкупную стоимость автомобиля. Укажите, при каких условиях автомобиль перейдет в вашу собственность (ст. 624 ГК).

Компания арендует у работника автомобиль. Сотруднику пришел штраф, но управлял автомобилем другой водитель. Можно ли возместить штраф сотруднику и платить ли взносы с этой суммы?

Да, вы можете возместить сотруднику штраф. Страховые взносы уплачивать не надо. Компенсация таких расходов не относится к оплате труда и не зависит от условий работы. Были случаи, когда проверяющие доначисляли взносы, но суды вставали на сторону компаний (постановление Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 25.02.2015 по делу № А27-4345/2014).

Заключили договор аренды на автомобиль. Можно ли учитывать в расходах затраты на ГСМ, если нет путевых листов?

Путевые листы подтверждают, что компания использовала автомобиль в своей деятельности. Рискованно списывать расходы, связанные с использованием автомобиля, без путевых листов или других документов, которые подтверждают маршруты поездок. Налоговики на проверке посчитают расходы необоснованными и доначислят налог на прибыль.

Компания арендовала у работника автомобиль. Нужно ли удерживать НДФЛ с арендной платы?

Да, нужно. Арендная плата — это доход сотрудника, а значит, облагается НДФЛ (подп. 4 п. 1 ст. 208, п. 1 ст. 209 НК).

Как обосновать расходы на аренду автомобиля, чтобы проверяющие не отказали в расходах?

Перед тем как заключать договор, издайте приказ. В нем укажите, для каких целей вам необходим арендованный автомобиль. Например, для бесперебойной службы работы доставки. Систематически составляйте путевые листы.